Numeracja dokumentów i serie

Ustawienia → Dokumenty → Numeracja. Schemat jest jeden na kombinację: firma + typ dokumentu + magazyn + seria. Magazyn można zostawić pusty — wtedy schemat jest globalny dla firmy.

Krok po kroku

Jeśli firma dopiero startuje, nie ustawiaj schematów po kolei — naciśnij Załaduj domyślne nad listą. Przycisk zakłada schemat dla każdego typu, który wymaga numeracji i jeszcze go nie ma, a w komunikacie podaje liczby: Załadowano: N schematów numeracji (pominięto już istniejące: …).

Nowy schemat

1. Otwórz Ustawienia → Dokumenty → Numeracja. Lista nazywa się Schematy numeracji.
2. Naciśnij + w pasku nad listą (dymek: „Dodaj schemat"). Z prawej wysunie się szuflada Nowy schemat numeracji.
3. W sekcji Podstawowe wybierz Typ dokumentu — bez niego przycisk zapisu jest nieaktywny. Magazyn zostaw na Globalny (dla wszystkich magazynów), jeśli schemat ma obowiązywać całą firmę. Seria wypełniaj tylko wtedy, gdy chcesz osobny licznik.
4. W sekcji Szablon numeracji wpisz wzorzec w polu Szablon albo klikaj chipy w karcie Dostępne zmienne — wstawiają zmienną w miejsce kursora.
5. W sekcji Komponenty numeru uzupełnij Prefix, Suffix i Separator. Pusty Prefix podstawia kod typu dokumentu.
6. W sekcji Ustawienia licznika wybierz Reset licznika (Roczny, Miesięczny, Ciągły) i Padding (min. cyfr).
7. Sprawdź kartę Podgląd — pokazuje wzorzec podstawiony dzisiejszą datą.
8. W sekcji Opcje zostaw włączony przełącznik Aktywny, ustaw Dozwolone luki w numeracji i Ręczna edycja numeru, po czym naciśnij Utwórz.

Poprawka istniejącego schematu

1. W wierszu schematu kliknij ikonę ołówka (dymek: „Edytuj"). Szuflada otworzy się jako Edytuj schemat numeracji.
2. Zmień, co trzeba — pola są te same co przy zakładaniu.
3. Pod Podgląd przeczytaj Następny numer z bazy: — to numer policzony przez serwer z aktualnym stanem licznika, a nie sama podmiana zmiennych.
4. Naciśnij Zapisz.

Zmienne wzorca

Domyślny wzorzec: PREFIX/YYYY/NNN. Faktury i korekty mają w domyślnej konfiguracji wzorzec z miesiącem i licznikiem miesięcznym, paragon — licznik uzupełniany do 6 znaków.

Podstawiane jest wyłącznie NNN. Podgląd w formularzu potrafi pokazać także inne zapisy licznika, ale w prawdziwym numerze zostaną one wpisane dosłownie.

Reset licznika

Trzy warianty: Roczny, Miesięczny, Ciągły. Licznik prowadzony jest osobno dla schematu, roku i — przy resecie miesięcznym — miesiąca.

Kiedy nadawany jest numer

Typ ma dwie opcje: nadanie przy tworzeniu wersji roboczej albo przy zatwierdzeniu.

W domyślnej konfiguracji wszystkie 46 typów nadaje numer przy zatwierdzeniu. Dlatego dokument roboczy jest bez numeru — to nie błąd.

Dokumenty o pochodzeniu Import i Sync numeru nie dostają w ogóle — przychodzą z własnym.

Jak dobierany jest schemat

System szuka aktywnego schematu dla firmy i typu, dla podanej serii. Przy dokumencie z magazynem najpierw sprawdza schemat magazynowy, potem globalny.

Blokady i odmowy

• Numery nadawane są atomowo, z blokadą licznika — dwa dokumenty zatwierdzone w tej samej sekundzie nie dostaną tego samego numeru.
• Brak schematu przy typie, który nie dopuszcza dziur w numeracji → zatwierdzenie odrzucone: nie znaleziono schematu, nie można zatwierdzić bez numeru. Typ dopuszczający dziury zatwierdzi dokument bez numeru. Dziur nie dopuszczają domyślnie tylko dokumenty księgowe: FS, KFS, FZ, KFZ, KPAR, FZK, KFZK i RK. Cała reszta — tak.
• Numer wpisany ręcznie jest przyjmowany tylko, gdy typ na to pozwala. W domyślnej konfiguracji nie pozwala żaden typ, więc ręczny numer jest ignorowany.
• Schematu, który już nadał numery, nie da się usunąć: Nie można usunąć schematu numeracji — użyto go do nadania numerów w {n} dokumentach. Możesz go dezaktywować zamiast usuwać. Analogicznie, gdy użyty został sam licznik.

Seria

Dodatkowy podział numeracji, wpisywany przy tworzeniu dokumentu. Podpowiedź w formularzu: Seria numeracji dokumentu, np. A, B, WEB, EXP. Używana do grupowania i oddzielnych liczników.