Labelvorlagen — was das Unternehmen auf Pakete druckt

Das Unternehmen kann den Inhalt zusätzlicher Informationen festlegen, die der Kurier auf das Label druckt, zum Beispiel die Bestellnummer oder den Käuferkommentar.

Bildschirm: Einstellungen → Versand → Kurierlabels.

Zuerst siehst du die Vorlagenliste: Name (ein Stern kennzeichnet die Unternehmensstandardvorlage), für wen sie druckt, Notiz, Versandart und Status. Über der Liste gibt es eine Suche (nach Name und Text) sowie Filter für Kurierkonto und Status. Wenn du auf eine Zeile klickst, öffnet sich die Vorlage in voller Breite; die Seitenadresse verweist auf die geöffnete Vorlage und kann daher als Link weitergegeben werden. Der Pfeil in der Überschrift führt zurück zur Liste; die Schaltflächen zum Speichern erscheinen erst nach einer Änderung.

Eine Vorlage entspricht einem Label

Eine Vorlage ist ein benanntes Bündel von Entscheidungen — so denkt man darüber: „So sehen unsere Pakete aus“. Du füllst nur aus, was gedruckt werden soll, und lässt den Rest leer.

Ein leeres Feld bedeutet nicht „nichts drucken“, sondern „so lassen wie bisher“. Die Standardnotiz ist dann genau die, die die Kuriere schon immer erhalten haben.

Bausteine statt Syntax

Wenn du {{ in ein Textfeld eingibst, werden Variablen mit Beispielwerten aus der letzten Bestellung vorgeschlagen; dasselbe erledigt die Schaltfläche Variable über dem Feld. Eine eingefügte Variable wird hervorgehoben; eine unbekannte rot markiert, weil sie nichts ausgeben würde.

Unter den Textfeldern gibt es außerdem anklickbare Bausteine: Noxti-Bestellnummer, Marketplace-Nummer, Shopnummer, Kundennotiz, Paketinhalt, Versandart, Kundenname, Trennzeichen. Ein Klick fügt den Baustein an der Cursorposition ein. Niemand muss die Syntax lernen, um festzulegen, dass auf dem Paket die Shopnummer stehen soll.

Darunter stecken Ausdrücke mit derselben Syntax wie in den Druckvorlagen — wer möchte, kann eigene schreiben, zum Beispiel eine Bedingung oder eine Gewichtsberechnung.

Vorschau auf einem echten Label

Rechts neben dem Editor siehst du die Vorschau: ein echtes Label des ausgewählten Kuriers mit dem eingefügten Text an der Stelle, an der dieser Kurier ihn druckt. Das ist nicht dasselbe wie die Zeichenzahl. DPD bricht die Notiz in drei Zeilen unter der Adresse um, Packeta druckt sie seitlich, Orlen in eine Ecke — der Ersteller der Vorlage möchte sehen, wie es aussieht, und nicht, wie viele Zeichen übrig bleiben.

Unter der Vorschau befindet sich die Tabelle „Wo Kuriere Text abschneiden“ — für das Feld, in dem der Cursor steht: Kurier, Zeichenlimit und der gedruckte Text. Zuerst kommen die Kuriere, die den Text abschneiden würden. Direkt unter dem Feld zeigt ein rotes Scherensymbol, bei welchem Kurier der Text nicht passt; passt er überall, erscheint unter dem Feld nichts.

Zur Auswahl stehen alle Kurierkonten des Unternehmens. Bei Konten ohne Vorlagenbild steht der Zusatz „ohne Labelmuster“ — ein Bild gibt es dafür nicht, aber die Tabelle mit den Limits schon.

Die Vorlagenbilder sind echte Labels mit Daten eines Testunternehmens — darauf sind keine Daten oder Abrechnungsnummern anderer Personen zu sehen.

Vorlage für ein Kurierkonto

Das Feld Kurierkonto legt fest, für wen die Vorlage gilt.

• Jedes Kurierkonto (allgemeine Vorlage) — die Vorlage druckt für jeden Kurier.
• Bestimmtes Konto, zum Beispiel DPD — die Vorlage druckt nur für dieses Konto. Sie kann dessen Einstellungen ebenfalls überschreiben.

So kann ein Konto mehrere Vorlagen haben. Unternehmensstandard kann nur eine allgemeine Vorlage sein; einen Versanddienst wählst du nur bei einer dem Konto zugewiesenen Vorlage. Zum Beispiel DPD für Kleidung und DPD für Reifen, jeweils mit anderem Absender und anderem Label-Format. Du musst kein zweites Kurierkonto anlegen.

Der Editor hat Tabs: Vorlage (Name, Konto, Standard, Aktiv), Was auf dem Label gedruckt wird (Textfelder) und Wie wir das Paket versenden. Letzterer besteht aus aufklappbaren Abschnitten: Absender, Paket, Kurierdienste, Nachnahme und Versicherung, Druck und Sonstiges. Unter dem Abschnittsnamen steht eine Kurzfassung der Einstellungen; ein Badge zeigt, wie viele Einstellungen die Vorlage überschreibt.

Als Text gespeicherte Kuriercodes (zum Beispiel DHL-Produkt, Kostenträger, Label-Format) wählst du aus einer Liste — derselben wie in den Kontoeinstellungen.

Jede Einstellung ist sofort sichtbar. Ein leeres Feld zeigt den Wert, den das Paket ohne Vorlage verwenden würde (aus Kurierkonto oder Unternehmenseinstellungen); das ⓘ-Symbol beim Namen zeigt, woher er stammt. Wenn du einen Wert eingibst, wird er in der Vorlage gespeichert: Neben dem Namen erscheint ein Punkt, unter dem Feld steht „vorher: …“, und ↺ setzt den Kontowert wieder ein. Wenn du denselben Wert wählst, den das Konto bereits hat, wird nichts gespeichert.

In den Kontoeinstellungen funktionieren Variablen {{ … }} nicht — der Kurier würde sie wörtlich erhalten, daher nimmt das System sie beim Speichern nicht an. Variablen funktionieren in den Feldern des Tabs Was auf dem Label gedruckt wird.

Im Abschnitt Absender stehen die Felder in der Reihenfolge eines Umschlags: Firmenname, Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer, Zusatz, Postleitzahl, Ort, Land, Telefon, E-Mail. Wenn das Kurierkonto eigene Absenderfelder hat (zum Beispiel UPS), ist der Absender aus den Unternehmenseinstellungen darunter eingeklappt. Du wählst, wer als Absender auf dem Paket steht:

• Aus Unternehmens- und Kurierkontoeinstellungen — wie bisher.
• Aus dem Lager, von dem wir versenden — Adresse und Kontakt des Lagers, aus dem die Bestellprodukte stammen. Fehlende Lagerfelder werden aus den Einstellungen übernommen.

Ein weiter unten überschriebenes Feld hat immer Vorrang. So kannst du einen eigenen Absender festlegen, zum Beispiel den Shopnamen.

Ohne ausgewähltes Konto enthalten die Abschnitte nur Unternehmenseinstellungen für den Versand, etwa die Absenderdaten. Paketmaße und Kurierdienste gehören zum Konto und werden erst nach der Auswahl eines Kontos angezeigt — bis dahin ist der Abschnitt Kurierdienste ausgegraut.

Eine Vorlage ändert niemals Passwörter, Anmeldedaten, Tokens oder Verbindungsdaten des Kuriers. Solche Felder stehen nicht in der Liste und werden vom System nicht akzeptiert.

Paketgröße

Im Tab Paket legt das Feld Paketgröße fest, in welcher Größe ein Paket an ein Paketfach gesendet wird, wenn niemand eine Größe ausgewählt hat. Pakete an die Haustür und Retouren behalten ihre Abmessungen.

• Wie im Kurierkonto — keine Änderung.
• S (A), M (B), L (C) — diese Größe. Der Packkiosk fragt nicht mehr danach.
• Mitarbeiter beim Verpacken fragen — der Kiosk und das Labelfenster fragen nach der Paketgröße. Eine automatische Aktion, die sofort ein Label erstellen soll, versendet eine solche Sendung nicht: Sie erstellt einen Auftrag an der Bestellung; die Größe wird beim Verpacken ausgewählt. Eine Aktion, die nur die Sendung vorbereitet (Entwurf), funktioniert — beim Bestätigen fragt der Kiosk nach der Größe.

Das Größenfeld erscheint nur bei Kurieren, die Paketgrößen anbieten (InPost, Orlen Paczka, Packeta). Eine allgemeine Vorlage zeigt es immer an, da sie auch für solche Kuriere gelten kann.

Zusatzdienste, Nachnahme und Versicherung

Im Tab Dienste siehst du alle Kurierdienste als Auswahlfelder, auch solche, die nicht in deinem Vertrag enthalten sind. Der Kurier lehnt ein Paket mit einem Dienst außerhalb des Vertrags ab. Wenn du einen Dienst aktivierst oder deaktivierst, sendet die Vorlage genau die ausgewählten Dienste. Die Schaltfläche ↺ in der Überschrift setzt die Dienste aus dem Kurierkonto wieder ein.

Geis, DB Schenker und Ambro veröffentlichen keine Dienstelisten. Bei ihnen gibst du die Codes aus deinem Vertrag ein.

Im Tab Nachnahme und Versicherung:

• Nachnahmebetrag: Bestellwert, Wert ohne Versand oder noch offener Zahlbetrag.
• Versicherung: wie der Kurier sie handhabt, ohne Versicherung, Bestellwert, Nachnahmebetrag oder fester Betrag. Der Festbetrag ist in Złoty; eine Bestellung in einer anderen Währung erhält den umgerechneten Betrag zum Tageskurs.

DHL, InPost und Ambro versichern niemals unter dem Nachnahmebetrag — das verlangen sie. DHL versichert nur Bestellungen in Złoty. Allegro und Packeta deklarieren immer den Wert; bei ihnen bedeutet „Ohne Versicherung“ daher den Bestellwert. Nowe Kolory berechnet Nachnahmen auf eigene Weise. Der Bildschirm weist auf diese Ausnahmen hin. Bei einer vollständig bezahlten Bestellung gibt es mit der Regel „noch offener Zahlbetrag“ keine Nachnahme. Retouren erhalten weder Dienste noch Versicherung aus der Vorlage. Die Versicherung aus der Vorlage verwenden DPD, DHL, InPost, Geis, Ambro, Allegro und Packeta. Die übrigen Kuriere bleiben bei ihrer eigenen Regel; der Bildschirm weist darauf hin.

Label manuell erstellen

Im Fenster Sendung erstellen steht unter dem Kurier Labelvorlage: …, wenn die Bestellung mit einer Vorlage gedruckt wird. Darunter stehen die Zusatzdienste des Kuriers. Vorausgewählt sind die Dienste aus der Vorlage. Eine Änderung gilt nur für dieses eine Label; ↺ stellt die Vorlagenauswahl wieder her. Bei einer Retoure oder beim Bestätigen eines InPost-Entwurfs gibt es keine Dienste, weil die Sendung dort bereits besteht. Wenn die Vorlage Mitarbeiter beim Verpacken fragen vorgibt, fragt das Fenster nach der Paketgröße.

Welcher Shop welche Vorlage verwendet

Nicht auf diesem Bildschirm. Du weist die Vorlage bei der Kurierzuordnung zu — denn die Zuordnung verbindet diesen Shop mit diesem Kurier. Das Feld Labelvorlage befindet sich an beiden Stellen, an denen du die Zuordnung bearbeitest: auf der Integrationsseite (Schritt Versand, Abschnitt Kurierzuordnung) und unter Einstellungen → Integrationen → Kurier für Versandart. Ein leeres Feld bedeutet Unternehmensstandard.

In der Tabelle der Zuordnungen unter Einstellungen → Integrationen → Kurier für Versandart zeigt die Spalte Labelvorlage, womit jede Zuordnung druckt — ohne dass du sie öffnen musst. Eine deaktivierte Vorlage ist dort orange markiert.

Das Feld kann nur eine Rolle mit Leseberechtigung für das Modul Versand sehen und ändern. Ohne diese Berechtigung behält die Zuordnung ihre Vorlage beim Speichern bei; auch eine Änderung der Vorlage übernimmt das System dann nicht.

Eine deaktivierte Vorlage kann nicht zugewiesen werden: Sie steht in der Liste mit dem Zusatz „inaktiv“, ist aber nicht auswählbar. Eine Zuordnung, die sie bereits verwendet, behält sie — und druckt so lange die Unternehmensstandardvorlage, bis jemand die Vorlage aktiviert oder eine andere auswählt.

In der Liste erscheinen allgemeine Vorlagen und Vorlagen für das im jeweiligen Mapping ausgewählte Konto. Wenn du das Konto änderst, verschwindet eine Vorlage für ein anderes Konto aus dem Feld. Sie würde nicht gedruckt, deshalb akzeptiert das System sie auch nicht.

So kann ein Unternehmen mit mehreren Shops für jeden Shop unterschiedliche Labels drucken, obwohl derselbe Kurier verwendet wird. Eine Zuordnung ohne festgelegte Vorlage druckt die Unternehmensstandardvorlage; gibt es auch diese nicht, wird der Standard verwendet.

Wenn mehrere Zuordnungen passen, hat die Zuordnung mit einem bestimmten Kurierkonto Vorrang vor einer, die nur den Kurier angibt. Ein Unternehmen mit sieben DPD-Konten kann somit für eines davon ein eigenes Label festlegen.

Gewicht und Paketanzahl

Beide Felder greifen nur dann, wenn niemand einen eigenen Wert angegeben hat. Ein Mitarbeiter, der das Paket gewogen oder die Kartons an der Station gezählt hat, hat mit seiner Eingabe immer Vorrang.

Die Vorlage entnimmt das Gewicht einem von zwei Schaltern in der Zeile Gewicht:

• Aus Produkten (Standard) — Summe der Produktgewichte multipliziert mit der Menge. Bei einem Produkt ohne Gewicht wird das Ersatzgewicht aus den Unternehmenseinstellungen verwendet.
• Benutzerdefiniert mit leerem Feld — Paketgewicht aus den Einstellungen: zuerst eine Überschreibung in der Vorlage (Abschnitt Paket), dann aus dem Kurierkonto, dann vom Unternehmen. Für Unternehmen, die immer dieselbe Kartonart versenden und nach einer festen Gewichtsklasse abrechnen.
• Benutzerdefiniert mit Zahl oder Ausdruck — dasselbe Gewicht für jedes Paket.

Die übrigen Quellen bleiben Ersatzwerte: Ist das Festgewicht ungültig oder fehlt den Produkten ein Gewicht, wird für das Paket trotzdem das Produktgewicht oder das Gewicht aus den Einstellungen verwendet.

Das Verpackungsgewicht wird zum Schluss bei jedem Paket unabhängig von der Quelle hinzugerechnet — als feste Kilogrammzahl oder als Prozentsatz des Paketgewichts.

Eine Zuordnung ohne Vorlage berechnet das Gewicht wie bisher: aus den Produkten und anschließend aus den Einstellungen, ohne Verpackung.

An der Packstation wiegt niemand die Pakete — die Station berechnet das Gewicht der gescannten Produkte je Paket. Dieses Gewicht gilt für die Vorlage als „aus Produkten“ und nicht als ein vom Mitarbeiter eingetragener Wert: Eine Vorlage mit der Quelle „Fest“ oder „aus Einstellungen“ ersetzt es; das Verpackungsgewicht wird wie bei anderen Sendungen hinzugefügt.

Im Fenster zum Erstellen eines Labels wird das Gewicht mit dem Wert vorbelegt, den die Vorlage des ausgewählten Kuriers ergibt — beim Wechsel des Kuriers wird es automatisch neu berechnet. Bei mehreren Paketen erhält jede Zeile das Gewicht eines Pakets: Festgewicht und Gewicht aus Einstellungen sind für jedes Paket gleich, das Produktgewicht wird gleichmäßig aufgeteilt. Ein vom Mitarbeiter manuell eingegebener Wert hat immer Vorrang.

Löschen

Wenn du eine Vorlage löschst, die Kurierzuordnungen zugewiesen ist, musst du den Vorgang bestätigen — der Bildschirm zeigt, wie viele Zuordnungen betroffen sind. Danach verwenden diese Zuordnungen wieder den Unternehmensstandard, wodurch sich der auf Paketen dieser Shops gedruckte Inhalt ändert.

Wenn eine Vorlage fehlerhaft ist

Ein Tippfehler im Ausdruck wird beim Speichern erkannt und am Feld angezeigt. Sollte beim Drucken trotzdem etwas schiefgehen, erhält das Label den Standardtext — ein Vorlagenfehler kostet dich eine Einstellung, niemals den Versand.

Berechtigungen

Für Bildschirm und Vorschau brauchst du Leseberechtigung für das Modul Versand; zum Anlegen, Ändern und Löschen sind Schreibberechtigungen nötig. Die Vorschau ist lesend: Auch eine Rolle, die nur ansehen darf, sieht sowohl das Label als auch die Tabelle.