Ereignisse – wodurch eine Regel startet

Eine Regel hat genau ein Ereignis. Wenn du zwei brauchst, erstelle zwei Regeln.

Schritt für Schritt

Ereignis im Regelassistenten auswählen

1. Öffne im Seitenmenü Tools → Automatisierung. Der Tab Regeln öffnet sich; daneben steht Eigene Ereignisse.
2. Klicke über der Liste rechts auf Neue Regel (Pluszeichen).
3. Öffne in der linken Spalte des Dialogs unter Auslöser das Feld Ereignis auswählen.... Die Liste ist nach Bereichen gruppiert: Bestellungen, Produkte, Dokumente, Rückgaben, Sammelpakete (ZRS) und Lager. In jeder Gruppe stehen zuerst Systemereignisse, danach die eigenen Ereignisse deines Unternehmens mit Handsymbol.
4. Wähle ein Ereignis. Neben dem Regelnamen erscheint im Dialogkopf eine Markierung des Bereichs, zum Beispiel Bestellungen. Dieses Feld wird aus dem Ereignis übernommen und lässt sich nicht manuell setzen.
5. Über das Informationssymbol direkt neben dem Auswahlfeld kannst du die Beschreibung des Ereignisses lesen.
6. Erst nach der Auswahl eines Ereignisses kannst du in der rechten Spalte Aktionen hinzufügen. Bis dahin steht dort Wähle zuerst einen Auslöser, um Aktionen hinzuzufügen.
7. Füge über Aktion hinzufügen mindestens eine Aktion hinzu und klicke auf Speichern. Beim Speichern wird zusätzlich verifiziert. Ist die Sitzung für sensible Vorgänge abgelaufen, öffnet sich 2FA-Verifizierung erforderlich. Gib den Verifizierungscode aus der Authentifizierungs-App ein und klicke auf Bestätigen. 15 Minuten lang wirst du nicht erneut gefragt. Bei Erfolg erscheint Regel erstellt!.

Ohne Ereignis ist Speichern deaktiviert; ohne Aktion erscheint beim Speichern Füge mindestens eine Aktion hinzu!.

Ereignis auf einen Status eingrenzen

1. Wähle im Assistenten Status geändert für Bestellungen, Rückgabestatus geändert oder eines der Ereignisse Wiederkehrend (siehe unten).
2. Unter dem Ereignisfeld erscheint bei Statusänderungen Bei Status auslösen (Vorfilter) mit dem Hinweis Nur bei Änderung auf diesen bestimmten Status reagieren. Bei Wiederkehrend heißt das Feld Rückgabestatus oder Bestellstatus und legt den Status fest, den die Regel beobachten soll (siehe unten). Bei anderen Ereignissen fehlt das Feld vollständig, auch bei BOK-Status der Rückgabe geändert.
3. Gib unter Status suchen... einen Namensteil ein und wähle einen Status aus der Liste. Die Einträge zeigen nur die Statusnamen.
4. Wenn du auf jede Statusänderung reagieren möchtest, lass -- Kein Status (ohne Filter) -- ausgewählt.
5. Speichere die Regel. Bei einem Ereigniswechsel wird der Vorfilter geleert, weil Bestell- und Rückgabestatus aus unterschiedlichen Katalogen stammen.

Wiederkehrende Regel — wird wiederholt, solange ein Objekt im Status bleibt

1. Wähle im Assistenten das Ereignis Wiederkehrend: Rückgabe in Status (Gruppe Rückgaben) oder Wiederkehrend: Bestellung in Status (Gruppe Bestellungen).
2. Unter dem Ereignisfeld erscheint Intervall (leer steht dort Wähle, wie oft) mit dem Hinweis Der erste Lauf erfolgt nach einem Intervall ab Eintritt in den Status, danach in jedem Intervall. Wähle Alle 5 Minuten, Alle 15 Minuten, Alle 30 Minuten oder Jede Stunde.
3. Wähle unter Rückgabestatus (bei Bestellungen: Bestellstatus) den Status, den die Regel beobachten soll — oder füge die Bedingung Rückgabestatus (bei Bestellungen: Interner Status) mit ist oder ist einer von hinzu. Wenn du beides setzt, muss ein gemeinsamer Status vorhanden sein. Der feste Hinweis unter dem Feld sagt: Wähle den Status hier oder in der Bedingung „Rückgabestatus“ — ohne Status wird die Regel nicht ausgeführt (bei Bestellungen in der Bedingung „Interner Status“). Die Option -- Kein Status (ohne Filter) -- gibt es hier nicht; lösche die Auswahl mit dem x.
4. Füge weitere Bedingungen und Aktionen wie bei jeder Regel hinzu. Einmal ausführen ist nicht verfügbar — die Regel wiederholt sich absichtlich. Eine Wartezeit in der Regel — Vor der Ausführung warten in den Aktionseinstellungen oder die Aktion Warten — muss vor Ablauf des Intervalls enden.
5. Speichere. Eine aktive Regel (Regel ist aktiv) lässt sich ohne Intervall nicht speichern: unter dem Feld Intervall und oben erscheint Wähle, wie oft die Regel ausgeführt werden soll!. Auch der Status muss angegeben sein; unter dem Statusfeld erscheint Eine wiederkehrende Regel benötigt einen Status: wähle ihn im Feld „Rückgabestatus“ oder in der Bedingung „Rückgabestatus“; falls du beides festlegst, muss ein Status übereinstimmen. (bei Bestellungen: „Bestellstatus“ und „Interner Status“). Bei zu langer Wartezeit lehnt das System ab: Fehler beim Speichern der Regel: Eine wiederkehrende Regel muss vor Ablauf ihres Intervalls alle Wartezeiten abschließen: verkürze die Wartezeit oder wähle ein längeres Intervall. Derselbe Text erscheint unter Intervall. Die Meldung unter einem Feld verschwindet, wenn du den betreffenden Wert änderst. Eine deaktivierte Regel lässt sich ohne diese Prüfungen speichern; geprüft wird erst beim Aktivieren.

Wie es funktioniert und worauf zu achten ist, steht im Abschnitt Wiederkehrend — eine Regel, die sich selbst wiederholt weiter unten.

Ereignis einer bestehenden Regel ändern

1. Öffne die Regel über ihre Zeile oder das Stiftsymbol in der Aktionsspalte.
2. Ändere das Ereignis unter Auslöser.
3. Gehört das neue Ereignis zu einem anderen Bereich und enthält die Regel bereits Bedingungen oder Aktionen, erscheint Auslöserbereich ändern? mit dem Hinweis: Der neue Auslöser gehört zu einem anderen Bereich. Bedingungen und Aktionen, die dort nicht funktionieren, werden entfernt; solche, die mit jedem Auslöser funktionieren, bleiben erhalten. Bestätige über Ändern und leeren oder brich mit Abbrechen ab.
4. Klicke auf Änderungen speichern. Bei ungespeicherten Änderungen ändern sich Farbe und Beschriftung der Schaltfläche. Bestätige mit 2FA. Erfolg: Regel aktualisiert!.

Prüfen, ob das Ereignis die Regel tatsächlich auslöst

1. Löse das Ereignis an einem echten Objekt aus, zum Beispiel indem du den Status einer Bestellung änderst.
2. Kehre zur Regelliste zurück. In der Spalte Ausführungen (24 Std.) erscheinen bei der Regel die Anzahl der Ausführungen und die Erfolgsquote. Ein Klick öffnet das heutige Protokoll dieser Regel.
3. Oder öffne Erweitert → Automatisierungsprotokolle, klappe die Filter auf und wähle unter Workflow deine Regel (Einträge im Format #id - Name) sowie bei Datumsbereich Heute.
4. Die Spalte Ereignis zeigt, was den Eintrag ausgelöst hat. Über das Augensymbol (Details anzeigen) öffnest du den Abschnitt Ereignisdaten mit den Rohdaten, die der Regel übergeben wurden.
5. Fehlt ein Eintrag, wurde entweder das Ereignis nicht ausgelöst oder der Listener-Prozess hat seine Liste noch nicht aktualisiert. Warte und versuche es erneut (Fallstricke der Automatisierung).

Bestellungen

Bestellung heruntergeladen · Status geändert · Bestellung bezahlt · Bestellung storniert · Bestellung bearbeitet · Bestellpositionen geändert · Rechnung ausgestellt · Sendungsnummer vergeben · Sendung erstellt · Zustellerstatus geändert · Bestellung in Warteschlange gestellt · Kommissionierung abgeschlossen · Sortierung abgeschlossen · Verpacken gestartet · Verpacken abgeschlossen · Wagen abgestellt · Nachschub erforderlich · Statusstau · Bestellung im Status festgefahren

Rückgaben

Rückgabestatus geändert · Rückgabe angenommen · Rückgabe bewertet · Rückgabe abgeschlossen · Rückgabe abgelehnt · BOK-Status der Rückgabe geändert · Änderung des Rückgabestatus fehlgeschlagen · Rückerstattung gesendet · Rückgabe angelegt

Rückgabe angelegt wird einmal ausgelöst, wenn ein Mitarbeiter im Scanner eine Rückgabe öffnet oder manuell eine Rückgabe ohne Bestellung anlegt. Bei einer Scanner-Rückgabe sind die Bestellung und die erwartete Rückgabe bereits verknüpft. Die Regel kann daher sofort prüfen, ob es sich um ein nicht abgeholtes Paket handelt und ob die Bestellung bezahlt war. Eine manuelle Rückgabe hat keine Bestellung: Sie gilt als unbezahlt, nicht als Nachnahme und ohne Bestellstatus. Bedingungen, die „ist falsch“ prüfen oder ausdrücklich NEIN wählen, sind daher erfüllt. Mit Hat Bestellung beschränkst du die Regel auf Rückgaben mit Bestellbezug. Rückgaben über die ERP-API, Sammelpakete und Sammelrückgaben lösen dieses Ereignis nicht aus.

Dokumente

Dokument erstellt · Dokument bestätigt · Dokument storniert · Dokumentenstatus geändert

Produkte und Katalog

Produkt erstellt · Produkt geändert · Produkt aktiviert · Produkt deaktiviert · Lagerbestand geändert · Unter Mindestbestand · Nicht vorrätig · Ware wieder auf Lager · Preis geändert

Lager und Inventur

Lagerort zur Prüfung gemeldet · Inventur gescannt · Inventur automatisch bestätigt · Inventur eskaliert · Inventurkorrekturen rückgängig gemacht

Sammelpakete

ZRS-Paket erstellt · Status des ZRS-Pakets geändert

Ein Ereignis, das ausgelöst wird, weil NICHTS passiert ist

Alle übrigen Ereignisse folgen auf eine Änderung: jemand bezahlt, ändert einen Status oder stellt einen Wagen ab. Bestellung im Status festgefahren ist das Gegenteil. Es wird ausgelöst, weil eine Bestellung längere Zeit niemand angerührt hat.

• Die Prüfung läuft alle 15 Minuten und liest die Regeln, um zu wissen, wonach sie suchen soll. Füge die Bedingung Stunden im aktuellen Status hinzu (wie lange zu lange ist) und üblicherweise Interner Status (welchen Status du überwachen möchtest). Ohne Schwellenwert gilt eine Stunde.
• Das Ereignis bezieht sich auf eine bestimmte Bestellung. Die Aktion kann sie weiterbewegen, jemanden benachrichtigen oder ihren Status ändern. Anders als Statusstau meldet es nicht nur, dass einige Bestellungen in einem Status stehen, sondern enthält eine konkrete Bestellung.
• Eine Bestellung wird einmal pro Schwellenzeitraum gemeldet, nicht bei jeder Prüfung. Verlässt sie den Status und kehrt zurück, wird sie erneut gemeldet.
• Bestellungen, die den Status vor mehr als 30 Tagen erreicht haben, werden übersprungen. Sie gehören zum Archiv und lösen keinen Alarm aus. Die erste Prüfung nach der Einführung überflutet niemanden mit alten Rückständen.

Statusstau betrachtet den gesamten Status gleichzeitig, zum Beispiel: Seit 10 Minuten ändert sich bei KFS_Test nichts – verschiebe alles nach KFS_Error.

• Alle 90 Sekunden zählt die Prüfung Bestellungen oder Rückgaben in dem Status, der über die Bedingung Blockierter Status (Modell + Status + min. Minuten) festgelegt ist. Eine Regel ohne ausgewählten Status wird nicht geprüft und löst nie aus.
• Sie wird ausgelöst, wenn sich die Anzahl während der festgelegten Minutenzahl nicht geändert hat. Jedes Hinein- oder Herauswechseln eines Objekts startet die Zeit neu. Bei leerem Status erfolgt kein Auslösen.
• Verschiebt die Aktion nichts und bleibt die Zahl unverändert, wird das Ereignis erst nach einem weiteren vollständigen Zeitraum erneut ausgelöst, nicht bei jeder Prüfung.
• Ist bei der Verschiebeaktion Nur Rückgaben ohne BOK-Status aktiviert, zählt die Prüfung nur solche Rückgaben. Rückgaben, die vom BOK bearbeitet werden, halten den Stau nicht aufrecht.
• Die Aktion erfasst zuerst die Objekte im Status und verschiebt sie anschließend nacheinander. Eine Bestellung oder Rückgabe, die inzwischen den Status verlassen hat, etwa weil SubLinker sie weitergeschoben hat, bleibt an ihrem neuen Ort.

Wiederkehrend — eine Regel, die sich selbst wiederholt

Wiederkehrend: Rückgabe in Status und Wiederkehrend: Bestellung in Status starten die Regel in jedem eingestellten Intervall für jede Rückgabe oder Bestellung, die sich im beobachteten Status befindet. Beispiel: alle 15 Minuten das ERP fragen, ob eine Rückgabe bereits eine Gutschrift hat — bis sie gefunden wird oder die Frist abläuft (Aktion ERP-Gutschrift prüfen, Aktionen — was eine Regel tun kann).

• Intervall stellst du beim Trigger ein: Alle 5 Minuten, Alle 15 Minuten, Alle 30 Minuten oder Jede Stunde. Ohne Intervall kannst du die Regel nur deaktiviert speichern und nicht aktivieren. In der Regelliste zeigt die Spalte Wann eine Uhr, das Intervall und den Status, zum Beispiel Alle 15 Min.: Rückgabe in KFS_Created (wenn der Status nur durch eine Bedingung ausgewählt wird: Alle 15 Min.: Rückgabe in Status); dasselbe steht in der Assistenten-Fußzeile.
• Status wählst du im Feld Rückgabestatus / Bestellstatus unter dem Ereignis oder über die Bedingung Rückgabestatus / Interner Status (ist, ist einer von). Wenn du beides angibst, muss es übereinstimmen — die Regel beobachtet nur gemeinsame Statusse. Ohne Status (oder ohne gemeinsamen Status) kann die Regel nicht aktiviert werden; sie lässt sich nur deaktiviert speichern und läuft dann nie.
• Der erste Lauf erfolgt ein Intervall nach Eintritt in den Status, danach in jedem Intervall. Verlässt eine Rückgabe oder Bestellung den Status und kehrt später zurück, beginnt die Zeit erneut. Wenn derselbe Status erneut gesetzt wird, wird die Zeit nicht zurückgesetzt.
• Das Ereignis reagiert nicht unmittelbar auf den Eintritt in den Status — dafür gibt es Status geändert und Rückgabestatus geändert. Du kannst beide kombinieren: eine Regel prüft beim Eintritt, eine zweite, zeitgesteuerte Regel wiederholt die Prüfung.
• Einmal ausführen ist nicht verfügbar: die Regel wiederholt sich absichtlich. Der Assistent zeigt den Schalter nicht an und das System lässt keine aktive wiederkehrende Regel mit dieser Option speichern.
• Wartezeiten müssen vor Ablauf des Intervalls enden, sonst würde der nächste Lauf starten, bevor der vorherige fertig ist. Es zählt die Summe aller Wartezeiten — Vor der Ausführung warten bei jeder Aktion und die Aktion Warten, auch bei Aktionen mit Wenn vorherige erfolgreich war oder Wenn vorherige fehlgeschlagen ist. Eine aktive Regel mit längerer Wartezeit kann nicht gespeichert werden.
• Verlauf: Neue wiederkehrende Regeln speichern den Verlauf 14 Tage, da sie für jede beobachtete Rückgabe oder Bestellung in jedem Intervall einen Eintrag erzeugen können. Die tägliche Bereinigung löscht für wiederkehrende Regeln alle älteren Einträge, auch Erfolgreich und Wartend, die bei anderen Regeln wegen Einmal ausführen erhalten bleiben.
• Rückgaben und Bestellungen, die vor mehr als 60 Tagen in den Status eingetreten sind, werden übersprungen — sie gelten als Archiv, nicht als Warteschlange. Es zählen nur Kundenretouren; Rückgaben aus Großhandelspaketen nicht.
• Eine Prüfung pro Minute verarbeitet höchstens 300 Rückgaben und Bestellungen und höchstens 100 pro Unternehmen; der Rest kommt beim nächsten Lauf dran. Die Unternehmen wechseln sich ab (jeder Lauf beginnt bei einem anderen), und innerhalb eines Unternehmens kommen zuerst die Fälle, deren aktuelles Intervall am ehesten abläuft. Ein Lauf, der wegen des Limits bis zum Ende des Intervalls warten müsste, entfällt; der nächste kommt im folgenden Intervall. Jede Regel zählt ihr Intervall separat. Beobachten mehrere Regeln dieselbe Rückgabe, erhält sie ein Signal mit der Liste der Regeln, deren Zeitpunkt gekommen ist.
• Prüfungen überlappen sich nicht: Läuft die vorherige noch, wird die nächste übersprungen. Eine Prüfung, die nicht rechtzeitig fertig wird, beendet ihre Arbeit; der nächste Lauf übernimmt den Rest.
• Unter Automatisierungsprotokolle, im Abschnitt Ereignisdaten, findest du status_id, minutes_in_status, hours_in_status und timer_rule_ids (Regeln, deren Intervall bei dieser Prüfung fällig war).

Last beachten. Das System prüft den beobachteten Status jede Minute, unabhängig vom Intervall. Der Aufwand steigt mit der Zahl der Rückgaben und Bestellungen, die in den letzten 60 Tagen in den Status eingetreten sind, nicht mit der Zahl, die aktuell darin steht. Nutze diese Ereignisse daher für Statusse, die Rückgaben und Bestellungen durchlaufen, nicht für große Endstatusse, in denen jede Bestellung landet. Pro beobachtetem Status und Unternehmen liest die Prüfung höchstens die 1.500 am längsten wartenden Fälle; neuere darüber warten, bis ältere den Status verlassen oder 60 Tage vergangen sind. Jeder Lauf ist eine Zeile im Protokoll (häufig Übersprungen — „noch nicht“). Auch ein Objekt, das im Status bleibt, aber andere Bedingungen nicht erfüllt, bekommt in jedem Intervall ein Signal: bei aktivem Nicht erfüllte Bedingungen protokollieren entsteht jedes Mal ein Bedingungen nicht erfüllt-Eintrag (Ausführungsverlauf — was tatsächlich passiert ist).

Statusvorfilter vor den Bedingungen

Für Status geändert, Rückgabestatus geändert und beide Ereignisse Wiederkehrend bietet der Assistent ein zusätzliches Feld, in dem du die Status auswählst, bei denen die Regel starten soll. Bei Wiederkehrend heißt es Rückgabestatus oder Bestellstatus und enthält den Status, den die Regel beobachtet. Dieser Filter wird vor den Bedingungen geprüft und ist einfacher und effizienter als eine Statusbedingung.

Bei Änderungen des BOK-Status gibt es dieses Feld absichtlich nicht.

Hinweise aus der Praxis

• Eigene, per Schaltfläche gestartete Ereignisse bilden eine separate Kategorie (Eigene Ereignisse – manuell ausgelöste Schaltflächen).
• Manche Ereignisse haben eine eingebaute Verzögerung, die bei schnellen Änderungen eine Ereignisflut verhindert. Diese Verzögerung lässt sich im Bedienfeld nicht einstellen.
• Eine neu angelegte Regel kann erst nach einigen Dutzend Sekunden aktiv werden, weil der Listener seine Liste regelmäßig aktualisiert (Fallstricke der Automatisierung).