Statusy dokumentu i co blokuje edycję

Osiem statusów: Roboczy, Oczekuje zatwierdzenia, Zatwierdzony, W realizacji, Zrealizowany, Wysłany, Anulowany, Skorygowany. Na wąskich ekranach skróty: Oczek., Zatw., W realiz., Zrealiz., Skorygow.

Nowy dokument powstaje jako Roboczy.

Krok po kroku

Sprawdzenie, dlaczego dokumentu nie da się edytować

1. Otwórz dokument z listy — zakładka Szczegóły dokumentu.
2. Popatrz na plakietkę statusu w nagłówku. Przycisk Edytuj (E) pokazuje się wyłącznie przy statusie Roboczy, a i to tylko wtedy, gdy masz prawo edycji tego typu.
3. Jeśli przycisku nie ma, a status brzmi Roboczy, poszukaj nad plakietkami paska z kłódką: Dokument jest w trakcie przyjęcia magazynowego (WMS) — edycja i zatwierdzanie odbywają się w module Przyjęcia. Obok statusu stoi wtedy znacznik Przyjęcie WMS.
4. Przy każdym innym statusie odpowiedź jest prosta: dokumentu się nie poprawia, wystawia się korektę — Korekty, realizacja, scalanie i konwersja.

Edycja dokumentu roboczego

1. Naciśnij Edytuj (E) albo wciśnij klawisz E.
2. Popraw nagłówek, pozycje, kontrahenta albo notatki. Zapis potwierdzają krótkie komunikaty: Szczegóły zapisane, Dane kontrahenta zapisane, Notatki zapisane, Pozycja dodana, Pozycja usunięta.
3. Wyjdź z edycji przyciskiem Zakończ edycję (Esc) albo klawiszem Esc.

Próba zmiany dokumentu, który w międzyczasie opuścił status roboczy, kończy się odmową Edycja dokumentu możliwa tylko w statusie draft.

Zatwierdzenie ze ścieżką akceptacji

1. W nagłówku dokumentu roboczego naciśnij Zatwierdź.
2. Gdy typ ma ścieżkę zatwierdzania, dokument przechodzi w Oczekuje zatwierdzenia, a w nagłówku pojawiają się dwa przyciski: Akceptuj i Odrzuć. Widzi je tylko osoba z prawem akceptacji.
3. Po ostatniej akceptacji status zmienia się na Zatwierdzony; Odrzuć cofa dokument do Roboczy.

Sukces zatwierdzenia z listy potwierdza Dokument zatwierdzony. Gdy typ nie dopuszcza docelowego statusu, odmowa brzmi: Status 'confirmed' nie jest dozwolony dla typu {kod}. Dozwolone: …. Pozostałe powody odmowy zbiera Dokumenty — odmowy i częste pytania.

Przywrócenie anulowanego dokumentu

1. Na liście znajdź dokument w statusie Anulowany.
2. Otwórz menu wiersza (trzy kropki) i wybierz Przywróć. Pozycja pokazuje się wyłącznie przy dokumentach anulowanych.
3. Dokument wraca do statusu sprzed anulowania — odczytanego z zapisu anulowania, nie zgadywanego.

Trzy odmowy i co z nimi zrobić:

• Dokument nie jest anulowany — nie ma czego przywracać. — odśwież listę, ktoś już go przywrócił.
• Brak zapisu anulowania — nie można ustalić poprzedniego statusu. — nie da się ustalić, dokąd wrócić. Wystaw nowy dokument.
• Anulowanie zdjęło stan magazynowy — dokumentu nie można przywrócić. Wystaw nowy. — ostateczna. → Dokumenty a stan magazynowy

Edycja tylko w robociu

Edycja jest możliwa wyłącznie w statusie Roboczy — nagłówka i pozycji.

W każdym innym: Edycja dokumentu możliwa tylko w statusie draft, a przy pozycjach — informacja, że pozycje można zmieniać tylko w dokumencie roboczym.

Odpowiedź na najczęstsze pytanie: zatwierdzonej faktury nie poprawia się — wystawia się korektę (Korekty, realizacja, scalanie i konwersja).

Przejścia ręczne

• Zatwierdź — tylko z Roboczy albo Oczekuje zatwierdzenia.
• Anuluj — z każdego statusu poza Anulowany i Skorygowany.
• Zmiana statusu z listy dostępnych:
  • Roboczy → Zatwierdzony, Anulowany
  • Zatwierdzony → W realizacji, Zrealizowany, Wysłany, Anulowany
  • W realizacji → Zrealizowany, Wysłany, Anulowany
  • Zrealizowany → Wysłany

Przejścia automatyczne

• Typ ze ścieżką zatwierdzania: zatwierdzenie przenosi dokument do Oczekuje zatwierdzenia, a w nagłówku pojawiają się Akceptuj i Odrzuć. Po ostatniej akceptacji → Zatwierdzony, odrzucenie wraca do Roboczy.
• Pełna realizacja przestawia dokument źródłowy na Zrealizowany, częściowa na W realizacji.
• Pełna korekta przestawia dokument źródłowy na Skorygowany.

Druga blokada, niezależna od statusu

Dokument w trakcie przyjęcia magazynowego. Na karcie pojawia się znacznik Przyjęcie WMS i komunikat, że edycja i zatwierdzanie odbywają się w module Przyjęcia. Każda próba zmiany z modułu dokumentów jest odrzucana:

Dokument jest w trakcie przyjęcia magazynowego (WMS) — edycja z modułu dokumentów jest zablokowana.

Przywracanie anulowanego

Przycisk Przywróć w menu wiersza, tylko dla anulowanych. Odmowy:

• Dokument nie jest anulowany — nie ma czego przywracać.
• Brak zapisu anulowania — nie da się ustalić poprzedniego statusu.
• Anulowanie zdjęło stan magazynowy — dokumentu nie można przywrócić. Wystaw nowy.

Ta ostatnia jest ostateczna i wynika wprost z księgi ruchów — Dokumenty a stan magazynowy.

Skróty na karcie dokumentu