Regeln erstellen und ordnen

Schritt für Schritt

1. Öffne Tools → Automatisierung. Im Menü heißt der Punkt Automatisierung, im System sprechen jedoch alle von Workflow.
2. Klicke auf Neue Regel. Der Assistent öffnet sich mit zwei Spalten.
3. Gib oben Regelname (optional) ein und lass den Schalter daneben auf Regel ist inaktiv. Bevor du sie aktivierst, kannst du die Regel an einem bestehenden Objekt testen; siehe unten.
4. Wähle unter Auslöser ein Ereignis aus Ereignis auswählen... (Ereignisse – wodurch eine Regel startet). Wenn du ein Ereignis aus einem anderen Bereich auswählst, fragt der Dialog Auslöserbereich ändern?. Ändern und leeren entfernt nicht passende Bedingungen und Aktionen.
5. Bei einer Statusänderung erscheint zusätzlich Bei Status auslösen (Vorfilter). Das ist ein günstigerer Filter als eine Bedingung und wird zuerst geprüft (Ereignisse – wodurch eine Regel startet).
6. Füge im Bereich Bedingungen über Bedingung hinzufügen Bedingungen hinzu. Die Überschrift erinnert daran: Alle müssen erfüllt sein (Workflow-Bedingungen — alle angegebenen Bedingungen müssen erfüllt sein).
7. Füge in der Spalte Aktion über Aktion hinzufügen Aktionen hinzu. Solange kein Ereignis ausgewählt ist, steht dort Wähle zuerst einen Auslöser, um Aktionen hinzuzufügen. (Aktionen — was eine Regel tun kann).
8. Klappe Erweitert auf und prüfe Nicht erfüllte Bedingungen protokollieren. Bei neuen Regeln ist diese Option standardmäßig aktiviert. Andernfalls protokolliert der Verlauf keine Ausführungen, die an Bedingungen scheitern. Erwäge auch Einmal ausführen.
9. Lies den unten zusammengesetzten Satz und klicke auf Speichern (beim Bearbeiten Änderungen speichern). Fehlende Angaben melden Ereignis auswählen!, Mindestens eine Aktion hinzufügen! oder Unvollständige Aktionsfelder ausfüllen oder entfernen. Bei einer aktivierten zyklischen Regel meldet der Assistent außerdem ein fehlendes Intervall oder einen fehlenden Status — auch direkt unter diesem Feld (Ereignisse – wodurch eine Regel startet).
10. Falls ein Dialog nach einem 2FA-Code fragt, gib ihn ein (2FA-Bestätigung bei Berechtigungsänderungen).
11. Lies die Meldung nach dem Speichern. Meist bestätigt sie den Vorgang; manchmal ist sie gelb und weist darauf hin, dass die Regel mit einer anderen einen Kreislauf bildet oder dass zwei Regeln dasselbe Feld mit unterschiedlichen Werten beschreiben (Fallstricke der Automatisierung). Das Speichern wird dadurch nicht verhindert.
12. Beobachte in der Liste Ausführungen (24 Std.) und öffne den Verlauf, um zu sehen, was die Regel tatsächlich ausgeführt hat (Ausführungsverlauf — was tatsächlich passiert ist).
13. Aktiviere die Regel erst, wenn sie sich korrekt verhält, über den Schalter in ihrer Listenzeile. Die Bestätigung lautet Regel aktiviert.

Der Assistent

Der Assistent öffnet sich als Bereich mit zwei Spalten: links Ereignis und Bedingungen, rechts Aktionen. Unten steht ein ausformulierter Satz. Lies ihn vor dem Speichern.

Ereignisse sind nach Bereichen gruppiert. Mit der Auswahl eines Ereignisses wird die Liste der verfügbaren Bedingungen und Aktionen auf diesen Bereich beschränkt (Automatisierungen — WENN, WENN, DANN).

Unter Erweitert gibt es zwei Optionen:

• Einmal ausführen – die Regel wird für dasselbe Objekt kein zweites Mal ausgeführt. Der Tooltip lautet Mehrfache Ausführung verhindern.
• Nicht erfüllte Bedingungen protokollieren – im Verlauf werden auch Ausführungen erfasst, die an Bedingungen scheitern. Das hilft beim Einstellen einer neuen Regel; darum ist es bei neuen Regeln standardmäßig aktiviert. Ältere Regeln behalten ihre bisherige Einstellung. Zugleich erhält die Regel eine Verlaufsaufbewahrung von 14 Tagen.

Regel an einem bestehenden Objekt testen

Die Schaltfläche Regel testen (Kolbensymbol) in der Regelzeile prüft die Bedingungen anhand eines bereits vorhandenen Objekts. Gib dessen Nummer ein, etwa die Bestell-ID, und klicke auf Test ausführen.

Der Test führt nichts aus: Keine Aktion startet, es wird kein Verlaufseintrag erzeugt und nichts an den Marketplace gesendet. Angezeigt werden:

• Jede Bedingung einzeln – ob sie erfüllt wurde und mit welchem Wert.
• Nicht geprüfte Bedingungen – nach der ersten nicht erfüllten Bedingung würde die Regel anhalten. Die übrigen Bedingungen sind deshalb ausgegraut und werden nicht als geprüft dargestellt.
• Aktionen, die ausgeführt würden, in der richtigen Reihenfolge.
• Sperren neben den Bedingungen – ob die Regel aktiviert ist, auf einen bestimmten Status wartet und ob Einmal ausführen für dieses Objekt bereits ausgelöst wurde.

Du kannst auch eine deaktivierte oder verwaltete Regel mit Schloss testen, um zu verstehen, warum sie nicht ausgelöst wurde.

Was der Test nicht zeigt

Der Test prüft Bedingungen, nicht die Folgen. Ob eine Aktion Erfolg hat – etwa ob ein Marketplace den Status akzeptiert oder ein Zusteller ein Etikett ausstellt – zeigt sich erst bei einer echten Ausführung.

Das sichere Vorgehen bleibt:

1. Erstelle die Regel deaktiviert.
2. Teste sie an mehreren vorhandenen Objekten: einem, das passen soll, und einem, das nicht passen soll.
3. Lass Nicht erfüllte Bedingungen protokollieren aktiviert. Bei neuen Regeln ist das standardmäßig der Fall.
4. Beginne mit der am wenigsten unumkehrbaren Aktion, zum Beispiel nur mit einer Benachrichtigung.
5. Aktiviere die Regel und beobachte den Verlauf (Ausführungsverlauf — was tatsächlich passiert ist).
6. Füge erst danach Aktionen hinzu, die Daten ändern.

Besonders vorsichtig solltest du bei Aktionen sein, die Daten an einen Marketplace übertragen oder Sendungen erstellen – diese lassen sich nicht mit einem Klick rückgängig machen.

Aktivieren und Deaktivieren

Verwende den Schalter neben der Regel in der Liste oder im Kopf des Assistenten. Eine Deaktivierung gilt sofort für neue Ereignisse.

Löschen ist eine eigene Aktion Löschen und muss im Dialog Löschen bestätigen bestätigt werden. Jede Änderung erfordert eine 2FA-Bestätigung (2FA-Bestätigung bei Berechtigungsänderungen).

Reihenfolge

Regeln werden in der Reihenfolge der Liste ausgeführt. Ziehe sie an die gewünschte Stelle oder verwende Nach oben verschieben und Nach unten verschieben in der Zeile. Die Spalte heißt Ausführungsreihenfolge.

Wichtig:

• Die Reihenfolge ist nur für Regeln desselben Ereignisses wichtig. Regeln für unterschiedliche Ereignisse konkurrieren nicht.
• Ziehen sortiert den gesamten Bereich, in einer gefilterten oder auf mehrere Seiten verteilten Liste kannst du jedoch nur die sichtbaren Regeln verschieben.

Regelzähler

Ausführungen (24 Std.) zeigt die Anzahl der Ausführungen und die Erfolgsquote des letzten Tages sowie einen Link zum nach dieser Regel gefilterten Verlauf. So siehst du am schnellsten, ob eine neue Regel überhaupt ausgelöst wird.

Verwaltete Regeln

Regeln mit einem Schlosssymbol wurden durch eine Einstellung erzeugt, nicht manuell: durch einen Integrationsschalter für Status, Rechnungs- oder Sendungsnummernübermittlung an einen Marketplace oder durch die Schalter für E-Mails an Käufer in den Einstellungen der Kundenbestellseite (der Name beginnt mit Buyer e-mail: order page link). Bearbeiten, deaktivieren oder löschen kannst du sie nicht. Ändere stattdessen die zugrunde liegende Einstellung. Beim Bearbeitungsversuch erscheint ein Hinweis, wo sie zu finden ist.

Verlaufsaufbewahrung

Der Regelverlauf wird einmal täglich bereinigt. In diesem Formular kannst du die Aufbewahrungsdauer nicht ändern. Bitte dazu den NOXTI-Support (Ausführungsverlauf — was tatsächlich passiert ist).