Ware ohne Gutschrift — Rückgabeartikel im Lager, die dem ERP noch fehlen

Was „Ohne Gutschrift“ bedeutet

Legst du einen zurückgesendeten Artikel auf ein Regal, gehört er sofort zum Lagerbestand. Das ERP (bei uns Subiekt) übernimmt ihn erst mit der Verkaufsgutschrift. Bis dahin hat das Lager mehr Bestand als das ERP. Ohne Kennzeichnung wäre der Grund dafür unklar.

Deshalb erhält die Ware die Kennzeichnung Ohne Gutschrift:

• Sie liegt auf einem normalen Regal neben den übrigen Artikeln desselben Produkts; es gibt weder einen besonderen Lagerplatz noch ein separates Dokument.
• Sie zählt zum Lagerbestand und bewegt sich wie jede andere Ware, kann aber nicht in ein anderes Lager umgebucht werden.
• Bestandsansichten zeigen, wie viele Stücke noch keine Gutschrift haben.
• Die Kennzeichnung gehört zu einer bestimmten Rückgabe. So ist klar, welche Rückgabe im ERP noch abgerechnet werden muss.

Wann die Kennzeichnung beginnt und endet

Workflow-Regeln bestimmen beide Zeitpunkte. Bei uns läuft es so:

1. Die Rückgabe wird abgeschlossen. Kurz darauf erhalten Artikel, die zurück auf ein Regal gehen, die Kennzeichnung. Sie warten noch auf die Einlagerung; die Regalbestände ändern sich also noch nicht.
2. Du lagerst die Ware ein (Retouren einlagern — hier wird der Bestand gebucht). Die Artikel werden auf dem Regal markiert, auf das du sie legst. Weitere Schritte sind nicht nötig.
3. Die Rückgabe erreicht den Status KFS_Confirmed — die Gutschrift ist in Subiekt: Sie wurde automatisch bestätigt oder der Kundenservice hat die Rückgabe nach dem Abgleich der Gutschrift manuell abgeschlossen. Die Kennzeichnung verschwindet gleichzeitig von allen Regalen; ab dann ist es normale Ware.

Eine Rückgabe mit KFS_Error behält die Kennzeichnung, bis der Kundenservice sie abrechnet (Rückgabe abschließen, als problematisch markieren und Kundenservicestatus setzen).

Markiert wird nur Ware, die auf ein Regal zurückkommt — also Artikel auf der Einlagerungsliste. Artikel auf einer Umbuchungsroute (etwa nach Defekte oder zur Reparatur) stehen nicht auf dieser Liste und werden deshalb nicht markiert (Umbuchungen aus Rückgaben — Routen in ein anderes Lager (z. B. Defekte), zur Werkstatt oder zum Hersteller).

Wo du die Kennzeichnung siehst

Bei einzelnen Rückgabepositionen gibt es keinen eigenen Chip: Die Gutschrift betrifft die ganze Rückgabe und erscheint auf der KFS-Kachel. Die Kennzeichnung wird zusammen mit dem Status entfernt.

Das Feld Bestand in der Produktübersicht bestimmt, welchen WMS-Bestand die Spalte zeigt:

• Gesamt (Standard) — der gesamte Lagerbestand einschließlich Ware ohne Gutschrift.
• Verkäuflich — Lagerbestand abzüglich Ware ohne Gutschrift. Auch Mengenfilter und Sortierung verwenden diesen Wert.
• Ohne Gutschrift — nur Produkte mit solchen Artikeln.

Der Schalter Nur Abweichungen zwischen WMS und ERP funktioniert wie zuvor: Er vergleicht das ERP mit dem gesamten Lagerbestand einschließlich Ware ohne Gutschrift. Mehr zum Bericht: Berichte – Übersicht aller Dashboards.

Wenn die Verfolgung ausgeschaltet ist, werden Spalten, Feld Bestand und Chips ausgeblendet.

Exporte aus der Produktübersicht sowie von Produkt- und Lagerplatzseiten enthalten bei aktivierter Verfolgung die Anzahl der Artikel ohne Gutschrift. Standardmäßig ist diese Spalte nicht ausgewählt; füge sie in der Spaltenauswahl hinzu.

Ware mit Kennzeichnung bewegen

Artikel desselben Produkts sind nicht voneinander zu unterscheiden. Deshalb ist es egal, welches einzelne Stück du entnimmst. Das System lässt die Kennzeichnung auf dem Regal, solange dort mindestens die markierte Menge verbleibt. Beispiel: Auf dem Regal liegen 5 Stück, davon 2 ohne Gutschrift.

Das gilt ebenso für Umlagerungen, Kommissionierung, Sortierung und Nachschub innerhalb eines Lagers. Jede Bewegung der Kennzeichnung erscheint im Rückgabeverlauf. So weiß das Büro jederzeit, wo die noch abzurechnenden Artikel liegen.

In ein anderes Lager darf nur Ware mit Gutschrift

Ware ohne Gutschrift kannst du nicht in ein anderes Lager umbuchen. Das ERP kennt sie noch nicht und kann sie deshalb nicht auf ein MM-Dokument setzen. Umbuchen kannst du höchstens die Stückzahl oberhalb der markierten Menge. Beispiel: 5 Stück auf dem Regal, 2 ohne Gutschrift — du darfst 3 verschieben. Bei einer größeren Menge lehnt das Terminal ab: Ware ohne ERP-Gutschrift (2 Stk.) darf noch nicht in ein anderes Lager verschoben werden — du kannst höchstens 3 Stk. umbuchen. Es wird nichts gespeichert; Bestand und Kennzeichnung bleiben unverändert.

Im Modus Lagertransfer (Lagerübergreifender Transfer) lehnt das Terminal bereits beim Entnehmen vom Regal ab, wenn du mehr als die nicht markierte Menge aufnehmen willst. Nimm nur so viel, wie die Meldung erlaubt; Ware ohne Gutschrift bleibt auf dem Regal. Wenn die gesamte Ware dort auf eine Gutschrift wartet, erscheint: Die gesamte Ware hier (2 Stk.) wartet auf eine ERP-Gutschrift — sie kann noch nicht in ein anderes Lager verschoben werden. Beim Einlagern im Ziellager wird das nochmals geprüft. Umbuchen kannst du diese Stücke, sobald die Rückgabe eine ERP-Gutschrift hat.

Wann die Kennzeichnung verloren geht

Verschwindet markierte Ware aus dem Lager — etwa durch Paketversand, einen bei der Inventur festgestellten Fehlbestand oder eine Bestandskorrektur — geht die Kennzeichnung verloren. Im Rückgabeverlauf erscheint Ware ohne Gutschrift abgegangen. Dabei gilt dieselbe Mengenregel: Fehlt eines von fünf Stücken, bleiben zwei markierte Stücke unberührt.

Später wiedergefundene Ware, eine zurückgenommene Inventurkorrektur oder ein storniertes Dokument stellt den Bestand wieder her, nicht jedoch die Kennzeichnung. Die Ware zählt dann als normaler Bestand.

In einem Fall verschwindet die Kennzeichnung, obwohl die Ware bleibt: beim abgebrochenen Verpacken, wenn eine Position aus mehreren Behältern oder an mehreren Arbeitsplätzen gepackt wurde. Die Ware kommt in die Behälter zurück, aber die Kennzeichnung geht verloren und wird im Verlauf vermerkt. Wird das Verpacken aus einem Behälter an einem Arbeitsplatz abgebrochen, kommt die Kennzeichnung mit der Ware zurück.

Rückgabeverlauf

Eine Rückgabe mit solcher Ware kann nicht gelöscht werden

Solange mindestens ein Artikel der Rückgabe markiert ist und die Verfolgung aktiv ist, kannst du die Rückgabe weder stornieren noch löschen — auch nicht nach erneutem Öffnen. Das System meldet: Ware aus dieser Rückgabe liegt auf einem Regal und hat noch keine Verkaufsgutschrift im ERP — die Rückgabe kann nicht storniert oder gelöscht werden. Beim Löschen ginge der einzige Nachweis dieser Artikel verloren und die tatsächliche Bestandsabweichung zwischen Lager und ERP würde verdeckt. Gleiche zuerst die Gutschrift im ERP ab und bereinige danach die Rückgabe.

Wird diese Ware verkauft?

Markierte Ware ist im Lager nicht gesperrt. Die Kommissionierung kann sie wie jeden anderen Artikel entnehmen. Unsere Marketplace-Bestände stammen aus dem ERP, das diese Ware noch nicht kennt. Daher verändert die Kennzeichnung die Marketplace-Mengen nicht. Liest das ERP den Bestand über eine BaseLinker-kompatible Verbindung (Lagerbestandsmethoden) oder gleicht es Mengen ab, erhält es den Bestand abzüglich der Ware ohne Gutschrift. Beim Abgleich wird diese Ware nicht vom Regal entfernt.

Verfolgung aktivieren

Aktiviere zuerst Einstellungen → Rückgaben → Allgemein → Ware ohne ERP-Gutschrift verfolgen (standardmäßig ausgeschaltet). Der Schalter aktiviert die Funktion; zwei Workflow-Regeln bestimmen, wann die Kennzeichnung gesetzt und entfernt wird (Aktionen — was eine Regel tun kann):

• Auslöser Rückgabestatus geändert, Bedingung Rückgabestatus — die abgeschlossenen Rückgabestatus, die auf eine Gutschrift warten; Aktion Rückgabeware als ohne Gutschrift markieren.
• Auslöser Rückgabestatus geändert, Bedingung Rückgabestatus — der Status mit der Bedeutung „Gutschrift ist im ERP“ (bei uns KFS_Confirmed); Aktion Kennzeichnung „ohne Gutschrift“ von Rückgabeware entfernen.

Beide Aktionen haben keine Parameter und können mehrfach ausgeführt werden. Ohne den Schalter bewirken die Regeln nichts. Ist der Schalter aktiv, fehlen aber die Regeln, wird ebenfalls nichts markiert. Die Kennzeichnung gilt nur für abgeschlossene Rückgaben.

Rückgaben, die vor Aktivierung der Regeln geschlossen wurden, werden nicht nachträglich markiert. Eine solche Rückgabe erhält die Kennzeichnung nur, wenn ihr Status später zu einem von der Markierungsregel erfassten Status wechselt.

Verfolgung deaktivieren

Wenn du den Schalter ausschaltest, werden alle Kennzeichnungen im Unternehmen gelöscht; ab dann zählt die gesamte Ware als normaler Bestand. Vor dem Speichern fragt die Seite nach einer Bestätigung und zeigt, wie viele Stücke die Kennzeichnung verlieren. Einträge im Rückgabeverlauf bleiben bestehen.

Wird die Verfolgung erneut aktiviert, beginnt sie von vorn: Nur Rückgaben, die danach von der Regel markiert werden, erhalten die Kennzeichnung. Bereits zuvor markierte Stücke bekommen sie nicht zurück — auch wenn ihre Rückgabe noch auf eine Gutschrift wartet.