Zwroty — z czego składa się moduł

Moduł obsługuje towar wracający od klienta — od chwili, gdy paczka jest w drodze, po moment, w którym pieniądze wracają na konto.

W menu jest jedna pozycja: Zwroty. Wszystkie ekrany otwiera się z jej wnętrza.

Krok po kroku

Dojście do właściwego ekranu

1. W menu bocznym kliknij Zwroty. Otworzy się lista zwrotów pojedynczych.
2. Na samej górze wybierz jedną z czterech zakładek: Zwroty, Zbiorcze, Zwroty hurtowe (widoczna tylko przy włączonej funkcji) albo Zwrot środków. Przy każdej stoi licznik.
3. Pod tytułem strony masz pasek czterech przycisków: Skan, Lista, Odłożenie, Śledzenie. Pod każdym podpisem widnieje jego skrót — Alt+1, Alt+2, Alt+3, Alt+4. Podpowiedzi brzmią Skaner zwrotów (Alt+1), Lista zwrotów (Alt+2), Odłożenie do lokacji (Alt+3), Przesyłki w drodze (Alt+4).
4. Skróty Alt+N działają z każdego ekranu zwrotów, także ze skanera. Milkną tylko wtedy, gdy kursor stoi w polu tekstowym albo gdy na wierzchu jest otwarte okno dialogowe. Na telefonie i skanerze ręcznym pasek zwęża się na całą szerokość, a podpisy ze skrótami znikają.
5. Konkretny zwrot otwierasz kliknięciem wiersza. Lista przełącza się wtedy na drugą zakładkę kontekstową — Szczegóły zwrotu z numerem otwartego zwrotu po #. Zanim otworzysz jakikolwiek zwrot, zakładka jest nieaktywna, z podpowiedzią Otwórz zwrot z listy aby zobaczyć szczegóły.
6. Wracasz na listę tą samą drogą — zakładka Lista albo klawisz Esc. W widoku szczegółów strzałki ← i → przerzucają na poprzedni i następny zwrot z bieżącego wyniku filtrowania.

Sprawdzenie, czy paczka jeszcze jedzie

1. Naciśnij Alt+4 albo kliknij Śledzenie. Otworzy się ekran Przesyłki w drodze z podpisem Podgląd statusów transportu zwrotów do magazynu — dane z kuriera.
2. Nad listą wybierz widok: W drodze (30 dni) (tak otwiera się ekran) albo Zaginione / bez zwrotu (starsze). Przy wybranym widoku stoi liczba przesyłek. Szukajka, filtry i eksport działają w obrębie wybranego widoku. Lista idzie od najnowszych — według daty zgłoszenia zwrotu, a bez niej według chwili, gdy zapowiedź pojawiła się w systemie.
3. Na górze cztery liczniki: W transporcie, U kuriera w doręczeniu, Doręczone dziś (cała firma), Wszystkie aktywne. W transporcie, U kuriera w doręczeniu i Wszystkie aktywne liczą przesyłki z listy pod nimi — z wybranym widokiem, filtrami i wyszukiwaniem. Doręczone dziś (cała firma) liczy wszystkie zapowiedzi firmy, które kurier doręczył dziś (dzień według strefy firmy), bez względu na widok, filtry i wyszukiwanie — także te, z których założono już zwrot.
4. Szukaj po numerze w polu Szukaj tracking, waybill, nr zamówienia.... Pole znajduje też numer zwrotu z serwisu zwrotów, np. Wygodnych Zwrotów. Nie ma wyniku? Sprawdź drugi widok.
5. Po więcej filtrów rozwiń panel: Kurier, Źródło, Status WMS (Oczekujące / Odebrany / Wymaga uwagi), Status MP (Zwrot zgłoszony, Etykieta wygenerowana, Nadana, W transporcie, Czeka w punkcie, Doręczona, Nieodebrana przesyłka), Data od, Data do.
6. W kolumnie Status kuriera zobaczysz etap: W transporcie, W doręczeniu, Doręczona albo Rozbieznosc przy problemie. Nienadana (w kolumnie Status WMS: Oczekujące) oznacza zwrot zgłoszony w serwisie zwrotów, np. w Wygodnych Zwrotach, którego paczki klient jeszcze nie nadał.
7. Ikona odświeżania (podpowiedź Odswiez) przeładowuje widok. Ikona pobierania obok robi Eksport XLSX.
8. To wciąż zapowiedzi, nie zwroty. Zwrot powstanie dopiero po zeskanowaniu paczki — Skanowanie zwrotów — jak znaleźć albo założyć zwrot.

Zakładki listy

• Zwroty — pojedyncze zwroty klientów.
• Zbiorcze — kartony Zalando ZRS i paczki AboutYou.
• Zwroty hurtowe — widoczne tylko, gdy funkcja jest włączona dla firmy.
• Zwrot środków — historia i decyzje dotyczące pieniędzy.

Pasek szybkich akcji

Przesyłki w drodze

Podgląd transportu zwrotów do magazynu na podstawie danych od kuriera. Kafle: W transporcie, U kuriera w doręczeniu, Doręczone dziś (cała firma), Wszystkie aktywne. Etapy w kolumnie Status kuriera: W transporcie → W doręczeniu → Doręczona, a przy problemie — Rozbieznosc. Po stronie magazynu (Status WMS): Oczekujące, Odebrany, Wymaga uwagi.

Zwroty z serwisu zwrotów (np. Wygodnych Zwrotów) są na liście od chwili zgłoszenia — zanim klient nada paczkę mają w kolumnie Status kuriera status Nienadana (w Status WMS: Oczekujące), a licznik W transporcie ich nie liczy. Zwroty z marketplace'ów pojawiają się dopiero, gdy paczka jest w drodze.

Widok W drodze (30 dni) pokazuje zapowiedzi z ostatnich 30 dni, liczonych od zgłoszenia zwrotu. Zapowiedź bez daty zgłoszenia — np. nieodebrana paczka albo etykieta zwrotna Zalando — liczy się od chwili, gdy pojawiła się w systemie. Starsze przechodzą do widoku Zaginione / bez zwrotu (starsze): to paczki, które nie dotarły, albo takie, do których nikt nie założył zwrotu. Starsza zapowiedź nie znika po cichu — przechodzi do tego widoku.

Zapowiedź, która przyjdzie już po założeniu zwrotu, sama trafia do tego zwrotu i znika z listy. Tak bywa z nieodebraną paczką zeskanowaną, zanim system ją wykrył, albo ze zwrotem z marketplace'u pobranym po założeniu zwrotu. Warunek: zamówienie ma dokładnie jeden zwrot i ten zwrot nie ma jeszcze zapowiedzi. Przy kilku zwrotach zapowiedź zostaje na liście, bo nie wiadomo, do którego należy. Zostaje też:

• zapowiedź zgłoszona przez klienta później, niż założono zwrot — to drugi zwrot tego samego zamówienia, a nie spóźniona informacja o pierwszym;
• nieodebrana paczka, gdy zwrot założono, zanim powstała ta paczka — to zwrot wcześniejszej przesyłki;
• zapowiedź ze sklepu albo marketplace'u, gdy pod jej numerem znalazło się zamówienie innego sklepu (dwa sklepy mogą mieć ten sam numer zamówienia).

Zapowiedź z marketplace'u albo serwisu zwrotów system próbuje podpiąć przy każdej synchronizacji, dopóki nie wskazuje na nią żaden zwrot; nieodebraną paczkę — raz, gdy zakłada dla niej zapowiedź. Zgłoszenia z AboutYou i Tradebyte nie mają daty zgłoszenia, więc podpinają się bez sprawdzania, kiedy klient je zgłosił.

To zapowiedzi, nie zwroty. Sam zwrot powstaje dopiero, gdy ktoś zeskanuje paczkę — Skanowanie zwrotów — jak znaleźć albo założyć zwrot.

Ekrany poza menu

• Koszyki zwrotów — podgląd paczek z odbioru na rampie, dostępny bezpośrednim adresem.
• Analityka zwrotów — osobny raport w dashboardach.

Wszystko jest konfigurowalne

Ustawienia → Magazyn → Zwroty, pod-zakładki: Ogólne, Automatyzacja, Grading, Powody, Tagi przedmiotów, Odkładanie, Zwrot pieniędzy, Paczki zbiorcze (Zalando, AboutYou), Zwroty hurtowe.

Statusy zwrotu nie są wpisane na sztywno — każda firma ma swoje. Dlatego nazwy w tej dokumentacji opisują domyślny przepływ, a nie jedyny możliwy: Statusy zwrotu, grupy i przejścia.

Kiedy towar wchodzi na stan

Nie przy utworzeniu zwrotu i nie przy jego zakończeniu — dopiero przy fizycznym odłożeniu na lokalizację. To najczęstsze nieporozumienie w tym module: Odkładanie zwrotów — tu towar wchodzi na stan.