Dokumente – Ablehnungen und häufige Fragen

Schritt für Schritt

Eine Ablehnung bei der Freigabe beheben

1. Klicke auf Freigeben – im Zeilenmenü der Liste oder im Kopfbereich des Dokuments.
2. Lies die Meldung am unteren Bildschirmrand vollständig. Die Validierung stoppt nicht beim ersten Fehler: Alle Gründe erscheinen in einem Satz, durch Semikolons getrennt. Wenn du sie einzeln behebst, brauchst du also so viele Versuche, wie die Meldung Semikolons enthält.
3. Öffne das Dokument, klicke auf Bearbeiten (E) und behebe alle Gründe auf einmal. Die vollständige Liste der Meldungen findest du weiter unten.
4. Versuche erneut, das Dokument freizugeben. Bei Erfolg erscheint Dokument freigegeben.

Meldungen mit Position {n}: nennen die Positionsnummer im Dokument. Öffne die Positionstabelle und korrigiere genau diese Zeile.

Wenn nur Freigabefehler ohne weitere Erklärung erscheint, hat der Server keinen Grund angegeben. Aktualisiere das Dokument (Taste R) und versuche es erneut.

Wenn die Ablehnung eine fehlende Berechtigung nennt

1. Merke dir den Vorgang aus der Meldung: Bearbeiten, Erstellen, Freigeben, Stornieren, Duplizieren, Konvertieren, Ausführen, Neuberechnen, Zusammenführen, Drucken, Exportieren, Senden, Ansehen oder Status ändern. Für jeden Vorgang gibt es eine eigene Berechtigung. Die Meldung nennt daher genau die fehlende Berechtigung.
2. Prüfe, ob das Dokument einem Lager zugeordnet ist. Wenn ja, musst du diesem Lager zugewiesen sein. Eine Berechtigung für den Vorgang allein reicht nicht. Die Meldung sieht in beiden Fällen gleich aus.
3. Teile deiner Führungskraft beide Angaben mit: den Vorgang und den Dokumenttypcode. Diese Kombination wird einer Rolle zugewiesen.

Ein eigener Fall ist Keine Berechtigung, Dokumente in diesem Lager zu erstellen. Hier hast du die Berechtigung für die Aktion, aber keine Zuweisung zu diesem Lager.

Wenn das Dokument gar nicht in der Liste erscheint

1. Prüfe die Filter und entferne sie über das rote × neben den Typkacheln.
2. Prüfe, ob das Dokument einem Lager zugeordnet ist, dem du zugewiesen bist. Die Liste zeigt nur Dokumente aus deinen Lagern sowie alle Dokumente ohne Lager an, für die diese Einschränkung nicht gilt.
3. Ist die Liste vollständig leer, fehlt dir die Berechtigung, Dokumente anzusehen. Ohne diese Berechtigung liefert die Abfrage null Zeilen, aber keine Ablehnung.

Wenn ein Dokument gerade im Wareneingang bearbeitet wird

Die Meldung Das Dokument befindet sich im Wareneingang (WMS) – die Bearbeitung im Dokumentmodul ist gesperrt ist kein Fehler, den du umgehen solltest. Das Dokument gehört zum Wareneingangsvorgang; dieser schließt es ab. Kehre zum Modul Wareneingänge zurück und beende den Vorgang dort. → Dokumentstatus und Gründe für eine Bearbeitungssperre

Wenn ein Dokument zu einer Reparatursendung gehört

Die Meldung Das Dokument gehört zu einer Reparatursendung – verwalte es über die Ansicht „Reparatursendung“ betrifft alle Pakete zur Umlagerung von Retouren (an eine Werkstatt oder den Hersteller): ein offenes Paket mit Inhaltsliste, das beim Schließen erstellte MM-Dokument und den Wareneingang aus unserem Lager. Hier kannst du diese Dokumente nur ansehen und drucken. Ein Paket schließt du unter Einlagerung → In ein anderes Lager → In ein Paket, den Wareneingang im Modul Wareneingänge. Fehler nach dem Schließen korrigierst du im ERP. → Versand ins Paket (Reparatur, Hersteller) — Verpacken, Versand und Rückkehr der Ware

Wenn das Dokument darauf wartet, vom ERP abgerufen zu werden

Die Meldung Das Dokument wartet darauf, vom ERP abgerufen zu werden – hier kann nichts daran geändert werden betrifft den Entwurf einer Umlagerung für das ERP. Er wird beim Schließen eines Pakets, über MM erstellen bei Retouren-Umlagerungen, beim Freigeben eines Wareneingangs aus unserem Lager und beim Exportieren eines MM aus einer Großhandelsretoure erstellt. Der Entwurf sieht unvollständig aus; das ist beabsichtigt. Er wartet in der Warteschlange, bis die ERP-Brücke ihn abruft und ihm selbst eine Nummer zuweist. Wenn du ihn manuell bestätigst, wird er aus der Warteschlange entfernt und das ERP erfährt nichts von der Bewegung. Deshalb ist das Dokument für die Bearbeitung gesperrt, kann aber angesehen und gedruckt werden. → Umbuchungen aus Rückgaben — Routen in ein anderes Lager (z. B. Defekte), zur Werkstatt oder zum Hersteller

Validierung vor der Freigabe

Mehrere Gründe erscheinen in einer Meldung, durch Semikolons getrennt:

• Das Dokument benötigt mindestens eine Position – füge mindestens eine hinzu.
• Das Dokument benötigt einen Geschäftspartner.
• Der Dokumenttyp erfordert einen Kunden – ordne einen Kunden aus der Datenbank zu.
• Der Dokumenttyp erfordert einen Lieferanten – ergänze die NIP-Nummer des Geschäftspartners.
• Der Dokumenttyp ist intern – er sollte keinen externen Kunden haben.
• Das Dokument benötigt ein Ausstellungsdatum / Verkaufsdatum / Zahlungsfrist.
• Position {n}: erfordert eine Zuordnung zu einem Produkt / einen Mehrwertsteuersatz / einen Lagerplatz / einen Einzelpreis.

Bearbeitung und Status

• Dokumente können nur im Status „draft“ bearbeitet werden – Dokumentstatus und Gründe für eine Bearbeitungssperre
• Das Dokument befindet sich im Wareneingang (WMS) – die Bearbeitung im Dokumentmodul ist gesperrt.
• Das Dokument gehört zu einer Reparatursendung – verwalte es über die Ansicht „Reparatursendung“.
• Das Löschen von Dokumenten ist nicht zulässig. Verwende stattdessen die Stornierung.
• Dieser Dokumenttyp ist inaktiv – neue Dokumente können nicht erstellt werden.

Berechtigungen

Jede Aktion hat eine eigene Berechtigung. Die Meldung nennt den konkreten Vorgang – fehlende Berechtigung zum Bearbeiten, Erstellen, Erstellen in diesem Lager, Freigeben, Ablehnen, Stornieren, Duplizieren, Konvertieren, Ausführen, Erstellen einer Bestellung aus einem Dokument, Neuberechnen, Zusammenführen, Drucken, Exportieren, Senden, Ansehen oder Ändern des Status – immer für diesen Dokumenttyp.

Rollen erhalten separate Berechtigungen für Aktionen wie Ansehen, Erstellen, Bearbeiten, Genehmigen, Stornieren, Duplizieren, Drucken, Exportieren, Zusammenführen, Senden, Ausführen und Neuberechnen.

Zusätzlich gilt eine Lagerbeschränkung: Dokumente mit Lager können nur Personen sehen und bearbeiten, die diesem Lager zugewiesen sind. Dokumente ohne Lager unterliegen dieser Einschränkung nicht – berücksichtige das bei der Zugriffsplanung.

Häufige Fragen

Warum hat ein Dokument keine Nummer? In der Standardkonfiguration wird die Nummer bei der Freigabe vergeben und nicht beim Speichern des Entwurfs. Importierte Dokumente erhalten gar keine neue Nummer. → Dokumentnummerierung und Nummernkreise

Warum erscheint ein neuer Typ beim Erstellen eines Dokuments nicht in der Liste? Dokumenttypen aus den Systemvorlagen sind inaktiv. Du musst sie in den Einstellungen aktivieren. → Dokumenttypen – 46 Vorlagen und ihre Einstellungen

Warum hat die Freigabe den Bestand nicht verändert? Entweder verändert der Typ den Bestand nicht, die Positionen haben keinen Lagerplatz oder der Typ sperrt den Bestand bis zur Genehmigung. → Dokumente und Lagerbestand

Warum kann ich ein storniertes Dokument nicht wiederherstellen? Weil beim Stornieren die Lagerbewegungen rückgängig gemacht wurden. Du musst ein neues Dokument erstellen.

Kann ich eine freigegebene Rechnung korrigieren? Nein. Ein freigegebenes Dokument ist geschlossen – du musst eine Korrektur erstellen. → Korrekturen, Ausführung, Zusammenführen und Konvertieren