Retouren — Aufbau des Moduls

Das Modul verwaltet Waren, die von Kunden zurückkommen — vom Moment, in dem das Paket unterwegs ist, bis zur Erstattung des Geldes.

Im Menü gibt es einen Eintrag: Retouren. Alle Ansichten werden von dort aus geöffnet.

Schritt für Schritt

Die passende Ansicht öffnen

1. Klicke in der Seitenleiste auf Retouren. Die Liste einzelner Retouren öffnet sich.
2. Wähle ganz oben einen von vier Tabs: Retouren, Sammel, Großhandelsretouren (nur sichtbar, wenn die Funktion aktiviert ist) oder Erstattung. Neben jedem steht ein Zähler.
3. Unter dem Seitentitel befindet sich eine Leiste mit vier Schaltflächen: Scannen, Liste, Einlagern, Tracking. Darunter stehen die Tastenkürzel Alt+1, Alt+2, Alt+3, Alt+4. Tooltips: Retourenscanner (Alt+1), Retourenliste (Alt+2), An Lagerort einlagern (Alt+3), Pakete unterwegs (Alt+4).
4. Die Kürzel Alt+N funktionieren auf allen Retourenansichten, auch im Scanner. Nur wenn der Cursor in einem Textfeld steht oder ein Dialog geöffnet ist, werden sie ausgesetzt. Auf einem Telefon oder Handscanner nimmt die Leiste die gesamte Breite ein; die Beschriftungen mit Tastenkürzeln verschwinden.
5. Klicke auf eine Zeile, um eine Retoure zu öffnen. Der zweite kontextabhängige Tab Retourendetails wird aktiv, und die Retourennummer steht nach #. Vor dem Öffnen einer Retoure ist der Tab deaktiviert. Der Tooltip lautet Öffne eine Retoure aus der Liste, um Details anzuzeigen.
6. Zurück zur Liste gelangst du über den Tab Liste oder Esc. In der Detailansicht wechseln ← und → zur vorherigen und nächsten Retoure innerhalb des aktuell gefilterten Ergebnisses.

Prüfen, ob ein Paket noch unterwegs ist

1. Drücke Alt+4 oder klicke auf Tracking. Die Ansicht Pakete unterwegs öffnet sich. Der Untertitel lautet Übersicht der Transportstatus von Retouren zum Lager — Versanddienst-Daten.
2. Wähle über der Liste eine Ansicht: Unterwegs (30 Tage) (Standard) oder Verloren / keine Retoure (älter). Die ausgewählte Ansicht zeigt die Paketanzahl. Suche, Filter und Export gelten jeweils innerhalb dieser Ansicht. Sortiert wird vom neuesten Eintrag aus nach Anmeldedatum der Retoure oder, falls es fehlt, danach, wann die Ankündigung im System erschien.
3. Oben stehen vier Zähler: Im Transport, Beim Versanddienst in Zustellung, Heute zugestellt (gesamtes Unternehmen), Alle aktiven. Der erste, zweite und vierte beziehen sich auf die Liste darunter und berücksichtigen Ansicht, Filter und Suche. Heute zugestellt (gesamtes Unternehmen) zählt alle Ankündigungen des Unternehmens, die heute zugestellt wurden (nach Unternehmenszeitzone), unabhängig von Ansicht, Filtern oder Suche — auch solche, für die bereits eine Retoure angelegt wurde.
4. Suche nach einer Nummer im Feld Tracking, Waybill, Bestellnr. suchen.... Es findet auch Retourennummern von Retourendiensten wie Wygodne Zwroty. Kein Treffer? Prüfe die andere Ansicht.
5. Klappe das Filterpanel für Versanddienst, Quelle, WMS-Status (Ausstehend / Angenommen / Aufmerksamkeit erforderlich), MP-Status (Retoure gemeldet, Etikett erstellt, Versandt, Im Transport, Wartet an Abholstelle, Zugestellt, Nicht abgeholtes Paket), Datum von und Datum bis auf.
6. In Versanddienst-Status siehst du die Stufe: Im Transport, In Zustellung, Zugestellt oder Abweichung bei einem Problem. Nicht versandt (unter WMS-Status: Ausstehend) bedeutet, dass die Retoure bei einem Retourendienst wie Wygodne Zwroty angemeldet wurde, der Kunde das Paket aber noch nicht versendet hat.
7. Das Aktualisierungssymbol (Tooltip Aktualisieren) lädt die Ansicht neu. Das Downloadsymbol daneben erstellt einen XLSX-Export.
8. Dies sind weiterhin Ankündigungen, keine Retouren. Eine Retoure entsteht erst nach dem Scannen des Pakets — Rückgaben scannen — Rückgabe finden oder anlegen.

Listentabs

• Retouren — einzelne Kundenretouren.
• Sammel — Zalando-ZRS-Kartons und AboutYou-Pakete.
• Großhandelsretouren — nur sichtbar, wenn die Funktion für das Unternehmen aktiviert wurde.
• Erstattung — Verlauf und Entscheidungen zum Geld.

Schnellzugriffsleiste

Pakete unterwegs

Diese Ansicht zeigt den Rücktransport zum Lager auf Grundlage der Versanddienst-Daten. Kacheln: Im Transport, Beim Versanddienst in Zustellung, Heute zugestellt (gesamtes Unternehmen), Alle aktiven. Versanddienststatus: Im Transport → In Zustellung → Zugestellt oder Abweichung bei einem Problem. Auf Lagerseite (WMS-Status): Ausstehend, Angenommen, Aufmerksamkeit erforderlich.

Retouren von Retourendiensten wie Wygodne Zwroty erscheinen ab dem Zeitpunkt der Anmeldung — bevor der Kunde das Paket versendet hat, steht als Versanddienst-Status Nicht versandt (WMS: Ausstehend); im Zähler Im Transport werden sie nicht mitgezählt. Retouren von Marktplätzen erscheinen erst, wenn das Paket unterwegs ist.

Die Ansicht Unterwegs (30 Tage) zeigt Ankündigungen der letzten 30 Tage, gerechnet ab Anmeldung der Retoure. Bei einer Ankündigung ohne Anmeldedatum — etwa einem nicht abgeholten Paket oder einem Zalando-Retourenetikett — zählt die Zeit ab dem Moment, in dem sie im System erscheint. Ältere Einträge wandern nach Verloren / keine Retoure (älter): Pakete, die nicht angekommen sind, oder für die niemand eine Retoure angelegt hat. Ältere Ankündigungen verschwinden nicht stillschweigend, sondern wechseln in diese Ansicht.

Geht eine Ankündigung erst nach dem Anlegen der Retoure ein, wird sie automatisch dieser Retoure zugeordnet und verschwindet aus der Liste. Das kann passieren, wenn ein nicht abgeholtes Paket gescannt wurde, bevor das System es erkannt hat, oder eine Marktplatzretoure erst nach dem Anlegen der Retoure abgerufen wurde. Voraussetzung: Die Bestellung hat genau eine Retoure, und dieser ist noch keine Ankündigung zugeordnet. Gibt es mehrere Retouren, bleibt die Ankündigung in der Liste, weil unklar ist, zu welcher sie gehört. Ebenfalls in der Liste bleiben:

• eine später vom Kunden angemeldete Retoure — das ist eine zweite Retoure derselben Bestellung und keine verspätete Meldung zur ersten;
• ein nicht abgeholtes Paket, wenn die Retoure angelegt wurde, bevor dieses Paket entstanden ist — es gehört zu einer früheren Sendung;
• eine Ankündigung aus einem Shop oder Marktplatz, bei der die Bestellnummer zu einer Bestellung aus einem anderen Shop gehört (zwei Shops können dieselbe Bestellnummer verwenden).

Bei Ankündigungen vom Marktplatz oder Retourendienst versucht das System bei jeder Synchronisierung die Zuordnung, bis eine Retoure darauf verweist. Bei einem nicht abgeholten Paket wird es einmal versucht, wenn die Ankündigung angelegt wird. Meldungen von AboutYou und Tradebyte enthalten kein Anmeldedatum, daher erfolgt die Zuordnung ohne Prüfung, wann der Kunde die Retoure angemeldet hat.

Es sind Ankündigungen, keine Retouren. Eine Retoure entsteht erst, wenn jemand das Paket scannt — Rückgaben scannen — Rückgabe finden oder anlegen.

Ansichten außerhalb des Menüs

• Retourenkörbe — Ansicht der an der Rampe angenommenen Pakete, nur über eine direkte Adresse erreichbar.
• Retourenanalytik — eigener Bericht in den Dashboards.

Alles ist konfigurierbar

Einstellungen → Lager → Retouren, mit Tabs: Allgemein, Automatisierung, Qualitätsbewertung, Gründe, Artikel-Tags, Einlagern, Erstattung, Sammelpakete (Zalando, AboutYou), Großhandelsretouren.

Retourenstatus sind nicht fest vorgegeben — jedes Unternehmen hat eigene. Die Namen in dieser Dokumentation beschreiben den Standardablauf, nicht die einzig mögliche Variante: Rückgabestatus, Gruppen und Übergänge.

Wann der Bestand erhöht wird

Weder beim Anlegen noch beim Abschließen der Retoure — erst beim physischen Einlagern am Lagerort. Das ist das häufigste Missverständnis in diesem Modul: Retouren einlagern — hier wird der Bestand gebucht.