Statusy zwrotu, grupy i przejścia

Statusy zwrotów konfiguruje firma. O znaczeniu statusu decyduje grupa, do której należy.

Cała konfiguracja siedzi w Ustawienia → Magazyn → Zwroty. Uwaga na nazwy pod-zakładek: przycisk tworzenia przepływu i kroki procesu są na Ogólne, a przejścia i grupy — na Automatyzacja.

Krok po kroku

Założenie przepływu od zera

1. Wejdź w Ustawienia → Magazyn → Zwroty i zostań na pod-zakładce Ogólne.
2. Zjedź do karty Utwórz domyślny przepływ zwrotów.
3. Kliknij Utwórz domyślny przepływ.
4. W oknie Utworzyć domyślny przepływ zwrotów? przeczytaj treść — Utworzy brakujące grupy statusów, przejścia, powody i ustawienia bazowe dla tej firmy. Istniejące zwroty i ich statusy nie zostaną zmienione — z przepływu korzystają tylko nowe zwroty. Potwierdź przyciskiem Utwórz przepływ; Anuluj wycofuje.
5. Podaj kod 2FA. Okno nazywa się Wymagana weryfikacja 2FA, pole to Kod weryfikacyjny, zatwierdzasz przyciskiem Potwierdź. Po weryfikacji system nie zapyta ponownie przez 15 minut.
6. Sukces poznasz po komunikacie Domyślny przepływ zwrotów został utworzony. i zielonej ramce Utworzono: grupy statusów: N, przejścia: N, powody: N. z wypisanymi wierszami Grupy: i Powody:.
7. Odmowa brzmi Nie udało się utworzyć domyślnego przepływu zwrotów.
8. Możesz kliknąć ponownie — operacja dokłada tylko brakujące elementy.

Dodanie przejścia statusu

1. Przejdź na pod-zakładkę Automatyzacja i znajdź kartę Przejścia statusów.
2. Kliknij Dodaj przejście. Na dole tabeli pojawi się pusty wiersz.
3. Wypełnij kolumny: Poz. (liczba — decyduje o kolejności sprawdzania), Trigger, Grupa źródłowa (zostaw (dowolna), jeśli reguła ma być uniwersalna) i Status docelowy. Przełącznik w kolumnie Aktywna zostaw włączony.
4. Zapisz zieloną ikoną „ptaszka" na końcu wiersza. Ikona × obok porzuca wiersz.
5. Potwierdzenie: Przejście dodane. Odmowa: Błąd dodawania przejścia.
6. Istniejący wiersz edytujesz ikoną ołówka i zapisujesz dyskietką — Przejście zaktualizowane albo Błąd aktualizacji. Kosz nie kasuje wiersza, tylko go wyłącza: Przejście dezaktywowane albo Błąd usuwania.
7. Pusta tabela mówi Brak przejść. Kliknij „Dodaj przejście".

Do wyboru jest trzynaście triggerów: Utworzenie zwrotu, Powiązanie z zamówieniem, Odbiór paczki, Walidacja, Ocena produktów, Częściowe odłożenie, Pełne odłożenie, Przetwarzanie, Zakończenie, Odrzucenie, Anulowanie, Oznaczenie jako problematyczny, Odbiór na rampie.

Ustawienie flag grupy

1. Ta sama pod-zakładka Automatyzacja, karta Uprawnienia grup statusów.
2. Jeśli grupy nie ma w tabeli, wybierz ją na dole w polu Wybierz grupę do dodania i kliknij Dodaj grupę. Potwierdzenie: Grupa dodana do zwrotów.
3. W kolumnie Właściwości przestaw przełączniki Końcowa i Edycja. Grupa startowa ma zamiast nich nieedytowalną plakietkę Początkowy — z panelu jej nie zmienisz.
4. W kolumnie Widoczność w filtrach ustaw Lista zwrotów, Lista problematycznych i Rozwiń statusy.
5. W kolumnie Dozwolone triggery wskaż akcje dopuszczone w tej grupie. Puste pole = wszystkie dozwolone.
6. Zapisz ikoną dyskietki w tym samym wierszu. Potwierdzenie: Uprawnienia grupy „…" zapisane; odmowa: Błąd zapisu.
7. Kosz w wierszu odpina grupę od zwrotów — Grupa „…" usunięta.

Ustawienie kroków procesu

1. Wróć na Ogólne, karta Kroki procesu (pipeline) z podpisem Zaznacz kroki które mają być aktywne w procesie zwrotu.
2. W lewej kolumnie Włączone kroki zaznacz etapy, które w ogóle występują. Puste = wszystkie włączone.
3. W prawej kolumnie Wymagane kroki (podpis Blokują zakończenie zwrotu) zaznacz te, bez których zwrot nie może się zamknąć.
4. Kliknij Zapisz kroki. Potwierdzenie: Konfiguracja zapisana.

W obu kolumnach są te same siedem pozycji: Odbiór paczki, Powiązanie z zamówieniem, Walidacja, Ocena stanu (klasa A/B/C/D), Decyzja (co zrobić z produktem), Odłożenie na półkę (przyjęcie na magazyn), Przetworzenie (zbiorcze przyjęcie na stan).

Skutki zobaczysz dopiero w pracy magazynu: wyłączony krok odmawia komunikatem Step '…' is disabled in pipeline config, a brak wymaganego kroku przy zamykaniu zwrotu — Required steps not completed: …. Oba są po angielsku.

Flagi grupy

Do tego flagi widoczności: pokaż grupę w filtrze zwrotów, pokaż w filtrze Problematyczne, rozwiń statusy grupy jako osobne filtry.

Przejścia

Przejście to para grupa źródłowa + trigger → status docelowy. Tabela ma kolumny: Poz., Trigger, Grupa źródłowa (może być dowolna), Status docelowy, Aktywne.

Pozycja decyduje o kolejności sprawdzania: najpierw dopasowanie dokładne do grupy, dopiero potem reguła uniwersalna.

Triggery: utworzenie zwrotu, powiązanie z zamówieniem, odbiór paczki, walidacja, ocena produktów, częściowe odłożenie, pełne odłożenie, przetworzenie, zakończenie, odrzucenie, anulowanie, oznaczenie jako problematyczny, odbiór na doku.

Weryfikacja korekty w ERP

Karta na Ogólne mówi tylko, z którego ERP system czyta korekty sprzedaży. Samo sprawdzanie robi reguła w Automatyzacji z akcją Sprawdź korektę w ERP: reguła decyduje, które zwroty i kiedy sprawdzać, a jej kolejne akcje — co zrobić, gdy korekta jest albo gdy jej brak (Akcje — co reguła może zrobić). Korekt system nigdy nie wystawia, tylko je czyta.

1. W polu Źródło korekty wybierz Subiekt GT albo WAPRO Mag. Brak (domyślnie) — akcja nie pyta żadnego ERP, a nagłówek zwrotu zostaje przy dotychczasowym chipie KFS. Karta mówi to wtedy wprost: Korekty nie są czytane z żadnego ERP — reguły z akcją „Sprawdź korektę w ERP” nic nie sprawdzą.
2. Połączenie ERP — konto ERP firmy, z którego system czyta korekty; przy Brak pole jest wyszarzone, z podpowiedzią Najpierw wybierz źródło korekty. Musi być tym ERP, które wybrałeś wyżej — inaczej zapis odmówi: To połączenie jest z innym ERP niż wybrane źródło. Przy wybranym ERP pole jest wymagane; odmowa podaje nazwę pola.
3. Kliknij Zapisz ustawienia w tej karcie.
4. Kliknij odnośnik Dodaj regułę w Automatyzacji (w opisie karty) i zbuduj regułę dla zwrotów:
   • zdarzenie Zmieniono status zwrotu z Wyzwalaj na statusie (pre-filtr) = status, w którym zwrot czeka na korektę — sprawdza raz, przy wejściu w status; albo Cyklicznie: zwrot w statusie z Interwałem i tym samym statusem w polu Status zwrotu pod zdarzeniem — sprawdza co interwał, dopóki zwrot tam stoi (Zdarzenia — od czego reguła się zaczyna). Taką regułę włączysz tylko ze wskazanym statusem (pole albo warunek Status zwrotu; jeśli ustawisz oba, muszą mieć wspólny) i z oczekiwaniem w akcjach krótszym niż interwał;
   • warunek Status zwrotu = ten status; zwykle też Integracja (jest jednym z — sklepy i marketplace’y, których zwroty sprawdzać) i warunek na status BOK, gdy zwrotów, którymi zajmuje się BOK, nie trzeba sprawdzać;
   • akcja Sprawdź korektę w ERP z Brak korekty po (w godzinach) — po ilu godzinach w statusie brak korekty kończy akcję porażką (0 = przy pierwszym sprawdzeniu);
   • dalej np. Zmień status zwrotu z Wykonaj gdy = Jeśli poprzednia się powiodła i Ustaw status BOK z Jeśli poprzednia się nie powiodła, w obu Śledź akcję = Sprawdź korektę w ERP. Nigdy Zawsze — kreator przypomina o tym na stałe pod akcją.
5. Zapisz regułę.

Pól Czekają w, Tylko zwroty z połączeń, Sprawdzaj co, Po korekcie, Brak korekty po ani statusów na wypadek braku korekty na karcie już nie ma — status, połączenia, częstotliwość, termin i to, co dalej, ustawia się w regule.

Znaleziona korekta zostaje zapisana na zwrocie (numer, wpis w historii), a brak korekty — oznaczony raz na pobyt w statusie; kolejne sprawdzenia go nie powtarzają. Termin liczy się od wejścia zwrotu w status, więc zwrot, który stał w nim dłużej, zanim reguła powstała, przy pierwszym sprawdzeniu bez korekty od razu kończy akcję porażką.

Gdy ERP nie odpowiada — sieć, chwilowa niedostępność, przekroczony czas, a także sprawdzenie, które nie zmieściło się w swoich 30 sekundach — nic się nie zmienia: zwrot czeka dalej, a sprawdzi go następne uruchomienie reguły, i zgłoszenia nie ma. Reguła na zmianę statusu sama się nie powtarza — ponowienie daje druga reguła, Cyklicznie: zwrot w statusie, na ten sam status. Gdy ERP nie da się zapytać, dopóki ktoś nie poprawi połączenia (zły klucz, wyłączone albo brakujące połączenie, niepełne ustawienia, Subiekt odrzucający zapytanie), też nic się nie zmienia, a firma dostaje jedno zgłoszenie w Problemach — zamyka się samo przy pierwszym sprawdzeniu, któremu ERP odpowie. Błąd przy dokumentach jednego zwrotu (ERP odpowiedział, ale tego zwrotu nie dało się odczytać) zgłoszenia nie otwiera ani nie zamyka — trafia tylko do logu aplikacji z numerem zwrotu. Gdy nie da się zapisać wyniku na zwrocie, akcja też kończy się bez sukcesu i bez porażki: zwrot nie trafi do BOK jako „brak korekty”.

WAPRO Mag rozpoznaje korektę po dopisku BaseWMS: 123456 (ID zamówienia) w uwagach — korekta przejmuje go z faktury wystawionej do zamówienia. Potem system zawsze porównuje towar, także przy jednym zwrocie i jednej korekcie: korekta zamyka zwrot tylko wtedy, gdy cofa dokładnie to, co zwrot przywiózł. Korekta samej ceny albo kosztów dostawy zwrotu nie zamknie. Jeśli system nie wie, do którego zwrotu należy korekta — pasuje do kilku albo do żadnego, także gdy jej pozycji nie da się odczytać z WAPRO — nie przypisuje jej: po czasie z Brak korekty po akcja się nie powodzi i reguła oddaje zwrot BOK, a historia zwrotu mówi, który to przypadek (wpis Korekta do wyjaśnienia przez BOK). Korekta przypisana już jednemu zwrotowi nie zostanie przypisana drugiemu.

Subiekt GT korzysta z tego samego sprawdzenia, które stoi za kafelkiem KFS w szczegółach zwrotu. Dawna akcja Weryfikuj korektę KFS została usunięta, a reguły, które jej używały, wdrożenie przepina na Sprawdź korektę w ERP. Kafelek KFS działa dalej i czyta reguły z nową akcją: zamknięty zwrot, który reguła jeszcze sprawdza, ma niebieski kafelek z zegarem KFS: czeka na korektę zamiast czerwonego — o ile wszedł w status w ciągu ostatnich 60 dni (starszego reguła już nie sprawdzi) i nie jest zwrotem z paczki hurtowej. Sprawdzane statusy to te z pola statusu pod zdarzeniem reguły (Wyzwalaj na statusie (pre-filtr), w regule cyklicznej Status zwrotu) i z warunku Status zwrotu — gdy reguła ma oba, tylko wspólne; tak samo liczy je chip Czeka na korektę przy WAPRO.

Co widać na zwrocie: Zakończenie zwrotu, zwrot problematyczny i status BOK.

Domyślny przepływ

Sześć grup magazynowych plus BOK:

Zwrot Nowe (początkowa) → Zwrot Odebrane → Zwrot W trakcie → Zwrot Zakończone (końcowa)
                                                          ↘ Zwrot Odrzucone (końcowa)
Zwrot Problematyczne — do wyjaśnienia, nie nasze towary, reklamacja, decyzje BOK
BOK — osobna oś obsługi klienta

Uwaga na dwa triggery, które w domyślnym przepływie nie zmieniają statusu: odłożenie (częściowe i pełne) oraz powiązanie z zamówieniem. Akcja i tak się wykonuje — po prostu zwrot zostaje tam, gdzie był.

Kroki procesu (pipeline)

Osobna warstwa od statusów:

• Włączone kroki — które etapy w ogóle występują. Puste = wszystkie włączone.
• Wymagane kroki — które blokują zakończenie zwrotu, jeśli nie zostały wykonane.

Katalog kroków: odbiór paczki, powiązanie z zamówieniem, walidacja, ocena stanu, decyzja, odłożenie na półkę, przetworzenie, zakończenie.

Wyłączony krok daje odmowę „Step '…' is disabled in pipeline config". Brakujący wymagany krok — listę: „Required steps not completed: …".

Utwórz domyślny przepływ

Przycisk zakłada brakujące grupy, przejścia, powody i ustawienia bazowe. Działa przyrostowo i idempotentnie: tworzy tylko to, czego brakuje, i nie zmienia istniejących zwrotów ani ich statusów. Można go klikać wielokrotnie.

Wymaga świeżej weryfikacji 2FA — razem z ustawieniami zwrotu środków to jedyne dwa miejsca w tym module, które o nią proszą.