Rückgabestatus, Gruppen und Übergänge

Die Rückgabestatus richtet das Unternehmen ein. Ihre Bedeutung ergibt sich aus der Gruppe, zu der sie gehören.

Die gesamte Konfiguration liegt unter Einstellungen → Lager → Rückgaben. Achte auf die Untertabs: Die Schaltfläche zum Erstellen eines Ablaufs und die Prozessschritte findest du unter Allgemein, Übergänge und Gruppen unter Automatisierung.

Schritt für Schritt

Einen Ablauf von Grund auf erstellen

1. Öffne Einstellungen → Lager → Rückgaben und bleibe im Untertab Allgemein.
2. Scrolle zur Karte Standard-Rückgabeablauf erstellen.
3. Klicke auf Standardablauf erstellen.
4. Lies im Dialog Standard-Rückgabeablauf erstellen? den Hinweis: Alle fehlenden Statusgruppen, Übergänge, Gründe und Grundeinstellungen für dieses Unternehmen werden erstellt. Bestehende Rückgaben und ihre Status bleiben unverändert — nur neue Rückgaben verwenden diesen Ablauf. Bestätige mit Ablauf erstellen; Abbrechen bricht ab.
5. Gib einen 2FA-Code ein. Der Dialog heißt 2FA-Verifizierung erforderlich, das Feld Verifizierungscode, die Schaltfläche Bestätigen. Nach der Verifizierung fragt das System 15 Minuten lang nicht erneut.
6. Bei Erfolg erscheinen die Meldung Standard-Rückgabeablauf wurde erstellt. und ein grüner Kasten, etwa Erstellt: Statusgruppen: N, Übergänge: N, Gründe: N. Darunter stehen Gruppen: und Gründe:.
7. Bei Ablehnung erscheint Standard-Rückgabeablauf konnte nicht erstellt werden.
8. Du kannst den Vorgang wiederholen; dabei werden nur fehlende Elemente ergänzt.

Statusübergang hinzufügen

1. Wechsle zum Untertab Automatisierung und suche die Karte Statusübergänge.
2. Klicke auf Übergang hinzufügen. Am Tabellenende erscheint eine leere Zeile.
3. Fülle Pos. (Zahl; legt die Prüfungsreihenfolge fest), Auslöser, Quellgruppe (für eine allgemeine Regel bei (beliebig) belassen) und Zielstatus aus. Lass den Schalter unter Aktiv eingeschaltet.
4. Speichere mit dem grünen Häkchen am Ende der Zeile. × daneben verwirft die Zeile.
5. Bestätigung: Übergang hinzugefügt. Ablehnung: Fehler beim Hinzufügen des Übergangs.
6. Bearbeite eine bestehende Zeile mit dem Stift und speichere über das Diskettensymbol: Übergang aktualisiert oder Fehler beim Aktualisieren. Das Papierkorbsymbol löscht die Zeile nicht, sondern deaktiviert sie: Übergang deaktiviert oder Fehler beim Löschen.
7. Eine leere Tabelle zeigt Keine Übergänge. Klicke auf „Übergang hinzufügen“.

Es gibt dreizehn Auslöser: Rückgabe erstellt, Mit Bestellung verknüpft, Paket angenommen, Validierung, Produktbewertung, Teilweise eingelagert, Vollständig eingelagert, Verarbeitung, Abschluss, Abgelehnt, Storniert, Als problematisch markiert und Annahme am Wareneingang.

Gruppenkennzeichen festlegen

1. Öffne im selben Untertab Automatisierung die Karte Berechtigungen für Statusgruppen.
2. Fehlt eine Gruppe in der Tabelle, wähle sie unten unter Gruppe zum Hinzufügen auswählen aus und klicke auf Gruppe hinzufügen. Bestätigung: Gruppe zu Rückgaben hinzugefügt.
3. Ändere unter Eigenschaften die Schalter Abschließend und Bearbeitbar. Die Startgruppe hat stattdessen ein nicht änderbares Label Anfangsgruppe.
4. Lege unter Sichtbarkeit in Filtern Rückgabeliste, Liste problematischer Rückgaben und Statusse aufklappen fest.
5. Wähle unter Zulässige Auslöser die Aktionen aus, die in dieser Gruppe erlaubt sind. Eine leere Auswahl erlaubt alle.
6. Speichere in derselben Zeile mit dem Diskettensymbol. Bestätigung: Berechtigungen der Gruppe „…“ gespeichert; Ablehnung: Fehler beim Speichern.
7. Das Papierkorbsymbol löst die Gruppe von den Rückgaben: Gruppe „…“ entfernt.

Prozessschritte einstellen

1. Gehe zurück zu Allgemein, zur Karte Prozessschritte (Pipeline) mit dem Hinweis Wähle die Schritte aus, die im Rückgabeprozess aktiv sein sollen.
2. Markiere links unter Aktivierte Schritte die Phasen, die überhaupt Teil des Ablaufs sind. Eine leere Auswahl bedeutet, dass alle aktiviert sind.
3. Markiere rechts unter Erforderliche Schritte (Hinweis Verhindern den Abschluss der Rückgabe) die Schritte, die vor Abschluss erledigt sein müssen.
4. Klicke auf Schritte speichern. Bestätigung: Konfiguration gespeichert.

Beide Spalten enthalten dieselben sieben Schritte: Paketannahme, Mit Bestellung verknüpfen, Validierung, Zustandsbewertung (Klasse A/B/C/D), Entscheidung (was mit dem Produkt geschehen soll), Auf Regal legen (Wareneingang ins Lager) und Verarbeitung (Sammelbuchung des Bestands).

Die Auswirkungen werden bei der Lagerarbeit sichtbar. Ein deaktivierter Schritt wird mit Step '…' is disabled in pipeline config abgelehnt; beim Abschließen einer Rückgabe mit einem fehlenden Pflichtschritt erscheint Required steps not completed: …. Beide Meldungen sind englisch.

Gruppenkennzeichen

Zusätzlich gibt es Sichtbarkeitskennzeichen: Gruppe im Rückgabefilter anzeigen, im Filter „Problematisch“ anzeigen und Gruppenstatus als einzelne Filter aufklappen.

Übergänge

Ein Übergang verbindet Quellgruppe + Auslöser → Zielstatus. Die Tabelle hat die Spalten Pos., Auslöser, Quellgruppe (darf beliebig sein), Zielstatus und Aktiv.

Die Position bestimmt die Prüfungsreihenfolge: Zuerst wird geprüft, ob die Quellgruppe exakt passt; danach kommt die allgemeine Regel.

Auslöser sind Rückgabe erstellt, mit Bestellung verknüpft, Paketannahme, Validierung, Produktbewertung, teilweise eingelagert, vollständig eingelagert, Verarbeitung, Abschluss, abgelehnt, storniert, als problematisch markiert und Annahme am Wareneingang.

ERP-Gutschrift prüfen

Die Karte unter Allgemein wählt nur aus, aus welchem ERP das System Verkaufsgutschriften liest. Die Prüfung selbst übernimmt eine Automatisierungsregel mit der Aktion ERP-Gutschrift prüfen: Die Regel bestimmt, welche Retouren wann geprüft werden; ihre Folgeaktionen legen fest, was bei gefundener oder fehlender Gutschrift geschieht (Aktionen — was eine Regel tun kann). Das System stellt niemals Gutschriften aus, sondern liest sie nur.

1. Wähle unter Gutschriftquelle Subiekt GT oder WAPRO Mag. Keine (Standard) bedeutet, dass kein ERP abgefragt wird; am Retourenkopf bleibt das bisherige KFS-Label. Die Karte weist ausdrücklich darauf hin: Aus keinem ERP werden Gutschriften gelesen — Regeln mit der Aktion „ERP-Gutschrift prüfen“ führen keine Prüfung aus.
2. ERP-Verbindung — das ERP-Konto des Unternehmens, aus dem die Gutschriften gelesen werden. Bei Keine ist das Feld deaktiviert und zeigt Wähle zuerst eine Gutschriftquelle. Es muss zum oben gewählten ERP gehören, andernfalls wird das Speichern mit Diese Verbindung gehört zu einem anderen ERP als die ausgewählte Quelle abgelehnt. Ist ein ERP gewählt, ist das Feld erforderlich.
3. Klicke auf Einstellungen speichern.
4. Klicke in der Kartenbeschreibung auf Regel in Automatisierung hinzufügen und erstelle eine Retourenregel:
   • Ereignis Retourenstatus geändert mit Bei Status auslösen (Vorfilter) = dem Status, in dem die Retoure auf die Gutschrift wartet — einmal bei Eintritt in den Status; oder Zyklisch: Retoure in Status mit Intervall und demselben Status im Feld Retourenstatus unter dem Ereignis — wiederholt, solange die Retoure dort bleibt (Ereignisse – wodurch eine Regel startet). Zum Aktivieren muss ein Status angegeben sein (im Feld oder in der Bedingung Retourenstatus; wenn beide gesetzt sind, müssen sie übereinstimmen) und die Wartezeit der Aktionen kürzer als das Intervall sein;
   • Bedingung Retourenstatus = dieser Status; meist zusätzlich Integration (ist eine von — die Shops und Marketplaces, deren Retouren geprüft werden sollen) und eine Bedingung zum Kundenservicestatus, wenn vom Kundenservice betreute Retouren ausgenommen werden sollen;
   • Aktion ERP-Gutschrift prüfen mit Keine Gutschrift nach (in Stunden) — nach welcher Zeit im Status eine fehlende Gutschrift zum Fehlschlag führt (0 = bei der ersten Prüfung);
   • danach zum Beispiel Retourenstatus ändern mit Ausführen, wenn = Wenn vorherige erfolgreich war sowie Kundenservicestatus festlegen mit Wenn vorherige fehlgeschlagen ist; bei beiden Aktion verfolgen = ERP-Gutschrift prüfen. Niemals Immer — der Assistent weist direkt unter der Aktion darauf hin.
5. Speichere die Regel.

Die Felder Wartet in, Nur Retouren aus Verbindungen, Prüfen alle, Nach Gutschrift, Keine Gutschrift nach sowie Statusangaben für den Fall einer fehlenden Gutschrift gibt es auf der Karte nicht mehr. Status, Verbindungen, Häufigkeit, Frist und Folgeaktionen werden in der Regel festgelegt.

Eine gefundene Gutschrift wird in der Retoure gespeichert (Nummer und Verlaufseintrag). Eine fehlende Gutschrift wird einmal pro Aufenthalt im Status markiert; weitere Prüfungen wiederholen den Eintrag nicht. Die Frist läuft ab dem Eintritt der Retoure in den Status. War sie schon länger dort, bevor die Regel erstellt wurde, schlägt die Aktion bei der ersten Prüfung ohne Gutschrift sofort fehl.

Wenn das ERP nicht antwortet — Netzwerkfehler, vorübergehende Nichtverfügbarkeit oder Zeitüberschreitung, einschließlich einer Prüfung, die ihre 30 Sekunden überschreitet — ändert sich nichts: Die Retoure wartet weiter und der nächste Regellauf prüft erneut; eine Meldung wird nicht erstellt. Eine Regel bei Statusänderung wiederholt sich nicht selbst; dafür brauchst du eine zweite Regel Zyklisch: Retoure in Status für denselben Status. Kann das ERP wegen einer fehlerhaften Verbindung nicht abgefragt werden (ungültiger Schlüssel, deaktivierte oder fehlende Verbindung, unvollständige Einstellungen oder eine abgelehnte Anfrage von Subiekt), ändert sich ebenfalls nichts; das Unternehmen erhält eine Meldung unter Probleme, die sich beim ersten erfolgreichen ERP-Aufruf automatisch schließt. Ein Fehler bei den Belegen einer einzelnen Retoure (ERP hat geantwortet, aber diese Retoure ließ sich nicht lesen) öffnet oder schließt keine Meldung und wird nur im Anwendungsprotokoll mit der Retourennummer festgehalten. Kann das Ergebnis nicht in der Retoure gespeichert werden, endet die Aktion ebenfalls ohne Erfolg und ohne Fehlschlag: Die Retoure wird nicht wegen „fehlender Gutschrift“ an den Kundenservice übergeben.

WAPRO Mag erkennt eine Gutschrift am Vermerk BaseWMS: 123456 (Bestell-ID) in den Notizen — sie übernimmt ihn aus der für die Bestellung ausgestellten Rechnung. Danach vergleicht das System immer die Waren, auch wenn es nur eine Retoure und eine Gutschrift gibt. Die Gutschrift schließt die Retoure nur, wenn sie genau die zurückgesendeten Waren rückgängig macht. Eine Gutschrift nur für den Preis oder Versandkosten der Retoure schließt sie nicht. Kann das System die Gutschrift keiner Retoure eindeutig zuordnen — sie passt auf mehrere oder keine, auch wenn sich ihre Positionen in WAPRO nicht lesen lassen — wird sie nicht zugeordnet: Nach der Frist Keine Gutschrift nach schlägt die Aktion fehl und die Regel übergibt die Retoure dem Kundenservice. Im Retourenverlauf steht, um welchen Fall es sich handelt (Gutschrift zur Klärung durch Kundenservice). Eine bereits einer Retoure zugeordnete Gutschrift wird keiner zweiten zugeordnet.

Subiekt GT nutzt dieselbe Prüfung wie das KFS-Label in den Retourendetails. Die frühere Aktion KFS-Gutschrift prüfen wurde entfernt; Regeln mit dieser Aktion werden beim Deployment auf ERP-Gutschrift prüfen umgestellt. Das KFS-Label funktioniert weiter und liest Regeln mit der neuen Aktion: Eine geschlossene Retoure, die von einer Regel noch geprüft wird, erhält statt des roten ein blaues Label mit Uhr KFS: wartet auf Gutschrift — sofern sie innerhalb der letzten 60 Tage in den Status eingetreten ist (ältere Retouren kann die Regel nicht mehr prüfen) und nicht aus einem Großhandelspaket stammt. Geprüfte Statusse sind die Statuswerte aus dem Ereignisfeld (Bei Status auslösen (Vorfilter), bei zyklischen Regeln Retourenstatus) und aus der Bedingung Retourenstatus; wenn die Regel beide nutzt, zählen nur die gemeinsamen Werte. Entsprechend arbeitet das Label Wartet auf Gutschrift bei WAPRO.

Was auf der Retoure sichtbar ist: Rückgabe abschließen, als problematisch markieren und Kundenservicestatus setzen.

Standardablauf

Sechs Lagergruppen plus Kundenservice:

Rückgabe Neu (Anfang) → Rückgabe Angenommen → Rückgabe In Bearbeitung → Rückgabe Abgeschlossen (Ende)
                                                                    ↘ Rückgabe Abgelehnt (Ende)
Rückgabe Problematisch — Klärungsfälle, fremde Ware, Reklamation, Entscheidungen des Kundenservice
Kundenservice — separate Kundenservice-Statusachse

Zwei Auslöser ändern im Standardablauf den Status nicht: teilweise oder vollständige Einlagerung sowie die Verknüpfung mit einer Bestellung. Die Aktion wird trotzdem ausgeführt; die Rückgabe bleibt einfach im bisherigen Status.

Prozessschritte (Pipeline)

Eine eigene Ebene neben den Statussen:

• Aktivierte Schritte — Phasen, die Teil des Ablaufs sind. Leer bedeutet: alle sind aktiv.
• Erforderliche Schritte — nicht erledigte Schritte, die den Abschluss einer Rückgabe verhindern.

Die Schritte sind Paketannahme, Bestellverknüpfung, Validierung, Zustandsbewertung, Entscheidung, Einlagerung, Verarbeitung und Abschluss.

Ein deaktivierter Schritt wird mit „Step '…' is disabled in pipeline config“ abgelehnt. Fehlende Pflichtschritte ergeben die Liste „Required steps not completed: …“.

Standardablauf erstellen

Die Schaltfläche erstellt fehlende Gruppen, Übergänge, Gründe und Grundeinstellungen. Der Vorgang ist inkrementell und idempotent: Er ergänzt nur Fehlendes und ändert keine bestehenden Rückgaben oder Statusse. Du kannst ihn mehrmals ausführen.

Dafür ist eine frische 2FA-Prüfung nötig. Neben den Einstellungen für Rückerstattungen ist dies die einzige weitere Stelle in diesem Modul, die danach fragt.