Skanowanie zwrotów — jak znaleźć albo założyć zwrot

Ekran Skanowanie zwrotów to główne wejście do obsługi pojedynczej paczki. Podtytuł mówi wprost: Zeskanuj list przewozowy lub EAN produktu albo wyszukaj klienta.

Na górze licznik dzienny: Twoje zwroty dziś oraz Sztuk produktów.

Krok po kroku

1. Wejdź na Skan — przycisk Alt+1 w pasku szybkich akcji. Kursor sam stoi w polu Zeskanuj kod lub wpisz..., więc nie musisz w nie klikać.
2. Zostaw tryb Auto i zeskanuj kod z etykiety. Skaner wysyła zapytanie sam; jeśli wpisujesz ręcznie, zatwierdź Enterem — krótkie kody nie wyślą się same.
3. Trafienie jednoznaczne — jedno zamówienie bez żadnego wcześniejszego zwrotu: system zakłada zwrot i od razu przenosi Cię do jego szczegółów. Nic nie klikasz, przechodzisz do kroku 8. Wyjątek: etykieta paczki, którą wysłaliśmy, a kurier jej nie doręczył — zanim system założy dla niej zapowiedź — zwrotu sama nie otwiera; pokazuje kartę zamówienia z chipem Nieodebrana przesyłka.
4. Karta jednego zamówienia — etykieta paczki albo numer zwrotu, które pasują do jednego zamówienia z wcześniejszym zwrotem (albo nieodebrana paczka z wyjątku wyżej), pokazują kartę tego zamówienia z nagłówkiem Znaleziono zamówienie tej paczki (po numerze zwrotu: Znaleziono zamówienie z tym numerem zwrotu) — tę samą co po wyszukaniu, od razu rozwiniętą. Obsługujesz ją jak w kroku 5.
5. Kilka propozycji — najpierw kliknij kartę zamówienia, żeby ją rozwinąć; przyciski są dopiero w środku. Masz tam Zamówienie #… (otwiera zamówienie w nowej karcie), Zwrot #… (istniejący zwrot — otwarty uzupełnisz, zamknięty tylko podejrzysz) i Otwórz nowy zwrot z potwierdzeniem Czy na pewno otworzyć nowy zwrot? → Tak.
6. Nic nie pasuje — zobaczysz nagłówek Nie znaleziono albo Możliwe dopasowania. Przełącz tryb na EAN: dopiero wtedy odsłania się sekcja Filtry wyszukiwania (opcjonalne). Wypełnij to, co widzisz na paczce — Imię/Nazwisko, Miasto, Kod pocztowy, Dni wstecz, Numer telefonu, Email, Kraj, ID zamówienia (wewnętrzne), Allegro waybill, External ID — i zeskanuj jeszcze raz. Nie masz EAN-u w ręku? Przełącz tryb na Klient, wpisz imię i nazwisko, telefon albo e-mail z paczki i naciśnij Enter.
7. Gdy w paczce jest kilka produktów, w tej samej sekcji włącz przełącznik Skanuj wiele EAN, wbij kody jeden po drugim i naciśnij Szukaj (N EAN). To pole zastępuje zwykłe pole skanu.
8. Oceń pozycje w szczegółach zwrotu i zakończ go. Po zamknięciu system sam wraca na skaner — bierzesz następną paczkę.

Filtrów i wielu EAN-ów nie da się otworzyć w trybie Auto — przełącznik trybu na EAN jest jedynym wejściem do tej sekcji.

Tryby skanu

• Auto — system sam rozpoznaje, czym jest kod.
• EAN — wymusza traktowanie kodu jako EAN produktu. Gdy kod kreskowy jest nieczytelny, wpisz SKU produktu — system sprawdza je, jeśli nie znajdzie takiego EAN-u. Wielkość liter, spacje i zera na początku nie mają znaczenia; gdy takie SKU ma kilka aktywnych produktów, system nic nie podpowie — wtedy wpisz SKU dokładnie albo zeskanuj EAN.
• Klient — szukanie zamówienia bez EAN: imię i nazwisko (także skrót jak JaKo = Jan Kowalski), telefon albo e-mail z ostatnich 90 dni. Pole nie wysyła się samo w trakcie pisania — zatwierdzasz Enterem. Wynik to zawsze karty do sprawdzenia; filtry z trybu EAN tu nie działają.
• Rampa — odbiór partii od kuriera; pojawia się tylko przy włączonym odbiorze na doku albo skanie zbiorczych. Szczegóły: Rampa — koszyki zwrotów i skan zbiorczy przy odbiorze.

Co system rozpoznaje

Kody kurierskie po wzorcach (m.in. Allegro, InPost, DPD, DHL), EAN, numer zamówienia i numer zwrotu z marketplace'u. Potrafi oczyścić kod z dodatków wstrzykiwanych przez etykiety — prefiksów GS1, końcówek dokładanych przez niektórych przewoźników — i poradzić sobie z pomyleniem podobnych znaków.

Rozpoznaje też numer zwrotu nadany przez marketplace (np. numer zwrotu z etykiety zwrotnej Allegro), o ile zwrot przyszedł w zapowiedziach. Numer listu przewozowego ma pierwszeństwo: kod, który jest numerem paczki, zawsze rozpoznaje się jako paczka. Ten sam numer zwrotu może się powtórzyć na dwóch kontach marketplace'u — wtedy dostajesz listę zamówień do wyboru, a zwrot nie otwiera się sam. Numer pasujący do jednego zamówienia działa jak etykieta paczki: karta tego zamówienia albo — gdy nie ma ono jeszcze żadnego zwrotu — od razu nowy zwrot. Zwrot otwarty z karty zamówienia podpina tę zapowiedź, której numer zeskanowałeś.

Numer zwrotu Zalando i Modivo to długi ciąg liter i cyfr z myślnikami (np. 5c0f7a2e-8b1d-4e6a-9f3c-2d7b8e1a4c60). Taki kod system szuka tylko w całości — sam fragment numeru niczego nie znajdzie.

Po skanie

Trafienie w zamówienie — kafelek z danymi zamówienia i klienta oraz listą pozycji. Po rozwinięciu przyciski: przejście do zamówienia, przejście do istniejącego zwrotu (otwarty można uzupełniać, zamknięty tylko podejrzeć) oraz Otwórz nowy zwrot, dostępny zawsze.

Zamówienie z zapowiedzianym zwrotem ma oznaczenie Spodziewany zwrot.

Karta pokazuje też notatki z zamówienia: Notatka klienta, Notatka wewnętrzna (tu BOK zapisuje ustalenia z klientem), Dodatkowe 1 i Dodatkowe 2. Puste pola się nie pokazują, a każde widzi tylko osoba z prawem do tego pola zamówienia. Wyłącza je przełącznik Ustawienia → Zwroty → Ogólne → Pokazuj notatki z zamówienia (domyślnie włączony).

Skan jednoznaczny — pasujący do dokładnie jednego zamówienia, które nie ma jeszcze żadnego zwrotu — tworzy i otwiera nowy zwrot od razu, bez pytania. Wtedy karty nie ma — notatki z zamówienia zobaczysz w szczegółach zwrotu. Wyszukiwanie w trybach EAN i Klient nigdy nie zakłada zwrotu samo. Nie zakłada go też etykieta nieodebranej paczki, zanim system założy dla niej zapowiedź — wtedy widzisz kartę z chipem Nieodebrana przesyłka. W każdym innym przypadku system pokazuje propozycje i czeka.

Brak trafienia — „Nie znaleziono" albo „Nie znaleziono zamówienia".

Nieodebrana przesyłka

Gdy skan trafi w paczkę, którą wysłaliśmy, a klient jej nie odebrał, karta zamówienia ma czerwony chip Nieodebrana przesyłka — także na liście kilku zamówień, np. po szukaniu EAN-em albo klientem. Zwrot otwierasz z karty przyciskiem Otwórz nowy zwrot: etykieta takiej paczki nie otwiera go sama, dopóki system nie założy dla niej zapowiedzi (zakłada ją zadanie cykliczne, z opóźnieniem po tym, jak kurier zgłosi nieudane doręczenie). Gdy zapowiedź już jest, skan tej etykiety otwiera nowy zwrot od razu, jak każdy jednoznaczny. W nagłówku zwrotu widać potem ten sam chip, a obok Pobranie (gdy zamówienie było za pobraniem) i Opłacone albo Nieopłacone — czy zamówienie jest opłacone: oznaczone jako opłacone albo za pobraniem, które kurier pobrał przy doręczeniu (Zakończenie zwrotu, zwrot problematyczny i status BOK). Paczka za pobraniem, której klient nie odebrał, jest nieopłacona.

Co dalej z taką paczką, ustala firma regułą automatyczną, np. Utworzono zwrot + Niedostarczona przesyłka + Zamówienie ze zwrotu: opłacone → Ustaw status BOK (Warunki — wszystkie muszą być spełnione). Gdy zwrot dostał status BOK, postępuj tak, jak firma ustaliła dla zwrotów czekających na decyzję obsługi klienta (zwykle: oceń towar, odłóż paczkę na półkę BOK i nie kończ zwrotu).

Gdy tracking nie pomaga

Sekcja Filtry wyszukiwania (opcjonalne): Imię/Nazwisko, Miasto, Kod pocztowy, Dni wstecz, Numer telefonu, Kraj, ID zamówienia. Podpowiedź przy nazwisku: wpisz fragment widoczny na paczce (np. JaKo = Jan Kowalski).

Bez EAN-u — tryb Klient: imię i nazwisko, telefon albo e-mail z paczki i Enter.

Jest też Skanuj wiele EAN — wyszukanie po zestawie kodów z zawartości paczki.

Nowy zwrot

Dostaje status z grupy początkowej. Jeśli jest powiązane zamówienie, może od razu przejść dalej zgodnie ze skonfigurowanym przejściem dla triggera powiązania.

Firma bez ustawionej grupy początkowej nie utworzy zwrotu w ogóle — odmowa initial_status_not_configured.

Zwrot ręczny

Paczki bez trackingu i bez danych zakłada się z listy zwrotów, nie ze skanera:

1. Otwórz Lista (Alt+2).
2. Na pasku nad tabelą naciśnij przycisk z plusem — pod kursorem podpowiada się Dodaj zwrot ręczny.
3. W oknie Nowy ręczny zwrot wypełnij Szukaj klienta (imię, email albo telefon, od dwóch znaków), Kod skanu / identyfikator (numer paczki, tracking), Status — lista statusów problematycznych — i Notatka.
4. Naciśnij Utwórz.

Zwrot założony tą drogą powstaje jako problematyczny. To ścieżka dla paczek, których nie da się z niczym powiązać — nie skrót na codzienną pracę.

Po zakończeniu zwrotu system wraca na skaner, żeby od razu wziąć następną paczkę.