Zdarzenia — od czego reguła się zaczyna

Reguła ma dokładnie jedno zdarzenie. Potrzebujesz dwóch — zbuduj dwie reguły.

Krok po kroku

Wybór zdarzenia w kreatorze reguły

1. W menu bocznym wejdź w Narzędzia → Automatyzacja. Otworzy się zakładka Reguły (obok niej jest zakładka Zdarzenia własne).
2. Kliknij Nowa reguła — przycisk z plusem po prawej stronie paska nad listą.
3. W lewej kolumnie okna, pod nagłówkiem Wyzwalacz, rozwiń pole Wybierz zdarzenie.... Lista jest pogrupowana nagłówkami dziedzin: Zamówienia, Produkty, Dokumenty, Zwroty, Paczki zbiorcze (ZRS), Magazyn. W obrębie grupy najpierw idą zdarzenia systemowe, a na końcu zdarzenia własne twojej firmy — te mają przy nazwie ikonę dłoni.
4. Wybierz jedno zdarzenie. W nagłówku okna, obok nazwy reguły, pojawi się plakietka z dziedziną (np. Zamówienia) — to pole jest wyliczane ze zdarzenia i nie da się go ustawić ręcznie.
5. Opis zdarzenia sprawdzisz ikoną informacji tuż obok pola wyboru.
6. Dopiero po wybraniu zdarzenia prawa kolumna pozwala dodawać akcje. Dopóki zdarzenia nie ma, widnieje tam Najpierw wybierz wyzwalacz, aby dodać akcje.
7. Dodaj co najmniej jedną akcję przyciskiem Dodaj akcję i kliknij Zapisz. Zapis reguły jest chroniony podwójną weryfikacją — jeśli sesja wrażliwych operacji wygasła, otworzy się okno Wymagana weryfikacja 2FA; wpisz Kod weryfikacyjny z aplikacji uwierzytelniającej i kliknij Potwierdź. Po weryfikacji przez kolejne 15 minut nie będziesz pytany ponownie. Sukces potwierdza komunikat Reguła utworzona!.

Bez zdarzenia przycisk Zapisz jest nieaktywny; bez akcji zapis kończy się komunikatem Dodaj co najmniej jedną akcję!.

Zawężenie zdarzenia do jednego statusu

1. W kreatorze wybierz zdarzenie Zmieniono status (zamówienia) albo Zmieniono status zwrotu — albo jedno ze zdarzeń Cyklicznie (niżej).
2. Pod polem wyboru zdarzenia rozwinie się dodatkowe pole Wyzwalaj na statusie (pre-filtr) z podpowiedzią Reaguje tylko na zmianę na ten konkretny status (przy zdarzeniach Cyklicznie to pole nazywa się Status zwrotu albo Status zamówienia — niżej). Dla innych zdarzeń tego pola nie ma w ogóle — również dla Zmieniono status BOK zwrotu.
3. Wpisz fragment nazwy w polu Szukaj statusu... i wybierz status z listy — pozycje to same nazwy statusów.
4. Żeby reagować na każdą zmianę statusu, zostaw pozycję -- Brak (bez filtra) --.
5. Zapisz regułę. Pamiętaj: przy zmianie zdarzenia pre-filtr jest czyszczony, bo statusy zwrotów i zamówień to dwa różne katalogi.

Reguła „Cyklicznie” — powtarzana, dopóki obiekt stoi w statusie

1. W kreatorze wybierz zdarzenie Cyklicznie: zwrot w statusie (grupa Zwroty) albo Cyklicznie: zamówienie w statusie (grupa Zamówienia).
2. Pod polem zdarzenia pojawi się pole Interwał (puste mówi Wybierz, jak często) z podpowiedzią Pierwsze uruchomienie po jednym interwale od wejścia w status, potem co interwał. Wybierz Co 5 minut, Co 15 minut, Co 30 minut albo Co 1 godzinę.
3. W polu Status zwrotu (przy zamówieniach: Status zamówienia) wybierz status, który reguła ma obserwować — albo dodaj warunek Status zwrotu (przy zamówieniach: Status wewnętrzny) z jest albo jest jednym z. Gdy ustawisz oba, muszą mieć wspólny status. Mówi to stała podpowiedź pod polem: Wybierz status tu albo w warunku „Status zwrotu” — bez statusu reguła nie ruszy (przy zamówieniach: w warunku „Status wewnętrzny”). Pozycji -- Brak (bez filtra) -- tu nie ma — pole czyścisz krzyżykiem.
4. Dodaj pozostałe warunki i akcje jak w każdej regule. Przełącznika Wykonaj raz tu nie ma — reguła z założenia wraca. Oczekiwanie w regule — Poczekaj przed wykonaniem w Ustawieniach akcji i akcja Poczekaj — musi się skończyć przed upływem interwału.
5. Zapisz. Reguły włączonej (Reguła jest aktywna) kreator nie zapisze bez interwału — pod polem Interwał i w komunikacie u góry zobaczysz Wybierz, jak często reguła ma się uruchamiać! — ani bez statusu: pod polem statusu Reguła uruchamiana cyklicznie potrzebuje statusu: wybierz go w polu „Status zwrotu” albo w warunku „Status zwrotu”; jeśli ustawisz oba, muszą mieć wspólny status. (przy zamówieniach: „Status zamówienia” i „Status wewnętrzny”). Za długie oczekiwanie odrzuci system: Błąd zapisu reguły: Reguła uruchamiana cyklicznie musi skończyć oczekiwanie przed upływem swojego interwału: skróć oczekiwanie albo wybierz dłuższy interwał. — ten sam tekst stoi wtedy pod polem Interwał. Komunikat pod polem znika, gdy zmienisz to, czego dotyczy. Regułę wyłączoną zapiszesz bez tych sprawdzeń — przejdzie je dopiero przy włączeniu.

Jak to działa i na co uważać — sekcja Cyklicznie — reguła, która wraca sama niżej.

Zmiana zdarzenia w istniejącej regule

1. Otwórz regułę klikając jej wiersz na liście albo ikonę ołówka w kolumnie akcji.
2. Zmień zdarzenie w polu pod nagłówkiem Wyzwalacz.
3. Jeśli nowe zdarzenie należy do innej dziedziny, a reguła ma już warunki albo akcje, pojawi się okno Zmienić domenę wyzwalacza? z treścią: Nowy wyzwalacz należy do innej dziedziny. Warunki i akcje, które tam nie działają, zostaną usunięte; te działające z dowolnym wyzwalaczem zostaną. Potwierdzasz przyciskiem Zmień i wyczyść albo wycofujesz się przyciskiem Anuluj.
4. Zapisz przyciskiem Zapisz zmiany (przycisk zmienia kolor i nazwę, gdy w oknie są niezapisane zmiany) i potwierdź kodem 2FA. Sukces: Reguła zaktualizowana!.

Sprawdzenie, że zdarzenie faktycznie odpala regułę

1. Wywołaj zdarzenie na prawdziwym obiekcie — np. zmień status jednego zamówienia.
2. Wróć na listę reguł. W kolumnie Uruchomienia (24h) przy regule pojawi się plakietka z liczbą uruchomień i drugą z odsetkiem powodzeń. Kliknięcie w nie otwiera log tej reguły z dnia dzisiejszego.
3. Albo wejdź wprost w Zaawansowane → Logi automatyzacji, rozwiń panel filtrów i ustaw Workflow na swoją regułę (pozycje mają postać #id - nazwa) oraz Zakres dat na Dzisiaj.
4. W kolumnie Zdarzenie zobaczysz, które zdarzenie wyzwoliło wpis. Ikoną oka (Zobacz szczegóły) otworzysz okno z sekcją Dane zdarzenia — surowe dane, z jakimi reguła została uruchomiona.
5. Brak wpisów to albo niewywołane zdarzenie, albo reguła jeszcze nieodświeżona przez proces nasłuchujący — odczekaj i powtórz (Pułapki automatyzacji).

Zamówienia

Pobrano zamówienie · Zmieniono status · Opłacono zamówienie · Anulowano zamówienie · Edytowano zamówienie · Zmieniono pozycje zamówienia · Wystawiono fakturę · Nadano numer przesyłki · Utworzono przesyłkę · Zmieniono status u kuriera · Dodano zamówienie do kolejki · Zakończono kompletację · Zakończono sortowanie · Rozpoczęto pakowanie · Zakończono pakowanie · Odstawiono wózek · Wymagane uzupełnienie · Zator w statusie · Zamówienie utknęło w statusie · Cyklicznie: zamówienie w statusie

Zwroty

Zmieniono status zwrotu · Przyjęto zwrot · Oceniono zwrot · Zakończono zwrot · Odrzucono zwrot · Zmieniono status BOK zwrotu · Błąd zmiany statusu zwrotu · Wysłano zwrot środków · Utworzono zwrot · Cyklicznie: zwrot w statusie

Utworzono zwrot odpala raz, gdy pracownik otworzy zwrot w skanerze albo założy zwrot ręcznie (problematyczny). Przy zwrocie ze skanera zamówienie i oczekiwany zwrot są wtedy już podpięte, więc reguła może od razu sprawdzić np. czy to nieodebrana przesyłka i czy zamówienie było opłacone. Zwrot ręczny powstaje bez zamówienia — liczy się jako nieopłacony, nie za pobraniem i bez statusu zamówienia, więc warunki „jest fałszem” i z zaznaczonym NIE są dla niego spełnione. Regułę tylko dla zwrotów z zamówieniem zawęża warunek Ma zamówienie. Zwroty zakładane przez API ERP, paczki zbiorcze i zwroty hurtowe tego zdarzenia nie wysyłają.

Dokumenty

Utworzono dokument · Zatwierdzono dokument · Anulowano dokument · Zmieniono status dokumentu

Produkty i katalog

Utworzono produkt · Zmieniono produkt · Aktywowano produkt · Dezaktywowano produkt · Zmieniono stan magazynowy · Stan poniżej minimum · Brak na stanie · Towar wrócił na stan · Zmieniono cenę

Magazyn i inwentaryzacja

Zgłoszono lokalizację do sprawdzenia · Zeskanowano inwentaryzację · Zaakceptowano inwentaryzację automatycznie · Eskalowano inwentaryzację · Cofnięto korekty inwentaryzacji

Przesyłki zbiorcze

Utworzono paczkę ZRS · Zmieniono status paczki ZRS

Zdarzenie, które odpala, bo NIC się nie stało

Prawie wszystkie zdarzenia są następstwem zapisu: ktoś zapłacił, ktoś zmienił status, ktoś odstawił wózek. Zamówienie utknęło w statusie jest odwrotnością — odpala, bo zamówienia od dłuższego czasu nikt nie ruszył. Bez zapisu odpalają też Zator w statusie i zdarzenia Cyklicznie (niżej).

• Skan chodzi co 15 minut i sam czyta reguły, żeby wiedzieć, czego szukać: dodaj warunek Godzin w bieżącym statusie (jak długo to za długo) i zwykle Status wewnętrzny (który status obserwujemy). Bez progu przyjmuje jedną godzinę.
• Sygnał leci na konkretne zamówienie — akcja może je ruszyć, powiadomić o nim, zmienić mu status. Tym różni się od zdarzenia Zator w statusie, które mówi tylko, że ileś zamówień stoi w danym statusie, i nie niesie żadnego z nich.
• Jedno zamówienie jest zgłaszane raz na okno progu, a nie przy każdym skanie. Jeśli wyjdzie ze statusu i wróci — jest zgłaszane od nowa.
• Zamówienia, które weszły w status ponad 30 dni temu, są pomijane: to archiwum, nie alarm. Pierwszy skan po wdrożeniu nie zasypie nikogo historycznym zaległym.

Zator w statusie patrzy na cały status naraz — na przykład „w KFS_Test od 10 minut nic się nie zmienia, przenieś wszystko na KFS_Error”.

• Co półtorej minuty skan liczy zamówienia albo zwroty w statusie, który reguła wskazuje warunkiem Status zablokowany (model + status + min. minut). Reguła bez wskazanego statusu nie jest liczona i nigdy nie odpali.
• Odpala, gdy ta liczba nie zmieniła się przez podaną liczbę minut. Każde wejście do statusu i każde wyjście z niego zaczyna odliczanie od nowa. Pusty status nie odpala.
• Jeśli akcja niczego nie przeniesie i liczba dalej stoi, zdarzenie wraca dopiero po kolejnym pełnym oknie, a nie przy każdym skanie.
• Gdy akcja przenoszenia ma włączone Tylko zwroty bez statusu BOK, skan liczy tylko takie zwroty — te, którymi zajmuje się BOK, nie trzymają zatoru.
• Akcja najpierw spisuje, co stoi w statusie, a potem przenosi po kolei. Zwrot albo zamówienie, które w tym czasie wyszło ze statusu (na przykład SubLinker przesunął je dalej), zostaje tam, gdzie jest.

Cyklicznie — reguła, która wraca sama

Cyklicznie: zwrot w statusie i Cyklicznie: zamówienie w statusie uruchamiają regułę co ustawiony interwał dla każdego zwrotu albo zamówienia, które stoi w obserwowanym statusie. Przykład: co 15 minut pytaj ERP, czy zwrot ma już korektę — aż się znajdzie albo minie termin (akcja Sprawdź korektę w ERP, Akcje — co reguła może zrobić).

• Interwał ustawiasz w kroku wyzwalacza: Co 5 minut, Co 15 minut, Co 30 minut albo Co 1 godzinę. Bez interwału regułę zapiszesz tylko wyłączoną — włączyć się jej nie da. Na liście reguł kolumna Kiedy pokazuje przy niej zegar, interwał i status, np. Co 15 min: zwrot w KFS_Created (status wybrany tylko warunkiem: Co 15 min: zwrot w statusie); tak samo stopka kreatora.
• Status wskazujesz polem Status zwrotu / Status zamówienia pod zdarzeniem albo warunkiem Status zwrotu / Status wewnętrzny (jest, jest jednym z). Gdy podasz oba, muszą się zgadzać — reguła obserwuje tylko statusy wspólne. Reguły bez statusu (albo bez statusu wspólnego) system nie pozwoli włączyć — zapisze ją tylko wyłączoną, a taka nigdy się nie uruchomi.
• Pierwsze uruchomienie przychodzi po jednym interwale od wejścia w status, potem co interwał. Zwrot albo zamówienie, które wyjdzie ze statusu i do niego wróci, liczy czas od nowa. Zwrotowi czasu nie zeruje ponowne ustawienie tego samego statusu.
• Na samo wejście w status to zdarzenie nie reaguje — od tego są Zmieniono status i Zmieniono status zwrotu. Można je łączyć: jedna reguła sprawdza przy wejściu, druga, czasowa, ponawia.
• Wykonaj raz jest niedostępne: reguła z założenia wraca — kreator nie pokazuje tego przełącznika, a aktywnej reguły z tą opcją system nie zapisze.
• Oczekiwanie w regule musi się skończyć przed upływem interwału, inaczej następne uruchomienie zaczynałoby się, zanim skończy się poprzednie. Liczy się suma wszystkich oczekiwań — Poczekaj przed wykonaniem przy każdej akcji i akcji Poczekaj — także tych na akcjach Jeśli poprzednia się powiodła i Jeśli poprzednia się nie powiodła. Aktywnej reguły z dłuższym oczekiwaniem system nie zapisze.
• Historia: nowa reguła Cyklicznie przechowuje ją 14 dni, bo może zostawiać wpis co interwał dla każdego obserwowanego zwrotu albo zamówienia. Przy regułach Cyklicznie codzienne sprzątanie usuwa wszystkie wpisy starsze niż ten czas — także Udane i Oczekuje, które przy innych regułach zostają, bo pilnują Wykonaj raz.
• Pomijane są zwroty i zamówienia, które weszły w status ponad 60 dni temu — to archiwum, nie kolejka. Liczą się tylko zwroty klientów; zwroty z paczek hurtowych nie.
• Jeden przegląd (co minutę) obsługuje najwyżej 300 zwrotów i zamówień, z jednej firmy najwyżej 100 — reszta przychodzi w kolejnym. Żeby nikt nie czekał w kółko za tymi samymi, firmy idą na zmianę (każdy przegląd zaczyna od innej), a w firmie najpierw te, którym najszybciej mija bieżący interwał. Uruchomienie, które limit przytrzyma do końca interwału, przepada — następne przychodzi w kolejnym interwale. Każda reguła liczy swój interwał osobno; gdy kilka reguł obserwuje ten sam zwrot, dostaje on jeden sygnał z listą reguł, którym przyszedł termin.
• Przeglądy się nie nakładają: gdy poprzedni jeszcze trwa, następny jest pomijany. Przegląd, który nie zmieści się w swoim czasie, kończy pracę, a resztę bierze następny.
• W Logach automatyzacji, w sekcji Dane zdarzenia, są status_id, minutes_in_status, hours_in_status i timer_rule_ids (reguły, którym w tym przeglądzie przyszedł termin).

Uwaga na obciążenie. System przegląda obserwowany status co minutę, niezależnie od interwału. Koszt przeglądu rośnie z liczbą zwrotów i zamówień, które weszły w status w ciągu ostatnich 60 dni, a nie z tym, ile w nim stoi. Używaj więc tych zdarzeń na statusach, przez które zwroty i zamówienia przechodzą, a nie na wielkich statusach końcowych, do których trafia każde zamówienie. Z jednego obserwowanego statusu firmy przegląd czyta najwyżej 1500 najdłużej czekających — nowsze ponad tę liczbę czekają, aż starsze wyjdą ze statusu albo miną im 60 dni. Każde uruchomienie to wiersz w logu (często Pominięte — „jeszcze nie”). Obiekt, który stoi w statusie, ale nie spełnia pozostałych warunków, też dostaje sygnał co interwał: przy włączonym Loguj niespełnione warunki to za każdym razem wpis Warunki niespełnione (Historia wykonań — co się naprawdę stało).

Filtr statusu przed warunkami

Dla zmiany statusu, zmiany statusu zwrotu i obu zdarzeń Cyklicznie kreator daje dodatkowe pole: na których statusach reguła ma się uruchamiać (przy Cyklicznie — Status zwrotu / Status zamówienia, który reguła obserwuje). To filtr sprawdzany przed warunkami — tańszy i czytelniejszy niż warunek na status.

Dla zmiany statusu BOK tego pola celowo nie ma.

Uwagi praktyczne

• Zdarzenia własne, uruchamiane przyciskiem, to osobna kategoria (Własne zdarzenia — przyciski uruchamiane ręcznie).
• Część zdarzeń ma wbudowane opóźnienie chroniące przed lawiną przy szybkich zmianach. Nie ustawia się go z panelu.
• Nowo dodana reguła może zacząć działać z kilkudziesięciosekundowym opóźnieniem — proces nasłuchujący odświeża swoją listę cyklicznie (Pułapki automatyzacji).