Dokumentstatus und Gründe für eine Bearbeitungssperre

Es gibt acht Status: Entwurf, Freigabe ausstehend, Freigegeben, In Bearbeitung, Ausgeführt, Versendet, Storniert und Korrigiert. Auf kleinen Bildschirmen werden sie abgekürzt: Freig. ausst., Freig., In Bearb., Ausgeführt und Korrigiert.

Ein neues Dokument wird als Entwurf erstellt.

Schritt für Schritt

Prüfen, warum ein Dokument nicht bearbeitet werden kann

1. Öffne das Dokument über die Liste im Register Dokumentdetails.
2. Prüfe das Statusabzeichen im Kopfbereich. Die Schaltfläche Bearbeiten (E) erscheint nur beim Status Entwurf – und auch dann nur, wenn du Dokumente dieses Typs bearbeiten darfst.
3. Fehlt die Schaltfläche, obwohl der Status Entwurf lautet, suche über den Statusabzeichen nach einer Leiste mit einem Schloss: Das Dokument befindet sich im Wareneingang (WMS) – Bearbeitung und Freigabe erfolgen im Modul Wareneingänge. Daneben steht der Hinweis WMS-Wareneingang.
4. Bei jedem anderen Status ist die Antwort einfach: Das Dokument wird nicht korrigiert; stattdessen wird eine Korrektur ausgestellt – Korrekturen, Ausführung, Zusammenführen und Konvertieren.

Einen Entwurf bearbeiten

1. Klicke auf Bearbeiten (E) oder drücke die Taste E.
2. Ändere Kopfdaten, Positionen, Geschäftspartner oder Notizen. Kurze Meldungen bestätigen das Speichern: Details gespeichert, Geschäftspartnerdaten gespeichert, Notizen gespeichert, Position hinzugefügt oder Position entfernt.
3. Beende die Bearbeitung über Bearbeitung beenden (Esc) oder mit der Taste Esc.

Wenn du versuchst, ein Dokument zu ändern, dessen Status inzwischen nicht mehr Entwurf ist, wird die Änderung abgelehnt: Dokumente können nur im Status „draft“ bearbeitet werden.

Freigabe mit Genehmigungsprozess

1. Klicke im Kopfbereich des Entwurfs auf Freigeben.
2. Hat der Typ einen Genehmigungsprozess, wechselt das Dokument zu Freigabe ausstehend. Im Kopfbereich erscheinen die Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen. Sie sind nur für Personen mit Genehmigungsberechtigung sichtbar.
3. Nach der letzten Genehmigung wechselt der Status zu Freigegeben. Über Ablehnen wird das Dokument wieder zum Entwurf.

Bei einer Freigabe über die Liste bestätigt die Meldung Dokument freigegeben den Erfolg. Ist der Zielstatus für den Typ nicht zulässig, erscheint: Der Status 'confirmed' ist für den Typ {code} nicht zulässig. Zulässig: …. Weitere Ablehnungsgründe beschreibt Dokumente – Ablehnungen und häufige Fragen.

Ein storniertes Dokument wiederherstellen

1. Suche in der Liste ein Dokument im Status Storniert.
2. Öffne das Zeilenmenü (drei Punkte) und wähle Wiederherstellen. Der Eintrag erscheint nur bei stornierten Dokumenten.
3. Das Dokument erhält den Status zurück, den es vor der Stornierung hatte. Dieser wird aus dem Stornierungsprotokoll gelesen und nicht erraten.

Drei Ablehnungen und was du tun kannst:

• Das Dokument ist nicht storniert – es gibt nichts wiederherzustellen. – Aktualisiere die Liste; vielleicht hat es schon jemand wiederhergestellt.
• Kein Stornierungseintrag – der vorherige Status kann nicht ermittelt werden. – Der Zielstatus lässt sich nicht feststellen. Erstelle ein neues Dokument.
• Durch die Stornierung wurde Lagerbestand abgebucht – das Dokument kann nicht wiederhergestellt werden. Erstelle ein neues. – endgültig. → Dokumente und Lagerbestand

Bearbeitung nur im Entwurf

Bearbeiten – Kopfdaten und Positionen – ist nur im Status „Entwurf“ möglich.

Bei jedem anderen Status lautet die Meldung: Dokumente können nur im Status „draft“ bearbeitet werden. Bei Positionen erscheint der Hinweis, dass sie nur im Entwurf geändert werden können.

Die häufigste Frage lässt sich so beantworten: Eine freigegebene Rechnung wird nicht geändert, sondern korrigiert (Korrekturen, Ausführung, Zusammenführen und Konvertieren).

Manuelle Statuswechsel

• Freigeben – nur aus Entwurf oder Freigabe ausstehend.
• Stornieren – aus jedem Status außer Storniert und Korrigiert.
• Statuswechsel zu einem verfügbaren Status:
  • Entwurf → Freigegeben, Storniert
  • Freigegeben → In Bearbeitung, Ausgeführt, Versendet, Storniert
  • In Bearbeitung → Ausgeführt, Versendet, Storniert
  • Ausgeführt → Versendet

Automatische Statuswechsel

• Hat der Typ einen Genehmigungsprozess, verschiebt Freigeben das Dokument zu Freigabe ausstehend. Im Kopfbereich erscheinen Genehmigen und Ablehnen. Nach der letzten Genehmigung wird es Freigegeben; nach Ablehnung wieder Entwurf.
• Eine vollständige Ausführung setzt das Quelldokument auf Ausgeführt, eine teilweise Ausführung auf In Bearbeitung.
• Eine vollständige Korrektur setzt das Quelldokument auf Korrigiert.

Eine zweite Sperre, unabhängig vom Status

Das Dokument wird gerade im Wareneingang bearbeitet. Auf der Karte erscheint der Hinweis WMS-Wareneingang und eine Meldung, dass Bearbeitung und Freigabe im Modul Wareneingänge erfolgen. Jeder Änderungsversuch aus dem Dokumentmodul wird abgelehnt:

Das Dokument befindet sich im Wareneingang (WMS) – die Bearbeitung im Dokumentmodul ist gesperrt.

Stornierte Dokumente wiederherstellen

Die Schaltfläche Wiederherstellen im Zeilenmenü erscheint nur bei stornierten Dokumenten. Mögliche Ablehnungen:

• Das Dokument ist nicht storniert – es gibt nichts wiederherzustellen.
• Kein Stornierungseintrag – der vorherige Status lässt sich nicht ermitteln.
• Durch die Stornierung wurde Lagerbestand abgebucht – das Dokument kann nicht wiederhergestellt werden. Erstelle ein neues.

Der letzte Fall ist endgültig und ergibt sich direkt aus dem Lagerbewegungsbuch – Dokumente und Lagerbestand.

Tastenkürzel auf der Dokumentkarte