Ein Dokument und seine Positionen erstellen

Über Neues Dokument oberhalb der Dokumentliste.

Schritt für Schritt

1. Öffne das Menü Dokumente. Klicke rechts in der Symbolleiste über der Liste auf +. Der Tooltip lautet Neues Dokument. Das Symbol ist nicht vorhanden, wenn du keinen Dokumenttyp erstellen darfst.
2. Die Ansicht Neues Dokument öffnet sich. Links gibt es Positionen und Notizen, rechts Dokumenttyp, Geschäftspartner und Zusammenfassung.
3. Wähle zuerst den Dokumenttyp aus der Liste Code – Name aus. Bis dahin ist die rechte Spalte fast leer. Die übrigen Kopffelder erscheinen erst nach der Typauswahl, weil der Typ festlegt, welche gebraucht werden.
4. Fülle die Kopfdaten aus: Herkunft, Lager, Serie und Ausstellungsdatum. Das Feld Währung erscheint nur bei Typen mit Geldbeträgen; Zahlungsfrist und Verkaufsdatum nur, wenn der Typ sie erfordert. Wählst du die Herkunft Import, kommen die Felder Externe Nummer und Quelle hinzu.
5. Wenn der Typ einen Geschäftspartner erfordert, fülle die Karte Geschäftspartner aus. Über Kunden suchen findest du einen Kunden aus der Datenbank. Die Suche beginnt ab zwei Zeichen. Wenn du ein Suchergebnis anklickst, werden Name, NIP, E-Mail, Telefon und Adresse in die Felder darunter übernommen. Daten, die du nicht sehen darfst (sie werden durch Sterne verdeckt), werden nicht übernommen. Diese Felder bleiben leer und du musst sie selbst ausfüllen.
6. Füge links Positionen hinzu. Gib einen Suchbegriff in Produkt nach Name, EAN oder SKU suchen... ein und klicke auf ein Produkt in den Ergebnissen. Es wird mit Menge 1 in die Tabelle übernommen. Klickst du dasselbe Produkt erneut an, entsteht keine zweite Zeile; stattdessen wird die Menge erhöht.
7. Alternativ kannst du scannen: Klicke in der Überschrift des Abschnitts Positionen auf EAN. Unter dem Suchfeld erscheint EAN scannen und Enter drücken.... Nach jedem Scan springt der Cursor in dieses Feld zurück.
8. Ändere in der Tabelle Menge und Preis. Eine nicht benötigte Zeile entfernst du ohne Bestätigung über das rote Papierkorbsymbol am Zeilenende.
9. Prüfe rechts unter Zusammenfassung die Angaben Positionen, Netto und Brutto.
10. Klicke auf Dokument erstellen. Die Schaltfläche bleibt deaktiviert, bis du einen Dokumenttyp gewählt und mindestens eine Position hinzugefügt hast. Über Abbrechen verlässt du die Ansicht ohne zu speichern.
11. Du gelangst direkt zur Karte des gespeicherten Dokuments. Es hat den Status Entwurf und noch keine Nummer – die Nummer wird bei der Freigabe vergeben (Dokumentnummerierung und Nummernkreise).

Positionen auf der Dokumentkarte ergänzen

Die Ansicht zum Erstellen ist absichtlich einfach gehalten: Die Positionstabelle hat nur die Spalten #, EAN, Produkt, Menge, Preis und Gesamt. Maßeinheit, Mehrwertsteuersatz, Rabatt und Lagerplatz lassen sich dort nicht einstellen. Diese Felder findest du auf der Karte des gespeicherten Dokuments.

1. Klicke auf der Dokumentkarte auf Bearbeiten (Taste E). Die Schaltfläche ist nur im Status Entwurf verfügbar.
2. Die Positionstabelle zeigt nun die Spalten Produkt, Menge, ME, Preis, MwSt. %, Rabatt %, Lagerplatz (wenn vom Typ verlangt) und Summe. Nimm die nötigen Änderungen vor. Sie werden automatisch und mit kurzer Verzögerung gespeichert.
3. Eine neue Position fügst du über die untere Zeile hinzu: Produkt nach Name, EAN oder SKU suchen..., danach Menge, ME, Preis, MwSt. % und Lagerplatz, zuletzt über das grüne +. Als Bestätigung erscheint Position hinzugefügt.
4. Beende den Bearbeitungsmodus über Bearbeitung beenden (Esc).
5. Wenn das Dokument fertig ist, klicke im Kopfbereich auf Freigeben. Ein Bestätigungsfenster gibt es nicht – ein Klick schließt das Dokument ab. Bei Typen mit Bestandswirkung wird die Lagerbewegung gebucht (Dokumente und Lagerbestand).
6. Hat der Typ einen Freigabeprozess, erhält das Dokument den Status Freigabe ausstehend. Im Kopfbereich erscheinen Genehmigen und Ablehnen (Dokumentstatus und Gründe für eine Bearbeitungssperre).

Kopfdaten (rechte Spalte)

• Dokumenttyp – Pflichtfeld; auswählen als Code und Name. Der Typ bestimmt, welche weiteren Felder erscheinen. Wähle ihn daher zuerst.
• Herkunft – Nativ oder Import.
• Lager.
• Währung – nur bei Typen mit Geldbeträgen.
• Serie – Dokumentnummerierung und Nummernkreise.
• Ausstellungsdatum sowie Zahlungsfrist und Verkaufsdatum, falls der Typ sie erfordert.
• Externe Nummer und Quelle – nur bei Herkunft Import.

Geschäftspartner

Die Karte erscheint nur bei Typen, die einen Geschäftspartner erfordern. Felder: Name / Vor- und Nachname, NIP / USt-ID, E-Mail, Telefon und Adresse. Die Kundensuche braucht mindestens zwei Zeichen.

Positionen (linke Spalte)

Ein Produkt fügst du über Produkt nach Name, EAN oder SKU suchen... oder im Scanmodus hinzu. Den Scanmodus aktivierst du über EAN; das Feld heißt dann EAN scannen und Enter drücken.... Ist die Liste leer, erscheint Keine Positionen – suche ein Produkt oder scanne eine EAN.

Beim Erstellen hat die Tabelle die Spalten #, EAN, Produkt, Menge, Preis und Gesamt; darunter steht Bruttosumme:. Wird eine gescannte EAN im Katalog nicht gefunden, wird eine Zeile mit der Bezeichnung EAN: {code} (nicht gefunden) und dem Preis null angelegt. Du musst sie korrigieren oder löschen.

Die vollständigen Positionsfelder – ME (Standard Stk.), MwSt. %, Rabatt % und Lagerplatz (nur wenn vom Typ gefordert) – sind erst auf der Karte des gespeicherten Dokuments im Bearbeitungsmodus verfügbar.

So werden Beträge berechnet

1. Grundlage: Menge × Einzelpreis, vermindert um den prozentualen Rabatt oder, falls dieser fehlt, um einen festen Rabattbetrag.
2. Bei Berechnung auf Nettobasis wird die Mehrwertsteuer auf den Nettobetrag aufgeschlagen.
3. Bei Berechnung auf Bruttobasis wird der Nettobetrag aus dem Bruttobetrag herausgerechnet.
4. Die Rundung hängt von den Einstellungen des Typs ab: je Position, in der Zusammenfassung oder gar nicht.

Bei Typen ohne Geldbeträge oder ohne erforderlichen Preis werden Beträge gar nicht berechnet.

Die Zusammenfassung zeigt Positionen, Netto und Brutto. Dokument erstellen bleibt deaktiviert, bis du einen Typ gewählt und mindestens eine Position hinzugefügt hast.

Einschränkungen

• Positionen kannst du nur in einem Dokumententwurf hinzufügen, ändern und löschen – Dokumentstatus und Gründe für eine Bearbeitungssperre.
• Die Menge muss größer als null sein, außer bei einer Korrektur.
• Ablehnungen nennen direkt, was fehlt: Die Position erfordert eine Zuordnung zu einem Produkt, …erfordert einen Mehrwertsteuersatz, …erfordert einen Einzelpreis oder …erfordert einen Lagerplatz.
• Wenn der Typ eine Funktion nicht zulässt, erscheint eine entsprechende Meldung, zum Beispiel: Dieser Dokumenttyp erlaubt keine Rabatte / Chargennummern / Seriennummern / Verfallsdaten oder Die Maßeinheit darf bei diesem Dokumenttyp nicht bearbeitet werden.

Die Detailansicht eines Dokuments mit sehr vielen Positionen lädt zunächst die ersten 200 Zeilen und lädt die übrigen separat nach.