Dokumentnummerierung und Nummernkreise

Öffne Einstellungen → Dokumente → Nummerierung. Pro Kombination aus Unternehmen + Dokumenttyp + Lager + Serie gibt es ein Nummerierungsschema. Das Lagerfeld kann leer bleiben; dann gilt das Schema global für das Unternehmen.

Schritt für Schritt

Wenn dein Unternehmen gerade erst startet, lege die Schemata nicht einzeln an. Klicke über der Liste auf Standardwerte laden. Die Schaltfläche erstellt ein Schema für jeden nummerierungspflichtigen Typ, für den noch keines vorhanden ist. Die Meldung nennt Zahlen: Geladen: N Nummerierungsschemata (bereits vorhandene übersprungen: …).

Ein neues Schema anlegen

1. Öffne Einstellungen → Dokumente → Nummerierung. Die Liste heißt Nummerierungsschemata.
2. Klicke in der Leiste über der Liste auf + (Tooltip: „Schema hinzufügen“). Rechts öffnet sich die Seitenleiste Neues Nummerierungsschema.
3. Wähle unter Grunddaten einen Dokumenttyp aus. Ohne Auswahl ist die Speicherschaltfläche deaktiviert. Lass Lager auf Global (für alle Lager) stehen, wenn das Schema für das ganze Unternehmen gelten soll. Fülle Serie nur aus, wenn du einen eigenen Zähler möchtest.
4. Gib im Abschnitt Nummerierungsvorlage ein Muster in das Feld Vorlage ein oder klicke auf Chips in der Karte Verfügbare Variablen. Sie fügen eine Variable an der Cursorposition ein.
5. Fülle im Abschnitt Nummernkomponenten Präfix, Suffix und Trennzeichen aus. Ist Präfix leer, wird der Dokumenttypcode eingesetzt.
6. Wähle unter Zählereinstellungen den Zähler-Reset (Jährlich, Monatlich oder Fortlaufend) und die Auffüllung (Mindestanzahl Ziffern).
7. Prüfe die Karte Vorschau. Sie zeigt das Muster mit dem heutigen Datum.
8. Lass unter Optionen den Schalter Aktiv eingeschaltet, lege Nummerierungslücken zulässig und Manuelle Nummernbearbeitung fest und klicke auf Erstellen.

Ein vorhandenes Schema bearbeiten

1. Klicke in der Schemazeile auf das Stiftsymbol (Tooltip: „Bearbeiten“). Die Seitenleiste Nummerierungsschema bearbeiten öffnet sich.
2. Ändere die gewünschten Felder. Es sind dieselben wie beim Anlegen.
3. Lies unter Vorschau die Angabe Nächste Nummer aus der Datenbank:. Sie zeigt die vom Server anhand des aktuellen Zählerstands berechnete Nummer, nicht nur die eingesetzten Variablen.
4. Klicke auf Speichern.

Vorlagenvariablen

Standardmuster: PREFIX/YYYY/NNN. Rechnungen und Korrekturen verwenden in der Standardkonfiguration ein Muster mit Monat und monatlichem Zähler. Kassenbons verwenden einen Zähler, der auf 6 Zeichen aufgefüllt wird.

Ersetzt wird ausschließlich NNN. Die Vorschau im Formular kann weitere Zählerformen anzeigen; in der tatsächlichen Nummer werden sie jedoch wörtlich übernommen.

Zähler zurücksetzen

Es gibt drei Varianten: Jährlich, Monatlich und Fortlaufend. Für jedes Schema und Jahr wird ein eigener Zähler geführt; beim monatlichen Reset zusätzlich für jeden Monat.

Wann eine Nummer vergeben wird

Für den Dokumenttyp gibt es zwei Optionen: Nummernvergabe beim Erstellen des Entwurfs oder bei der Freigabe.

In der Standardkonfiguration vergeben alle 46 Typen die Nummer bei der Freigabe. Daher haben Entwürfe keine Nummer – das ist kein Fehler.

Dokumente mit Herkunft Import oder Sync erhalten keine Nummer. Sie kommen bereits mit einer eigenen.

Wie das Schema ausgewählt wird

Das System sucht nach einem aktiven Schema für das Unternehmen und den Dokumenttyp sowie nach der angegebenen Serie. Bei einem Dokument mit Lager wird zuerst das Lagerschema und anschließend das globale Schema geprüft.

Sperren und Ablehnungen

• Nummern werden atomar und mit einer Zählersperre vergeben. Zwei Dokumente, die in derselben Sekunde freigegeben werden, erhalten daher nicht dieselbe Nummer.
• Fehlt ein Schema für einen Typ, der keine Nummerierungslücken zulässt, wird die Freigabe abgelehnt: Es wurde kein Schema gefunden; eine Freigabe ohne Nummer ist nicht möglich. Ein Typ, der Lücken zulässt, kann ohne Nummer freigegeben werden. Standardmäßig lassen nur Buchhaltungsdokumente keine Lücken zu: FS, KFS, FZ, KFZ, KPAR, FZK, KFZK und RK. Alle übrigen Typen lassen sie zu.
• Eine manuell eingegebene Nummer wird nur übernommen, wenn der Typ das erlaubt. Standardmäßig erlaubt es kein Typ; eine manuelle Nummer wird deshalb ignoriert.
• Ein Nummerierungsschema, mit dem bereits Nummern vergeben wurden, lässt sich nicht löschen. Die Meldung lautet: Nummerierungsschema kann nicht gelöscht werden – es wurde für {n} Dokumente zur Nummernvergabe verwendet. Du kannst es stattdessen deaktivieren. Entsprechendes gilt, wenn nur der Zähler bereits verwendet wurde.

Serie

Die Serie ist eine zusätzliche Nummerierungsunterteilung, die beim Erstellen des Dokuments eingetragen wird. Der Hinweis im Formular lautet: Nummernkreis des Dokuments, zum Beispiel A, B, WEB, EXP. Dient zur Gruppierung und für getrennte Zähler.