Aktionen — was eine Regel tun kann

Schritt für Schritt

Die Aktion Informationsposition zum Verpacken hinzufügen ergänzt am Ende der Warenliste im WMS2-Kiosk einen benutzerdefinierten Text. Verfügbare Typen sind Information, Warnung, Gratisartikel und Flyer/Zugabe. Keiner erfordert Scannen oder Bestätigen — die Konfiguration wird unter Hinweis, Warnung, Gratisartikel und Flyer in der Packliste beschrieben.

Aktion zu einer Regel hinzufügen

1. Öffne Tools → Automatisierung → Regeln und öffne eine Regel (Klick auf die Zeile) oder erstelle mit Neue Regel eine neue.
2. Wähle unter Ereignis auswählen... ein Ereignis — solange keines gewählt ist, steht in der rechten Spalte Wähle zuerst einen Auslöser, um Aktionen hinzuzufügen. (Ereignisse – wodurch eine Regel startet).
3. Klicke unter der Überschrift Aktion auf die runde Schaltfläche + (Aktion hinzufügen). Es erscheint eine Aktionskarte mit Positionsnummer.
4. Klappe Aktion auswählen... auf. Die Liste ist gruppiert — Aktionen des Auslöserbereichs sowie die Gruppe Funktioniert mit jedem Auslöser (dort befindet sich unter anderem Benachrichtigung senden (E-Mail/SMS/In-App)). Aktionen, für die dir die Berechtigung fehlt, stehen nicht in der Liste — siehe das Verfahren weiter unten.
5. Fülle die unter dem Auswahlfeld erscheinenden Parameter aus. Sie unterscheiden sich je nach Aktion.
6. Weitere Aktionen fügst du über dieselbe +-Schaltfläche hinzu. Mit den Pfeilen in der Kartenüberschrift oder durch Ziehen am Griff links (Ziehen, um Reihenfolge zu ändern) änderst du die Reihenfolge. Das Badge zeigt die Ausführungsposition.
7. Das Handsymbol in der Kartenüberschrift legt das Verhalten bei einem Fehler fest. Ausgeschaltet: Workflow trotz Fehler dieser Aktion fortsetzen. Eingeschaltet (rot): Workflow bei Fehler dieser Aktion abbrechen.
8. Das Zahnradsymbol (Aktionseinstellungen) öffnet zwei Einstellungen: Vor Ausführung warten (Ohne Wartezeit, 5 Minuten, 15 Minuten, 30 Minuten, 1 Stunde) mit dem Hinweis Die Regel hält an dieser Stelle an und läuft nach dieser Zeit weiter. Darunterliegende Aktionen warten mit. Sowie — für eine andere als die erste Aktion — Ausführen wenn (Immer / Wenn die vorherige erfolgreich war / Wenn die vorherige fehlgeschlagen ist) und Aktion verfolgen.
9. Klicke auf Speichern (oder Änderungen speichern). Das Speichern von Regeln ist durch doppelte Verifizierung geschützt — ist die Sitzung für sensible Vorgänge abgelaufen, gib im Fenster 2FA-Verifizierung erforderlich den Verifizierungscode ein und klicke auf Bestätigen (danach 15 Minuten ohne erneute Abfrage). Erfolg: Regel erstellt! oder Regel aktualisiert!.

Ohne mindestens eine Aktion wird beim Speichern Füge mindestens eine Aktion hinzu! angezeigt. Hat eine Aktion unvollständige Felder, erscheint Unvollständige Aktionsfelder ergänzen oder entfernen.

Berechtigung für eine geschützte Aktion erteilen 🔒

1. Öffne Konfiguration → Team und Zugriff → Rollen und Berechtigungen.
2. Öffne die Rolle zur Bearbeitung (Stiftsymbol in der Rollenliste → Rolle bearbeiten).
3. Vergewissere dich im Tab Modulberechtigungen, dass die Rolle Lesen für das Modul Automatisierungen hat — ohne diese Berechtigung greifen Feldberechtigungen nicht und auch der Automatisierungsbildschirm lässt sich nicht öffnen. (Vor Einführung des eigenen Moduls übernahm Einstellungen diese Rolle; bestehende Berechtigungen wurden automatisch übertragen.)
4. Wechsle zum Tab Feldberechtigungen.
5. Klappe die Gruppe Regelaktionen auf. Darin stehen sieben Einträge:
   • Workflow > Aktion: Sendungsnummern an Marketplace senden
   • Workflow > Aktion: Rechnung an Marketplace senden
   • Workflow > Aktion: Status im Marketplace ändern
   • Workflow > Aktion: Rechnung an Buchhaltungssystem exportieren
   • Workflow > Aktion: Bestellung vollständig vom Marketplace aktualisieren
   • Workflow > Aktion: Bestellungen an Großhändler senden
   • Workflow > Aktion: Bestellungen beim Großhändler stornieren
6. Aktiviere Schreiben für die Aktionen, die die Rolle in Regeln verwenden darf. Die Spalte Schreiben, nicht Lesen, bestimmt, ob eine Aktion im Assistenten verfügbar ist.
7. Klicke auf Rolle aktualisieren und bestätige den Code im Fenster 2FA-Verifizierung erforderlich.
8. Prüfe es: Ein Benutzer mit dieser Rolle öffnet Tools → Automatisierung, öffnet eine Regel und klappt Aktion auswählen... auf — die Aktion sollte jetzt in der Liste stehen. Fehlt sie weiterhin, wurde die Berechtigung einer anderen Rolle als der des Benutzers erteilt.

Bestellung ändern ist separat geregelt: Beim Speichern einer Regel werden die Berechtigungen für die einzelnen Bestellfelder geprüft, die in dieser Aktion gewählt wurden, nicht eine allgemeine Berechtigung für die gesamte Aktion.

Bestellungen und Marketplace

🔒 = erfordert eine gesonderte Berechtigung.

Bestellung an Großhändler senden übergibt die Bestellung an die im Feld Verbindung mit Großhändler ausgewählte Verbindung — Halmar oder Signal. Jede Bestellung wird nur einmal gesendet: Bei erneutem Regellauf endet die Aktion erfolgreich, ohne eine zweite Bestellung anzulegen. Vor dem Senden fragt sie den Großhändler, ob die Bestellung dort bereits vorhanden ist. Der Großhändler verpackt die Ware und versendet sie mit seinem Kurier (dessen Frachtbriefnummer kommt später in die Bestellung zurück) oder mit deinem Kurier. Im zweiten Fall wird die Bestellung erst nach Aufgabe einer Sendung deines Kuriers aus dem Großhändlerlager zusammen mit dessen Labels gesendet. Ist in der Verbindung der Versand des Großhändleranteils gemischter Bestellungen aktiviert, erhält der Großhändler nur die Positionen aus seinem Lager; den Rest versendest du. Nicht gesendet werden gemischte Bestellungen, deren Verbindung keine Aufteilung unterstützt, bei dir oder auf dem Marketplace stornierte Bestellungen, Lieferungen an Abholstellen, Nachnahmebestellungen, die die Verbindung nicht sendet, bereits beim Großhändler geschlossene Bestellungen (abgelehnt, zurückgezogen, ohne Frachtbrief oder nicht fristgerecht eingelesen), Bestellungen mit einer Sendung deines Kuriers an einen Großhändler, der selbst versendet, sowie Bestellungen ohne aufgegebene Kurier-Sendung bei einem Großhändler, der deinen Kurier nutzt: Sie erhalten einen Eintrag und die Aktion endet mit einem Fehler. Lass daher Workflow trotz Fehler dieser Aktion fortsetzen eingeschaltet und füge eine Aktion mit Ausführen wenn: Wenn die vorherige fehlgeschlagen ist hinzu, die die Bestellung auf einen Status zur Entscheidung verschiebt. Wenn die Bestellung später doch an den Großhändler geht, schließen sich diese Einträge automatisch. Fertige Regeln werden in Halmar — Möbelgroßhändler verbinden und Signal — Möbelgroßhändler, der mit deinem Kurier versendet beschrieben.

Bestellung beim Großhändler stornieren zieht eine Bestellung über die unter Verbindung mit Großhändler ausgewählte Verbindung zurück, solange der Großhändler noch nicht mit der Bearbeitung begonnen hat. Das System bittet ihn, die Bestellung zu löschen, und prüft, ob sie wirklich nicht mehr vorhanden ist. Bereitet der Großhändler die Bestellung bereits vor, hat er sie versendet, zurückgesendet oder die Rücknahme nicht bestätigt, erhält sie den Eintrag Großhandel: Bestellung manuell beim Großhändler stornieren und die Aktion endet mit einem Fehler — storniere sie selbst beim Großhändler. Dasselbe gilt für Großhändler, die keine Rücknahmen aus dem System annehmen (Signal): Dort stornierst du jede gesendete Bestellung manuell. Gelingt der Rückzug später, schließt sich der Eintrag automatisch. Eine nie gesendete Bestellung, die der Großhändler nicht hat, oder eine bereits zurückgezogene Bestellung überspringt die Aktion: Das ist kein Fehler und löst daher weder Erfolgs- noch Fehleraktionen aus.

Beide Aktionen funktionieren nur, wenn die Großhändlerverbindung aktiv ist. Ist sie oder die Verbindung zum Vertriebskanal der Bestellung deaktiviert, wird die gesamte Regel übersprungen: Die Ausführungshistorie zeigt SKIPPED, es entsteht kein Eintrag und es werden auch keine für Fehler vorgesehenen Aktionen ausgeführt (Ausführungsverlauf — was tatsächlich passiert ist).

Interne Notiz hinzufügen erfordert Schreibberechtigung für die Bestellbeschreibung. Gib den Text ein und schalte bei Bedarf Datum und Uhrzeit hinzufügen aus. Der Eintrag wird nach einer Leerzeile angehängt; die Kundennotiz bleibt unverändert. Derselbe letzte Eintrag wird nicht erneut angehängt, auch wenn sich das Datum geändert hat. Eine andere Notiz ermöglicht, den vorherigen Text erneut anzuhängen. Für die gesamte Beschreibung einschließlich Datum und Trennzeichen gilt eine Grenze von 1000 Zeichen — bei Überschreitung endet die Aktion mit einem Fehler, ohne den Text abzuschneiden. Der Eintrag wird als Automatisierung in der Historie gespeichert und löst Bestellung bearbeitet aus. Die Aktion wird durch die Workflow-Migration 0098_fulfillment_automation installiert.

Produkt zur Bestellung hinzufügen erfordert die Berechtigung zum Erstellen im Modul Bestellungen. Suche ein Produkt anhand SKU, EAN oder Name (mindestens zwei Zeichen), wähle das Ausführungslager und gib eine Menge von 1 bis 1000, den Brutto-Einzelpreis in der Bestellwährung und den Mehrwertsteuersatz ein. Preis 0 bedeutet Gratisartikel. Es entsteht eine Warenposition, die vom WMS bearbeitet wird; das Hinzufügen aktualisiert auch eine bereits aktive Warteschlange im ausgewählten Lager. Stornierte oder bereits erfüllte Bestellungen nehmen keine solchen Positionen an. Ist die Bestellung bereits im WMS, fehlt für das gewählte Lager eine Warteschlange oder schlägt die Aufgabenerstellung fehl, wird das Hinzufügen zurückgerollt und ein Fehler gemeldet. Ein erneuter Versuch ergänzt fehlende Aufgaben der zuvor hinzugefügten Position, ohne die Menge zu erhöhen.

Beispielregel: Beliebige Position hat Ausführungslager X und die umgekehrte Bedingung Bestellung enthält ein Produkt, das das Kriterium erfüllt (Produkt-ID Y) → Produkt Y hinzufügen, Menge 1, Lager X. Die Umkehrung prüft, dass das Produkt fehlt. Die Aktion selbst überspringt das Hinzufügen ebenfalls, wenn das Produkt bereits eine Position mit positiver Menge in irgendeinem Lager dieser Bestellung hat — erneute Ausführung erhöht die Menge nicht. Eine Aktualisierung vom Marketplace behält die hinzugefügte Position bei und berücksichtigt ihren Wert in der Bestellsumme. Die Funktion erfordert die Orders-Migration 0114_orderproduct_added_by_workflow und die Workflow-Migration 0098_fulfillment_automation.

Produktzuordnung erneut versuchen ist für Bestellungen im angehaltenen Status „issue product empty“ bestimmt (Position ohne Produkt beim Import — bei Zalando meist ein vorübergehender Fehler beim Lesen der EAN). Die Aktion ruft die Bestellung erneut vom Marketplace ab und ordnet Positionen ohne Produkt genauso zu wie der Punkt „Produkte“ im Menü Vom Marketplace aktualisieren auf der Bestellkarte. Sobald jede Position ein Produkt hat, schließt sie den Eintrag „product empty“, verschiebt die Bestellung auf den in der Regel gewählten Status (leeres Feld = Eingangsstatus „default“) und sendet das Signal einer neuen Bestellung, sodass weitere Regeln sie wie frisch importiert behandeln. Eine Position, der weiterhin ein Produkt fehlt, lässt die Bestellung im Anhaltestatus und erstellt keinen neuen Eintrag.

Empfohlene Regel: Auslöser „Interner Status geändert“ auf „issue product empty“, Bedingung „Interner Status = issue product empty“ und drei Kopien der Aktion mit Verzögerung 0 s, 900 s und 900 s. Nach erfolgreicher Freigabe ist die Bedingung nicht mehr erfüllt und weitere Versuche laufen nicht. Nach drei fehlgeschlagenen Versuchen bleibt die Bestellung für einen Mitarbeiter liegen.

Durch Automatisierung hinzugefügtes Produkt entfernen entfernt alle hinzugefügten Positionen des ausgewählten Produkts, auch nach Aufteilung auf Lager. Vom Kunden gekaufte Positionen werden nicht entfernt. Auch inaktive Produkte sind verfügbar. Wurde auch nur eine der zu löschenden Positionen im WMS begonnen, verpackt oder versendet, endet die Aktion mit einem Fehler, ohne die übrigen zu löschen. Die Entfernung bleibt in der Historie, aktualisiert die Bestellsumme und entfernt ausstehende Warteschlangenaufgaben. Eine Wiederholung nach erfolgreicher Entfernung ändert nichts. Erfordert die Berechtigung Löschen im Modul Bestellungen. Wird dasselbe Produkt manuell erneut hinzugefügt, entsteht eine separate Position, die beim Entfernen der Zugabe erhalten bleibt.

Sendungen

Unbenutzte Versandlabels stornieren lässt dich die Sendung des Ereignisses oder ausgehende Sendungen der Bestellung auswählen. Erfordert die Berechtigung Löschen im Modul Bestellungen. Die Aktion prüft, dass Verpacken nicht begonnen hat, keine Waren in Paketen physisch verpackt wurden, die Sendung nicht aufgegeben und die Sendungsnummer nicht an den Marketplace übermittelt wurde. Eine Kuriermeldung zur Sendung (Status „registriert“) bedeutet für sich allein noch nicht, dass sie aufgegeben wurde.

Die Aktion verwendet bestätigte Stornierungen in den Treibern von UPS, Allegro Kurier, Ambro, Schenker, Geis und InPost. Einschränkungen des Kuriers gelten weiterhin — InPost lässt hier unbestätigte Reservierungen stornieren. Best-effort-Versuche wie PostNord reichen nicht aus, um ein Label automatisch zurückzuziehen.

Vor dem Senden der Anfrage an den Kurier werden Labels deaktiviert. Verpacken, Drucken, Label-Erstellung, Aufgabe und Übertragung der Nummern an den Marketplace werden während der Stornierung sowie bei einem Ergebnis, das geprüft werden muss, blockiert. Erst die bestätigte Stornierung aller Pakete entfernt die lokale Sendung. Dateien und Änderungsverlauf bleiben bestehen. Bei unklarer Antwort oder Timeout bleibt die Sendung erhalten und eine erneute Stornierungsanfrage ist blockiert — prüfe das Ergebnis beim Kurier und bearbeite es manuell auf der Bestellkarte. Wurde die Stornierung bestätigt, aber die lokale Bereinigung ist fehlgeschlagen, erledigt ein erneuter Versuch sie ohne weiteren Kurieraufruf.

WMS-Ausführungsbedingungen

• WMS-Ausführungsstatus — Status, wie auf der Bestellkarte berechnet: Kommissionierung, Sortierung, Verpackung, verpackt und andere WMS-Status.
• Bestellung ist in einer aktiven WMS-Warteschlange — mindestens eine Position mit positiver Menge liegt in einer aktiven Warteschlange. Die umgekehrte Bedingung prüft, ob eine solche Warteschlange fehlt.
• Verpacken der Bestellung begonnen — ein Verpackungsvorgang in der aktiven Warteschlange wurde begonnen oder abgeschlossen, auch wenn noch kein erstes Stück registriert wurde.
• Bestellung teilweise verpackt — ein Teil der Menge wurde verpackt, ein Teil wartet in aktiven Warteschlangen noch auf Verpackung; gilt auch für eine einzelne teilweise verpackte Position.

Die Bedingungen prüfen den Zustand beim Ausführen des ausgewählten Auslösers. Sie sind selbst keine neuen Auslöser. Die neuen Aktionen und Bedingungen werden durch die Workflow-Migration 0098_fulfillment_automation installiert.

Sendung beim Kurier erstellen — mit einem bestimmten Zusteller, optional mit Label. Sendung anhand der Zuordnung erstellen — der Zusteller stammt aus der Zuordnung der Versandart (Versandmethoden zuordnen und Sendungen validieren).

Beide Aktionen haben das Feld Labelvorlage: Aus Kurierzuordnung oder eine ausgewählte Vorlage (Labelvorlagen — was das Unternehmen auf Pakete druckt). Darunter stehen Paketgröße, Nachnahmebetrag und Versicherung; wenn die Aktion ein Kurierkonto ausgewählt hat, auch Zusatzdienste. Absender und weitere Kontoeinstellungen änderst du in der Vorlage, nicht in der Aktion. Alles ist sofort sichtbar. Graue Werte kommen aus der Vorlage. Ändere nur, was diese Aktion anders machen soll; ↺ stellt die Vorlage wieder her. Eine Aktion, bei der nichts geändert wurde, versendet genau nach den Vorgaben der Vorlage.

Wenn Vorlage oder Aktion Mitarbeiter beim Verpacken fragen vorgibt, erstellt eine Aktion, die sofort ein Label aufgeben soll, keine Sendung: Die Bestellung wartet auf das Verpacken und dort wählt der Mitarbeiter die Paketgröße. Eine Aktion, die nur die Sendung vorbereitet, wird ausgeführt — beim Bestätigen fragt der Kiosk nach der Paketgröße.

Die Bestellung hat bereits ein Label — die Aktion erstellt keine zweite Sendung. Hat die Bestellung eine ausgehende Sendung mit fertigem Label (manuell auf der Bestellkarte, beim Verpacken oder durch einen früheren Regellauf erstellt), rufen beide Aktionen den Kurier nicht auf. Das Ergebnis in der Historie ist grün und die Bestellung läuft weiter. Ohne diese Regel würde das Zurücksetzen auf den Auslöserstatus eine zweite Sendung beim Kurier bestellen: Ihre Nummer würde die Paketnummer überschreiben, das gedruckte Label hätte aber die erste Nummer — an den Marketplace ginge eine Nummer, zu der kein Paket gehört. Trotz Label wird die Aktion nur in diesen Fällen ausgeführt:

• Die Regel hat den Parameter force_new_parcel: true oder use_existing: false — eine bewusste Aufforderung, eine weitere Sendung zu erstellen;
• die Aufteilung in mehrere Sendungen wurde mittendrin unterbrochen — die Aktion ergänzt die fehlenden.

Retouren sind davon ausgenommen. Ein Label manuell auf der Bestellkarte zu erstellen funktioniert wie bisher — ein Mitarbeiter kann bewusst eine neue Sendung anlegen.

Versand aus dem Großhändlerlager. Beide Aktionen haben auch das Feld Versand aus dem Großhändlerlager — für Ware, die bei einem Großhändler liegt, der mit deinem Kurier versendet (Signal), wenn die Bestellung auch Positionen aus deinem Lager enthält. Ein leeres Feld erstellt wie bisher deine Sendung. Mit einem ausgewählten Großhändlerlager:

• erstellt die Aktion eine Sendung dieses Lagers — sie wird niemals deiner Packsendung hinzugefügt;
• ordnet der ersten Sendung die Bestellpositionen aus diesem Lager zu;
• prüft „Bestellung hat bereits ein Label“ nur für Sendungen dieses Lagers — dein Label blockiert die Erstellung nicht;
• übernimmt den Absender wie immer aus der Labelvorlage (die Lageradresse nur bei einer Vorlage mit Lagerabsender);
• lehnt die Aktion ab, wenn das ausgewählte Lager dein eigenes oder nicht Teil des Unternehmens ist, bei Retouren und bei Nachnahmebestellungen, wenn die Bestellung bereits eine andere Sendung hat: Nur eine Sendung darf Nachnahme tragen. Die Bestellung erhält dann einen Eintrag zur fehlgeschlagenen Aufgabe und die Aktion endet mit einem Fehler.

Dieselbe Auswahl findest du manuell auf der Bestellkarte: Hat die Bestellung auch Positionen außerhalb des Großhändlerlagers und wurde sie noch nicht an den Großhändler gesendet, fragt das Fenster Sendung erstellen Für wen ist das Label? — Unser Lager (nur wenn die Bestellung deine Positionen enthält) oder Großhandel: <Lager> mit dem Namen des Großhändlerlagers. Die Schaltfläche Label erstellen in der Großhändlergruppe der Bestellkarte öffnet dieses Fenster mit dem Lager des Großhändlers vorausgewählt. Die fertige Regel und der manuelle Ablauf für gemischte Bestellungen mit Signal stehen unter Signal — Möbelgroßhändler, der mit deinem Kurier versendet.

Dokumente

Dokumentenstatus ändern · Zugehöriges Dokument erstellen · Dokument drucken (auf dem ausgewählten Stationsdrucker) · Bestelldokument erzeugen (PDF ohne Drucken).

Retouren

Retourenstatus ändern · Retourengrund festlegen · Kundenservicestatus festlegen · Als problematisch markieren · Bestellstatus aus Retoure ändern.

Bestellstatus aus Retoure ändern verschiebt die Bestellung, aus der die Retoure stammt, auf den ausgewählten internen Status — wie Status ändern bei Bestellungen, aus derselben Statusliste. Die Änderung erscheint in der Bestellhistorie und löst wie jede Statusänderung Bestellregeln für den neuen Status aus. Eine Retoure ohne Bestellung überspringt die Aktion ohne Fehler. Zusammen mit den Bedingungen Bestellung aus Retoure: bezahlt und Bestellung aus Retoure: Status (Workflow-Bedingungen — alle angegebenen Bedingungen müssen erfüllt sein) kannst du im Regelassistenten eine Regel erstellen, die nach einer Retoure die Bestellung verschiebt — zum Beispiel eine nicht abgeholte, unbezahlte Nachnahmebestellung in einen Status zur Stornierung.

Retourenware als ohne Korrektur markieren · Markierung „ohne Korrektur“ von Retourenware entfernen — dieses Aktionspaar ist für Ware gedacht, die ins Regal zurückkam, bevor das ERP eine Verkaufskorrektur erhalten hat. Die erste Aktion wird beim Schließen der Retoure ausgelöst (wirkt nur auf eine geschlossene Retoure), die zweite bei einem Status, der bedeutet „Korrektur ist im ERP“ (bei uns KFS_Confirmed). Beide Aktionen haben keine Parameter und können wiederholt ausgeführt werden; ohne die Regeln gibt es die Markierung nicht. Sie arbeiten nur, wenn Einstellungen → Retouren → Allgemein → Ware ohne ERP-Korrektur verfolgen aktiviert ist; bei Deaktivierung tun sie nichts (Ware ohne Gutschrift — Rückgabeartikel im Lager, die dem ERP noch fehlen).

ERP-Gutschrift prüfen

Die Aktion ERP-Gutschrift prüfen liest die Verkaufsgutschrift im ausgewählten ERP aus; sie erstellt niemals eine. Die Konfiguration der Verbindung findest du unter Retouren → Allgemein (Rückgabestatus, Gruppen und Übergänge). Die Aktion fragt die Gutschrift des aktuellen Retourenobjekts ab. Als Trigger verwendest du gewöhnlich Retourenstatus geändert (einmal beim Eintritt in den Status) oder Zyklisch: Retoure in Status (wiederholt, solange die Retoure im Status bleibt) (Ereignisse – wodurch eine Regel startet).

Mit Keine Gutschrift nach legst du fest, nach wie vielen Stunden ohne Gutschrift die Aktion fehlschlägt; 0 bedeutet: schon bei der ersten Prüfung. Wird eine Gutschrift gefunden, wird ihre Nummer in der Retoure gespeichert und die Aktion ist erfolgreich. Fehlt sie vor Ablauf der Frist, wartet die Aktion weiter. Ist die Frist erreicht, schlägt sie einmal pro Aufenthalt im Status fehl. Bei einem vorübergehenden ERP- oder Speicherfehler ist das Ergebnis weder Erfolg noch Fehlschlag; der nächste Lauf prüft erneut.

Richte Folgeaktionen über Ausführen, wenn ein: Wenn vorherige erfolgreich war (zum Beispiel den Retourenstatus auf „abgerechnet“ setzen) oder Wenn vorherige fehlgeschlagen ist (zum Beispiel den Kundenservicestatus setzen). Wähle in Aktion verfolgen die Aktion ERP-Gutschrift prüfen. Verwende niemals Immer, sonst würden Folgeaktionen auch dann laufen, wenn die Prüfung noch wartet oder das ERP nicht geantwortet hat. Lasse bei der Prüfaktion Workflow trotz Aktionsfehler fortsetzen aktiviert, damit die Fehlerfolgeaktion ausgeführt werden kann.

Wenn weder Erfolg noch Fehlschlag vorliegt, zeigt der Regellauf im Ausführungsverlauf Übersprungen (Ausführungsverlauf — was tatsächlich passiert ist). Das gilt auch, wenn die Retoure während der Prüfung gelöscht wurde. Ein Fehler beim Speichern des Ergebnisses führt nie zum Fehlschlag: Sonst könnte eine Retoure mit vorhandener Gutschrift fälschlich beim Kundenservice landen. Eine Meldung unter Probleme wird nur erstellt, wenn das ERP wegen eines Verbindungsfehlers nicht abgefragt werden kann; ein ERP, das vorübergehend nicht antwortet, und ein Fehler bei den Belegen einer einzelnen Retoure eröffnen keine Meldung (Rückgabestatus, Gruppen und Übergänge).

Produkte und Katalog

Produktaktivität ändern · ABC-Klasse festlegen · Produkt zur Kategorie hinzufügen · Produkt aus Kategorie entfernen · Benutzerdefiniertes Produktfeld setzen (leerer Wert löscht) · Bestandssynchronisierung zu Marketplaces einreihen · Mindestbestand festlegen.

Lager

Nachschubaufgaben erstellen · Standortinventur erstellen (wird an eine bestehende angehängt, statt sie zu duplizieren) · Inventur automatisch freigeben · Inventur eskalieren · Auf Status verschieben (bei einem Rückstau).

Sonstiges

Benachrichtigung senden (E-Mail/SMS/In-App, aus einer Vorlage) · Warten (bis zu 60 Minuten) · URL aufrufen (Webhook mit Inhalt) · Call custom event — also eine andere Regel auslösen (Eigene Ereignisse – manuell ausgelöste Schaltflächen).

Benachrichtigung an eine ganze Rolle

Den Empfänger wählst du mit Empfänger auswählen. Neben einer manuell eingegebenen Adresse und Adressen aus einem Objekt (Kunde, Betreuer) gibt es Alle in einer Rolle: Wähle eine Rolle, dann wird die Nachricht an jede Person in deinem Unternehmen gesendet, die diese Rolle hat.

• Jeder Empfänger erhält einen eigenen Benachrichtigungseintrag und einen eigenen Versand — es ist nicht eine Nachricht mit einer Liste von Adressen in Kopie.
• Personen ohne E-Mail-Adresse werden ausgelassen. Deaktivierte (inaktive) Konten ebenfalls — die Rolle merkt sich ehemalige Mitarbeiter, deren Postfach meist nicht mehr existiert.
• Scheitert der Versand an eine Person, erhalten die übrigen trotzdem ihre Kopie. Die Regel meldet nur dann einen Fehler, wenn keine einzige Nachricht zugestellt werden konnte.
• Das Feld Rolle erscheint erst, wenn Alle in einer Rolle ausgewählt wurde — bei anderen Methoden zur Empfängerauswahl gibt es dort nichts festzulegen.
• Der Kanal SMS unterstützt keinen Versand an eine Rolle.

So muss „Lager benachrichtigen“ oder „Kundenservice benachrichtigen“ nicht mehr in jeder Regel eine eigene Adressliste enthalten — eine Änderung der Rollenbesetzung aktualisiert die Empfänger aller Regeln zugleich.

URL aufrufen — Webhook mit Inhalt

Die Aktion, die zuvor nur ein Platzhalter war, sendet jetzt eine echte Anfrage. Felder:

Wichtige Hinweise:

• Eine andere als eine 2xx-Antwort ist ein Aktionsfehler — bei „Bei Fehler abbrechen“ stoppt die Regel tatsächlich; in der Historie sieht man Antwortcode und Anfang des Inhalts.
• Weiterleitungen werden nicht verfolgt.
• Inhalt, der nicht ausgefüllt werden kann (zum Beispiel {{ order.id }} in einer Regel ohne Bestellung), bricht die Aktion ab — statt dem Partner eine rohe Vorlage zu senden, die er für eine Bestellnummer hält.
• GET überträgt keinen Inhalt.
• Die Header Host und Content-Length werden beim Speichern abgelehnt.
• Amazon-Bestellungen werden ohne Käuferdaten übermittelt — Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Login, NIP und Adressen (auch aus Retoure und Dokument) werden als leer eingesetzt. Bestellnummer, Status, Beträge, Land und Sendungsnummern bleiben erhalten. Die Regel wird nicht angehalten.

Sieben Aktionen mit gesonderter Berechtigung

Mit 🔒 markierte Aktionen erfordern eine Rollenberechtigung im Feldberechtigungskatalog, Gruppe Regelaktionen — unter dem Modul Automatisierungen (Feldberechtigungen — einzelne Felder und einzelne Aktionen). Früher war die Gruppe unter Einstellungen; bei der Einführung wurden die Berechtigungen automatisch übertragen, du musst sie den Rollen nicht erneut erteilen.

Ohne diese Freigabe erscheint die Aktion nicht im Assistenten. Wenn du „Rechnung senden“ suchst und sie nicht findest, fehlt wahrscheinlich die Berechtigung und nicht die Funktion.

Bestellung ändern ist zusätzlich für jedes Feld einzeln geschützt — du kannst etwa den Kommentar ändern, aber nicht den Betrag.

Zwei Aktionen, die nichts tun

Wichtig, damit du keinen Prozess darauf stützt:

• Manager über Inventur benachrichtigen — schreibt nur einen Logeintrag; niemand wird benachrichtigt.
• ERP-Dokumente erzeugen — Platzhalter; es wird kein Dokument erstellt.

Beide erscheinen in der Historie als erfolgreich. Zum Benachrichtigen verwende Benachrichtigung senden (Fallstricke der Automatisierung).

Eine dritte Aktion aus dieser Liste war URL aufrufen (früher „Webhook“), die bei jeder Ausführung mit einem Fehler endete — inzwischen sendet sie eine echte Anfrage; die Beschreibung steht oben.