Dokumenttypen – 46 Vorlagen und ihre Einstellungen

Der Dokumenttyp bestimmt, ob das Dokument den Lagerbestand verändert, einen Geschäftspartner erfordert, bestimmte Datumsangaben braucht und ob es korrigiert, ausgeführt, dupliziert oder gedruckt werden kann.

Öffne Einstellungen → Dokumente → Dokumenttypen. Über die Schaltfläche zum Laden der Standardwerte kannst du ein fertiges Set aus 46 Typen in 10 Kategorien übernehmen.

Schritt für Schritt

Vordefinierte Typen laden

1. Öffne Einstellungen → Dokumente → Dokumenttypen.
2. Klicke in der Leiste über der Liste auf Standardwerte laden (46 Typen). Der Tooltip weist darauf hin: Kopiert die systemseitigen Dokumenttypvorlagen in dein Unternehmen. Vorhandene Typen werden nicht überschrieben.
3. Lies die Meldung. Sie nennt Zahlen: Geladen: N Kategorien, N Typen (N übersprungen).
4. Prüfe die Spalte Aktiv. Alle frisch geladenen Typen haben dort ein rotes Nein. Solange du das nicht änderst, erscheinen sie nicht im Formular zum Erstellen eines Dokuments.

Einen Typ aktivieren

1. Gib im Feld Suchen... über der Liste den Code oder Namen des Typs ein, zum Beispiel WZ.
2. Klicke in der Zeile des Typs auf das Stiftsymbol (Tooltip: „Bearbeiten“). Rechts fährt die Seitenleiste Dokumenttyp bearbeiten heraus.
3. Öffne den Abschnitt Identifikation und aktiviere den Schalter Aktiv.
4. Scrolle in der Seitenleiste nach unten und klicke auf Speichern. In der Spalte Aktiv erscheint ein grünes Ja.

Wiederhole das für jeden Typ, den dein Unternehmen tatsächlich verwendet. Die übrigen sollten inaktiv bleiben; so ist die Auswahlliste im Dokumentformular kürzer.

Anforderungen des Typs festlegen

Alle Einstellungen befinden sich in derselben Seitenleiste in aufklappbaren Bereichen. Öffne einen Typ über das Stiftsymbol und gehe die Bereiche nacheinander durch. Bereiche, die du nicht ändern willst, kannst du überspringen.

1. Öffne Verhalten und lege fest, ob der Typ den Bestand verändert: Beeinflusst Bestand und Richtung. Hier findest du auch Positionen erforderlich, Anfangsstatus, Automatische Freigabe und Teilweise Ausführung.
2. Öffne Nummerierung und entscheide, ob der Typ überhaupt eine Nummer benötigt (Nummerierung erforderlich) und wann sie vergeben wird: Nummer bei Erstellung oder Nummer bei Freigabe. Lege auch Lücken zulässig und Manuelle Nummernbearbeitung fest.
3. Öffne Positionen (Zeilen) und aktiviere die erforderlichen Angaben: Produkt erforderlich, Preis erforderlich, MwSt. erforderlich, Lagerplatz erforderlich. Unter den optionalen Angaben findest du Chargennummer, Seriennummer und Verfallsdatum.
4. Öffne Geschäftspartner und Beträge und lege Geschäftspartner erforderlich samt Geschäftspartnertyp fest. Für Dokumente mit Geldbeträgen kannst du zusätzlich Hat Beträge, Preistyp und Rundung einstellen.
5. Öffne Aktionen und markiere, was mit einem fertigen Dokument möglich ist: Korrekturen, Ausführung, Zusammenführen, Duplizieren, Drucken, Exportieren und E-Mail-Versand.
6. Ergänze die Codes für diese Aktionen: Korrekturtyp-Code, Ausführungstyp-Code und Zusammenführungsziel-Code.
7. Öffne Daten und Freigabe und lege erforderliche Datumsangaben fest (Ausstellungsdatum, Verkaufsdatum, Zahlungsfrist, Standardfrist (Tage)) sowie Freigabe erforderlich und Bestand bis zur Freigabe sperren.
8. Klicke auf Speichern. Ein Speichervorgang übernimmt alle Bereiche.

In Codefeldern gibst du den Code des Zieltyps ein, zum Beispiel KFS. Ohne diese Codes reicht die Freigabe der Aktion allein nicht; der Vorgang wird abgelehnt.

Häufig verwendete Codes

Achte auf die Bezeichnungen. Es gibt keinen einzelnen Typ MM und keinen Typ FV. Eine Umlagerung zwischen Lagern ist in MMW (Ausgang) und MMP (Eingang) aufgeteilt. Der Code einer Verkaufsrechnung lautet FS. Noch ein Fallstrick: FZ ist eine Anzahlungsrechnung, der Code für eine Einkaufsrechnung lautet FZK.

Was ein Typ festlegt

• Ob und in welche Richtung er den Bestand verändert – erhöht, verringert, verschiebt oder gar nicht verändert.
• Ob ein Geschäftspartner erforderlich ist und welcher: beliebig, Kunde, Lieferant oder intern.
• Welche Datumsangaben erforderlich sind – Verkaufsdatum und Zahlungsfrist sowie die Standardanzahl der Fristtage.
• Was eine Position benötigt – Produkt, Preis, Mehrwertsteuersatz und Lagerplatz; außerdem, ob Chargen, Seriennummern und Verfallsdaten zulässig sind.
• Ob Beträge enthalten sind, ob netto oder brutto gerechnet wird und ob auf Positionen, in der Summe oder gar nicht gerundet wird.
• Ob ein Freigabeprozess erforderlich ist und ob der Bestand bis zu dessen Abschluss gesperrt bleibt.
• Welche Aktionen später möglich sind – Korrekturen (und mit welchem Typ), Ausführung (und als welcher Typ), teilweise Ausführung, Zusammenführen, Duplizieren, Drucken, Export und E-Mail-Versand.
• Ob ein Typ mit einem anderen verknüpft ist (MMW mit MMP) und ob das Gegenstück automatisch erstellt werden soll.

Zwei Fallstricke bei der Einführung

1. Aus den Systemvorlagen kopierte Typen werden im Unternehmen inaktiv angelegt. Aktiviere sie, damit sie im Formular zum Erstellen eines Dokuments erscheinen. Das ist der häufigste Grund für die Frage „Warum sehe ich diesen Typ nicht?“
2. Ein Typ lässt sich nicht löschen, wenn bereits Dokumente dieses Typs vorhanden sind. Die Meldung nennt deren Anzahl und schlägt vor, den Typ zu deaktivieren. Systemtypen können grundsätzlich nicht gelöscht werden. Das gilt ebenso für Kategorien: Weder Systemkategorien noch Kategorien, die Typen zugeordnet sind, können gelöscht werden.