Rückerstattungen — wann das Geld an den Kunden zurückgeht

Der Tab Rückerstattungen hat zwei Untertabs: Rückerstattungsverlauf und Fehler / Entscheidungen (mit der Zahl der zu bearbeitenden Fälle).

Schritt für Schritt — Rückerstattungen gesammelt senden

1. Öffne Rückgaben → Rückerstattungen und bleibe im Untertab Rückerstattungsverlauf.
2. Prüfe die wartenden Fälle. EAN / Bestellung / AY … suchen und der Filter MARKETPLACE grenzen die Ansicht ein. Wenn du nur ausgewählte Positionen senden möchtest, markiere sie in der Tabelle; das Paket enthält dann genau diese Zeilen. Suche und Datumsbereich der Liste haben keinen Einfluss auf den Paketumfang.
3. Klicke rechts über der Tabelle auf Rückerstattungen gesammelt senden. Läuft für jeden Marketplace bereits ein Paket, ist die Schaltfläche deaktiviert; daneben steht Für alle Marketplaces läuft eine Sammelrückerstattung (Banner oben).
4. Wähle im Fenster Für welchen Marketplace sollen Rückerstattungen ausgeführt werden? einen Marketplace oder Alle Marketplaces. Bei einem Marketplace mit laufendem Paket steht In Bearbeitung; er lässt sich nicht auswählen.
5. Prüfe Sammelrückerstattung — Vorschau (dry-run): die Zähler Gesamtpositionen, Zum Senden, Gesperrt und Gesamtbetrag, den Warnhinweis FINANZIELL NICHT RÜCKGÄNGIG ZU MACHEN und den Abschnitt ✓ Versandbereit mit Positionen und Beträgen.
6. Im Vorschaufenster kannst du eine Position noch mit Ausschließen aus der Zeile entfernen; die Liste wird sofort neu berechnet. Positionen lassen sich hier nicht hinzufügen.
7. Klicke auf Rückerstattungen senden (die Schaltfläche zeigt die Anzahl). Gesperrte Positionen werden nicht einbezogen: (gesperrte Positionen ausgeschlossen — bearbeite sie unter Fehler / Entscheidungen). Gibt es nichts zu senden und nur Sperren, heißt die Schaltfläche Zu Fehler / Entscheidungen verschieben. Damit kommen diese Fälle auf die Liste; an den Marketplace wird nichts gesendet.
8. Verfolge den Fortschritt im Banner Sammelrückerstattung über der Liste: Wartet…, In Bearbeitung, Abgeschlossen oder Mit Fehlern abgeschlossen, mit der Schaltfläche Details. Das Schließen des Browsers unterbricht den Versand nicht.
9. Nicht gesendete Positionen erscheinen unter Fehler / Entscheidungen. Bearbeite sie dort wie unten beschrieben.

Schritt für Schritt — Fehler / Entscheidungen

1. Öffne den Untertab Fehler / Entscheidungen. Kacheln über der Tabelle teilen die Fälle in Hart, Weich, Ausgesetzt, Versucht es erneut und Manuelle Bearbeitung ein. Ein Klick auf eine Kachel filtert die Liste.
2. Lies die Spalte Grund. Mit dem Pfeil an einer Zeile (Vollständiger Fehler) klappst du die rohe Marketplace-Antwort auf; Kopieren legt sie für eine Supportmeldung in die Zwischenablage.
3. Behebe den Fehler im Shop, falls er dort entstanden ist. Bei Manuelle Bearbeitung zeigt das System ausdrücklich Im MP-Panel bearbeiten; einen anderen Weg gibt es nicht.
4. Wähle in der Aktionsspalte:
   • Zum Senden — die Position kommt zurück in die Warteschlange und wird in das nächste Paket aufgenommen und erneut geprüft.
   • Abgerechnet — das Geld wurde zurückerstattet oder du hast im Marketplace-Panel die Rückerstattung geprüft; der Fall ist erledigt.
   • Ausschließen — für diese Position darf keine Rückerstattung erfolgen.
5. Nach dem Klick verschwindet die Zeile. Das System bestätigt Status der Rückerstattungsposition geändert; der Zähler am Tab sinkt um eins.

Die verfügbaren Aktionen hängen vom Falltyp ab: Hart bietet nur Zum Senden und Ausschließen, Manuelle Bearbeitung Abgerechnet und Ausschließen, Ausgesetzt alle drei und Versucht es erneut keine Aktion.

Rückerstattungen je Integration aktivieren

Rückerstattungen sind standardmäßig bei jeder Integration ausgeschaltet. Solange ein Administrator sie nicht aktiviert, erstattet die Integration nichts und die Kachel Rückerstattung ausstehend erscheint nicht.

Öffne Einstellungen → Lager → Rückgaben → Rückerstattung. Die Spalten: Integration, Marketplace, Aktiv, Rückerstattung und Bereich (ab wann).

Als Bereich wählst du Alle (gesamter Verlauf) oder Ab Datum. Maßgeblich ist das Abschlussdatum der Rückgabe, nicht das Scan-Datum.

• Eine neu aktivierte Integration beginnt ab jetzt, damit bereits erledigte Fälle nicht in die Liste gelangen.
• Hat die Integration früher schon Rückerstattungen vorgenommen, wähle Alle.
• Das Aktivieren einer Integration wirkt sich nicht auf andere aus. Die Kanäle werden bewusst getrennt behandelt.

Zum Speichern der Tabelle mit Speichern ist eine frische 2FA-Verifizierung nötig.

Status der Positionen

Ausstehend · Bestätigt · In Warteschlange · Wird gesendet · Gesendet · Gesperrt · Ausgeschlossen · Fehler · Manuelle Prüfung erforderlich.

In den Rückgabedetails zeigt die Karte Rückerstattungen den Vorgeschlagenen Betrag und vier Summen: Erstattet, Ausstehend, Fehler/Entscheidungen und Ausgeschlossen. Jede Position hat einen Marker: Abgerechnet, Ausstehend, Fehler/Entscheidungen oder Ausgeschlossen.

Der vorgeschlagene Rückerstattungsbetrag wird immer angezeigt, auch für Kanäle ohne Automatisierung — als Hinweis für die manuelle Bearbeitung.

Gründe, warum eine Rückerstattung gesperrt ist

Das sind Gründe, keine Arbeitsschritte. Das System prüft sie in dieser Reihenfolge und stoppt beim ersten zutreffenden Grund:

1. Nachnahme — erfordert immer manuelle Bearbeitung und kann nicht erzwungen werden.
2. Die Position wurde nicht physisch entgegengenommen (empfangene Menge ist null).
3. Die Shop-Bestell-ID fehlt.
4. Die Rückgabe ist nicht abgeschlossen.
5. Mindestens eine Position der Rückgabe wird nicht eingelagert; daher muss die ganze Rückgabe geprüft werden.
6. Der Position fehlt eine EAN.
7. Position gehört nicht zur Bestellung — immer manuell bearbeiten (Kennzeichen an Retourenpositionen).
8. Die Marketplace-Bestellpositions-ID fehlt.
9. Ungültiger Preis.
10. Mengenlimit überschritten — es werden nicht mehr Stücke erstattet als bestellt. Das gilt immer, auch für manuell freigegebene Positionen.
11. Die Position wurde beim Marketplace bereits abgerechnet.

Sammelrückerstattung

Der Vorgang beginnt mit der Auswahl eines Marketplaces in einem eigenen Fenster. Der Umfang ergibt sich aus dieser Auswahl und — falls du Tabellenzeilen markiert hast — aus diesen Zeilen. Suche und Datumsfilter in der Liste ändern den Paketumfang nicht.

Die Vorschau heißt Sammelrückerstattung — Vorschau (dry-run). Positionen und Beträge sind unter ✓ Versandbereit sowie in einem Zähler Gesperrt aufgeteilt. Die abschließende Schaltfläche heißt Rückerstattungen senden.

• Gesendet werden nur Positionen, die in dieser Vorschau bestätigt wurden. Später hinzugefügte Positionen kommen nicht in das Paket.
• Pro Marketplace kann immer nur ein Paket gleichzeitig laufen.
• Das Schließen des Browsers unterbricht den Versand nicht.

Fehler / Entscheidungen

Die Kacheln unterscheiden fünf Falltypen: Hart (Ablehnung des Marketplaces), Weich (Problem auf unserer Seite), Ausgesetzt (beim Senden hängen geblieben), Versucht es erneut (hängt, kehrt aber ohne dein Zutun in die Warteschlange zurück) und Manuelle Bearbeitung (Position gehört nicht zur Bestellung).

Aktionen: Zum Senden (kommt ins nächste Paket und wird erneut geprüft), Abgerechnet (Geld ist zurück oder du hast das im Shop-Panel geprüft) und Ausschließen (wird nicht gesendet und kommt nicht zurück).

Für Ausgesetzt sind alle drei verfügbar. Der Bildschirm erklärt: Während des Sendens ausgesetzt — prüfe im Marketplace-Panel, ob die Rückerstattung tatsächlich erfolgt ist, und entscheide dann.

Die Entscheidung ist absichtlich manuell. Nach einer Störung ist oft unklar, ob das Geld ausgezahlt wurde. In diesem Fall sendet das System nicht automatisch erneut.

Versucht es erneut ist die Ausnahme. Manche Marketplaces können melden, wie viel für eine Position bereits zurückerstattet wurde. Das System fragt vor jedem Sendeversuch nach, damit eine Wiederholung nicht doppelt auszahlt. Die Position kehrt selbstständig in die Warteschlange zurück und hat keine Aktionsschaltflächen. Sie wird nur angezeigt, damit du weißt, dass der Fall noch läuft.

Schließe sie nicht manuell ab. Dafür gibt es keine Schaltfläche: Wenn du während des Sendens auf Abgerechnet klickst, könnte dieselbe Kundin oder derselbe Kunde zwei Rückerstattungen erhalten.

Die Zahl automatischer Wiederholungen ist begrenzt. Sind die Versuche aufgebraucht, wird die Position zu Ausgesetzt und erhält einen Hinweis auf die verbrauchten Versuche. Erst dann musst du entscheiden.

Eine Ausnahme: Wurde zwischenzeitlich die Rückerstattung für die Integration deaktiviert oder ihr Bereich geändert, nimmt kein Paket die Position erneut auf. Die Zeile meldet „Kein erneuter Versuch — Konto ist aus dem Rückerstattungssystem herausgefallen“ und bietet wieder Abgerechnet und Ausschließen. Prüfe den Shop und schließe den Fall hier ab.

Bei Manuelle Bearbeitung ist Im MP-Panel bearbeiten ein Hinweis, keine Schaltfläche. Anklickbar bleiben Abgerechnet und Ausschließen.

Drei Regeln, zu denen es die meisten Fragen gibt

1. Dieselbe Position wird nie zweimal erstattet. Gesendete oder ausgeschlossene Positionen erscheinen nicht erneut in der Vorschau.
2. Es zählt nur physisch gescannte Ware. Positionen, die nur aus einer erkannten Inhaltsliste bekannt sind, werden nicht erstattet.
3. Erstattet wird, was der Kunde bestellt hat — nicht das, was angekommen ist.