Dokumenty — odmowy i częste pytania

Krok po kroku

Rozbrojenie odmowy przy zatwierdzaniu

1. Naciśnij Zatwierdź — z menu wiersza na liście albo z nagłówka dokumentu.
2. Przeczytaj komunikat na dole ekranu do końca. Walidacja nie zatrzymuje się na pierwszym błędzie: wszystkie powody przychodzą w jednym zdaniu, rozdzielone średnikami, więc poprawianie ich po jednym to tyle samo podejść, ile średników.
3. Wejdź w dokument, naciśnij Edytuj (E) i usuń wszystkie powody naraz — pełną listę zdań masz niżej.
4. Zatwierdź ponownie. Sukces to Dokument zatwierdzony.

Komunikaty zaczynające się od Pozycja {n}: wskazują numer pozycji w dokumencie — otwórz tabelę pozycji i popraw dokładnie ten wiersz.

Gdy komunikat brzmi Błąd zatwierdzania i nic więcej, serwer nie podał powodu — odśwież dokument (klawisz R) i spróbuj raz jeszcze.

Gdy odmowa mówi o uprawnieniach

1. Zapamiętaj czynność z komunikatu — edycji, tworzenia, zatwierdzania, anulowania, powielania, konwersji, realizacji, przeliczania, scalania, druku, eksportu, wysyłki, podglądu, zmiany statusu. Każda ma osobne pozwolenie, więc komunikat wskazuje dokładnie to jedno, którego brakuje.
2. Sprawdź, czy dokument ma magazyn. Jeśli tak, trzeba mieć ten magazyn przypisany — sama zgoda na czynność nie wystarczy. Komunikat brzmi wtedy tak samo.
3. Przekaż przełożonemu obie informacje: czynność i kod typu dokumentu. To para, którą nadaje się roli.

Osobny przypadek: Brak uprawnień do tworzenia dokumentu w tym magazynie — czynność masz, brakuje przypisania do magazynu.

Gdy dokumentu w ogóle nie widać na liście

1. Sprawdź filtry i wyczyść je czerwonym × obok kafelków typów.
2. Sprawdź, czy dokument ma magazyn, do którego jesteś przypisany. Lista pokazuje wyłącznie dokumenty z Twoich magazynów — plus wszystkie bez magazynu, których to ograniczenie nie dotyczy.
3. Gdy lista jest pusta zupełnie, brakuje prawa podglądu dokumentów: bez niego zapytanie zwraca zero wierszy, a nie odmowę.

Gdy dokument jest w przyjęciu magazynowym

Komunikat Dokument jest w trakcie przyjęcia magazynowego (WMS) — edycja z modułu dokumentów jest zablokowana nie jest błędem do obejścia. Dokument należy wtedy do operacji przyjęcia i to ona go zamyka; wróć do modułu Przyjęcia i dokończ operację tam. → Statusy dokumentu i co blokuje edycję

Gdy dokument należy do wysyłki do naprawy

Komunikat Dokument należy do wysyłki do naprawy — zarządzaj nim z ekranu wysyłki do naprawy dotyczy każdej paczki przesunięcia zwrotów (do warsztatu, do producenta): otwartej paczki (listy zawartości), dokumentu MM wystawionego przy jej zamknięciu i przyjęcia z naszego magazynu. Tutaj można je tylko obejrzeć i wydrukować. Paczkę kończy się w Odłożenie → Na inny magazyn → Do paczki, przyjęcie w Przyjęciach, a pomyłki po zamknięciu poprawia się w ERP. → Wysyłka do paczki (naprawa, producent) — pakowanie, wysyłka i powrót towaru

Gdy dokument czeka, aż pobierze go ERP

Komunikat Dokument czeka, aż pobierze go ERP — tu nic się w nim nie zmienia dotyczy szkicu przesunięcia dla ERP. Powstaje przy zamknięciu paczki, przy Wystaw MM w przesunięciach zwrotów, przy zatwierdzeniu przyjęcia z naszego magazynu i przy eksporcie MM zwrotu hurtowego. Wygląda na niedokończony i tak ma być: czeka w kolejce, aż pobierze go mostek do ERP i sam wpisze mu swój numer. Potwierdzenie go z ręki wypycha go z tej kolejki i ERP już się o ruchu nie dowie, dlatego dokument jest zablokowany do podglądu i wydruku. → Przesunięcia zwrotów — trasy na inny magazyn (np. Defekty), do warsztatu i do producenta

Walidacja przed zatwierdzeniem

Kilka powodów naraz pokazuje się w jednym komunikacie, rozdzielonych średnikami:

• Dokument wymaga pozycji — dodaj przynajmniej jedną.
• Dokument wymaga kontrahenta.
• Typ dokumentu wymaga klienta — przypisz klienta z bazy.
• Typ dokumentu wymaga dostawcy — uzupełnij NIP kontrahenta.
• Typ dokumentu jest wewnętrzny — nie powinien mieć zewnętrznego klienta.
• Dokument wymaga daty wystawienia / daty sprzedaży / terminu płatności.
• Pozycja {n}: wymaga powiązania z produktem / stawki VAT / lokacji magazynowej / ceny jednostkowej.

Edycja i status

• Edycja dokumentu możliwa tylko w statusie draft — Statusy dokumentu i co blokuje edycję
• Dokument jest w trakcie przyjęcia magazynowego (WMS) — edycja z modułu dokumentów jest zablokowana.
• Dokument należy do wysyłki do naprawy — zarządzaj nim z ekranu wysyłki do naprawy.
• Usuwanie dokumentów nie jest dozwolone. Użyj anulowania.
• Ten typ dokumentu jest nieaktywny — nie można tworzyć nowych dokumentów.

Uprawnienia

Każda akcja ma własne uprawnienie, więc komunikat wskazuje konkretną czynność — brak uprawnień do: edycji, tworzenia, tworzenia w tym magazynie, zatwierdzania, odrzucania, anulowania, powielania, konwersji, realizacji, tworzenia zamówienia z dokumentu, przeliczania, scalania, druku, eksportu, wysyłki, podglądu, zmiany statusu — zawsze dla tego typu dokumentu.

Uprawnienia nadaje się rolom jako osobne pozwolenia na czynności: podgląd, tworzenie, edycja, akceptacja, anulowanie, powielanie, druk, eksport, scalanie, wysyłka, realizacja, przeliczanie.

Dodatkowo obowiązuje ograniczenie magazynowe: dokument z magazynem widzą i zmieniają tylko osoby mające ten magazyn przypisany. Dokumenty bez magazynu nie podlegają temu ograniczeniu — warto o tym pamiętać, planując dostępy.

Częste pytania

Dlaczego dokument nie ma numeru? Bo w domyślnej konfiguracji numer nadawany jest przy zatwierdzeniu, a nie przy zapisie wersji roboczej. Dokumenty importowane numeru nie dostają w ogóle. → Numeracja dokumentów i serie

Dlaczego nowego typu nie ma na liście przy tworzeniu dokumentu? Typy skopiowane z szablonów systemowych są nieaktywne — trzeba je aktywować w ustawieniach. → Typy dokumentów — 46 gotowych i co każdy konfiguruje

Dlaczego zatwierdzenie nie ruszyło stanu? Albo typ nie rusza stanu, albo pozycje nie mają wskazanej lokalizacji, albo typ ma blokowanie stanu do czasu akceptacji. → Dokumenty a stan magazynowy

Dlaczego nie mogę przywrócić anulowanego dokumentu? Bo jego anulowanie cofnęło ruchy magazynowe. Trzeba wystawić nowy.

Czy mogę poprawić zatwierdzoną fakturę? Nie. Zatwierdzony dokument jest zamknięty — wystawia się korektę. → Korekty, realizacja, scalanie i konwersja