Eigene Ereignisse – manuell ausgelöste Schaltflächen

Nicht jede Automatisierung soll von allein ablaufen. Manchmal brauchst du eine Schaltfläche, die ein Mitarbeiter bewusst betätigt – etwa „Erinnerung senden“, „Dokumente vorbereiten“ oder „zur Reklamation weiterleiten“.

Dafür gibt es eigene Ereignisse: Du gestaltest die Schaltfläche, und eine mit dem Ereignis verknüpfte Regel erledigt den Rest.

Schritt für Schritt

Das Ereignis allein ist zunächst nur eine Schaltfläche. Damit etwas geschieht, wird eine Regel benötigt. Deshalb folgen hier zwei Verfahren nacheinander.

Ereignis erstellen

1. Öffne Tools → Automatisierung und wechsle zum Tab Eigene Ereignisse.
2. Klicke auf + in der Listenüberschrift (Tooltip: „Neues eigenes Ereignis“).
3. Gib einen Ereignisnamen ein und wähle unter Gilt für den Bereich, in dem die Schaltfläche funktionieren soll. Davon hängt ab, an welchen Stellen der Oberfläche sie verfügbar ist.
4. Lege unter Schaltfläche Symbol, Farbe und Beschriftung fest. Über Vorschau kannst du das Ergebnis prüfen.
5. Wähle unter Wo sie erscheint die Orte aus. Du kannst auch einen Tastaturkürzel festlegen: Klicke ins Feld und drücke die Tastenkombination; eine Eingabe ist nicht möglich.
6. Lass Auch durch Scannen eines Barcodes auslösen markiert, damit automatisch ein Code erzeugt wird. Fülle Barcode nur aus, wenn dein Lager bereits eigene Codes druckt.
7. Schränke unter Wann anzeigen die Sichtbarkeit auf ausgewählte Status ein, wenn die Schaltfläche nicht für jedes Objekt sinnvoll ist. Für eine unumkehrbare Aktion solltest du eine Bestätigungsfrage ergänzen.
8. Klicke auf Speichern und bestätige den Code im Fenster 2FA-Verifizierung erforderlich.

Regel verknüpfen und Zugriff erteilen

1. Gehe zurück zum Tab Regeln und erstelle eine Regel oder öffne eine vorhandene.
2. Klappe im Schritt Auslöser die Ereignisliste auf und wähle dein Ereignis. Eigene Ereignisse stehen nach den Systemereignissen in der Gruppe ihres Bereichs.
3. Vervollständige und speichere die Regel.
4. Öffne Rollen und Berechtigungen und suche im Katalog der Feldberechtigungen die Gruppe Manuelle Auslöser.
5. Aktiviere dein Ereignis für die Rolle, die es verwenden darf, oder Alle manuellen Aktionen, wenn die Rolle alle erhalten soll.
6. Prüfe, dass dieselbe Rolle Schreibzugriff auf das Modul des Bereichs hat. Ohne diesen Zugriff bleibt die Schaltfläche trotz erteilter Ereignisberechtigung verborgen.

Bis die Schritte 4–6 erledigt sind, sieht nur der Firmenadministrator die Schaltfläche. Das Erstellungsfenster weist ausdrücklich darauf hin und enthält den Link Rollen öffnen.

Einstellungen für ein Ereignis

Du kannst Name, Bereich, Beschreibung, Symbol und Farbe, Schaltflächenbeschriftung, Orte in der Oberfläche, optionalen Tastaturkürzel, Barcode, eine statusabhängige Sichtbarkeitsregel und eine Bestätigungsfrage festlegen.

Aktiviere eine Bestätigungsfrage für jede unumkehrbare Aktion. Sie wird auch serverseitig geprüft und kann daher nicht umgangen werden.

Mögliche Orte der Schaltfläche

Nicht jeder Bereich bietet alle Orte. Bestellungen haben alle; Dokumente und Rückgaben haben eine Objektliste.

Für drei Bereiche – Produkte, Sammelsendungen und Lager – kann kein eigenes Ereignis mehr angelegt werden. Dort gibt es keinen Bildschirm, auf dem die Schaltfläche angezeigt werden könnte; auch der Scanner erreicht diese Bereiche nicht (das WMS2-Kiosk scannt Bestellungen). Beim Speichern erscheint eine Meldung mit den Bereichen, in denen die Schaltfläche angezeigt werden kann. Früher ließ sich ein solches Ereignis speichern, obwohl es nirgends funktionierte.

Vorhandene Ereignisse in diesen Bereichen kannst du weiterhin bearbeiten – Name, Beschreibung und Aktionen –, solange du weder den Bereich noch die Orte änderst. Andernfalls wären sie nicht mehr änderbar: Löschen lassen sie sich nicht, solange noch eine Regel auf sie verweist.

Ein neues Ereignis braucht mindestens einen Anzeigeort: wenigstens einen Ort oder einen aktivierten Barcode. Ohne beides erscheint beim Speichern eine Meldung, statt eine unsichtbare Schaltfläche anzulegen.

Aus demselben Grund kannst du kein Ereignis ohne Orte und ohne Barcode speichern; es gäbe keine Möglichkeit, es auszulösen.

Zuvor gespeicherte Ereignisse in diesen Bereichen bleiben unverändert und bearbeitbar (damit sie bereinigt werden können, solange eine Regel auf sie verweist).

Drei Auslösemöglichkeiten

1. Schaltfläche betätigen.
2. Tastaturkürzel – funktioniert nur an zwei Orten: im Listenmenü und in der Aktionsleiste des Datensatzes.
3. Barcode – automatisch erzeugt oder selbst eingegeben. Mit einem eigenen Code wird der automatisch erzeugte deaktiviert; danach funktioniert nur noch dein Code.

Ein Auslösen aus einer Liste umfasst höchstens 500 Objekte auf einmal. Objekte, die durch die Statusregel ausgeschlossen sind, werden übersprungen und separat gemeldet.

Berechtigungen – zwei Hürden

Damit jemand die Schaltfläche sieht und betätigen kann, benötigt die Person beides:

1. Schreibzugriff auf das Modul des Bereichs – Bestellungen, Produkte, Dokumente, Lager oder Lagerorte.
2. Eine gesonderte Berechtigung für genau dieses Ereignis, die unter Manuelle Auslöser im Feldberechtigungskatalog der Rollen vergeben wird (dort gibt es auch eine Option für alle Ereignisse).

Standardmäßig sieht niemand außer Administratoren etwas; die Berechtigungen müssen gezielt vergeben werden (Feldberechtigungen — einzelne Felder und einzelne Aktionen).

Regeln verketten

Mit der Aktion Call custom event – sie wird nicht übersetzt und steht in der Liste auf Englisch – kann eine Regel eine andere auslösen. So lässt sich ein komplexer Ablauf in übersichtliche Teile zerlegen; zugleich ist dies der einfachste Weg, eine Endlosschleife zu erzeugen (Fallstricke der Automatisierung).

Löschen

Ein Ereignis, das von einer Regel verwendet oder aus einer anderen Regel aufgerufen wird, kann nicht gelöscht werden. Entferne zuerst die Verknüpfungen zu den Regeln.

Beim Löschen eines Ereignisses werden auch die dafür erteilten Berechtigungen entfernt. Wenn du es neu anlegst, werden die Berechtigungen nicht wiederhergestellt – du musst sie erneut erteilen.