Modul „Dokumente“ – Liste, Filter und Sammelaktionen

Öffne das Menü Dokumente. Die Ansicht hat drei Register: Dokumente (Liste), Dokumentdetails, das erst beim Öffnen eines Dokuments aktiviert wird, und Fehlmengen für MM – eine Liste von MM-Dokumenten für das ERP, bei denen Subiekt nicht die gesamte Ware geliefert hat (Fehlmengen für MM – wenn Subiekt nicht genug Ware für ein MM-Dokument hat). Das dritte Register ist für alle mit Zugriff auf Dokumente sichtbar. Daneben steht die Anzahl offener Fehlmengen; dieselbe Zahl erscheint beim Menüpunkt Dokumente.

Unternehmen ohne konfigurierte Dokumenttypen sehen über der Liste einen Einführungshinweis mit Link zu Einstellungen → Dokumente → Dokumenttypen – Dokumenttypen – 46 Vorlagen und ihre Einstellungen.

Schritt für Schritt

Ein Dokument finden

1. Öffne das Menü Dokumente.
2. Gib den Suchbegriff in das Feld Dokumente suchen... über der Tabelle ein.
3. Häufige Typen findest du in den farbigen Kacheln neben der Suche – bis zu sechs Codes (WZ, PZ, FS, MM, RW, ZS, OF, MMW), sofern das Unternehmen diese Typen hat. Ein Klick aktiviert den Filter, ein weiterer Klick deaktiviert ihn.
4. Für weitere Filter klicke auf die Schaltfläche mit dem Filtersymbol (Tooltip: Filter). Die Zahl daneben zeigt, wie viele Filter aktiviert sind. Das Panel hat sechs Felder: Status, Herkunft, Typ, Lager, Von und Bis.
5. Aktivierte Filter erscheinen als Plaketten in der Leiste. Über x auf einer Plakette entfernst du einen Filter; die rote Schaltfläche × neben den Typkacheln entfernt alle.
6. Klicke auf die Zeile oder auf #Nummer in der Spalte DOKUMENT. Das Register Dokumentdetails öffnet sich.

Filter, Sortierung und aktuelle Seite werden in der Adresse gespeichert; du kannst den Ansichtslink verschicken. Wenn du einen Filter änderst, wird die Zeilenauswahl aufgehoben.

Über das Spaltensymbol rechts in der Leiste (Tooltip: Spalten) kannst du die Spalten ändern. Die Auswahl wird im Browser gespeichert.

Mehrere Dokumente freigeben oder duplizieren

1. Wähle die Zeilen über ihre Auswahlfelder aus. Die Leiste wechselt in den Auswahlmodus und zeigt die Plakette {count} ausgewählt mit einem X zum Aufheben der Auswahl.
2. Klicke auf die grüne Schaltfläche mit Häkchen (Tooltip: Ausgewählte freigeben) oder auf das Symbol zum Kopieren (Tooltip: Ausgewählte duplizieren). Neben den Schaltflächen steht kein Text.
3. Während der Verarbeitung zeigt die Plakette Verarbeitung {done}/{total}….

Als Ergebnis erscheint {ok}/{total} abgeschlossen oder bei Teilerfolg {ok}/{total} abgeschlossen, {failed} Fehler. Kann auch nur eines der ausgewählten Dokumente nicht verarbeitet werden, ist die Schaltfläche deaktiviert. Der Tooltip lautet dann Einige Dokumente können nicht freigegeben werden beziehungsweise Einige Dokumente können nicht dupliziert werden.

Dokumente stornieren und eine Stornierung rückgängig machen

1. Wähle die Zeilen aus und öffne das Menü unter der Schaltfläche mit den drei Punkten in der Auswahlleiste.
2. Wähle Ausgewählte stornieren. Der Eintrag ist rot. Fehlen Berechtigungen, lautet der Tooltip Einige Dokumente können nicht storniert werden.
3. Das Fenster fragt {count} Dokument(e) stornieren?, listet die Nummern auf und warnt: Bei Dokumenten, durch die Lagerbestand abgebucht wurde, kann die Stornierung nicht rückgängig gemacht werden. Die übrigen kannst du über die Liste wiederherstellen. Die Schaltflächen heißen Dokumente stornieren und Zurück.
4. Nach dem Vorgang ist einige Sekunden lang unten auf dem Bildschirm die Schaltfläche Rückgängig verfügbar.

Beim Wiederherstellen erscheint {count} Dokument(e) wiederhergestellt oder {ok} wiederhergestellt, {failed} fehlgeschlagen. Ist die Schaltfläche Rückgängig bereits verschwunden, findest du dieselbe Aktion im Zeilenmenü unter Wiederherstellen. Sie ist nur bei stornierten Dokumenten sichtbar. Gründe für eine Ablehnung der Wiederherstellung beschreibt Dokumentstatus und Gründe für eine Bearbeitungssperre.

Ein einzelnes Dokument stornierst du im Zeilenmenü (drei Punkte → Stornieren). Es erscheint dieselbe Bestätigungsabfrage. Bei Erfolg lautet die Meldung Dokument storniert.

Import und Export

• Das Importsymbol in der Leiste (Tooltip: Dokumente importieren) öffnet den Importassistenten auf einer separaten Ansicht. Nach Abschluss kehrst du zur Liste zurück.
• Das Downloadsymbol (Tooltip: Dokumente exportieren) öffnet das Fenster Dokumente exportieren mit Was exportieren? (Alle gefilterten Dokumente samt Zeilenanzahl oder Nur ausgewählte), Format, dem Schalter Positionen einschließen, Spalten und der Schaltfläche Erstellen. Einen längeren Export kannst du mit Im Hintergrund fortsetzen weiterlaufen lassen.
• + (Tooltip: Neues Dokument) öffnet das Formular zum Erstellen eines Dokuments – Ein Dokument und seine Positionen erstellen. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn du mindestens einen Dokumenttyp erstellen darfst.

Unternehmen ohne Dokumenttypen sehen über der Liste die Karte Keine Dokumenttypen konfiguriert mit der Schaltfläche Dokumenttypen konfigurieren, die direkt zu den Einstellungen führt.

Symbolleiste

• Dokumente suchen…
• Typ-Schnellfilter – bis zu sechs Kacheln mit häufig verwendeten Codes. Ein Klick aktiviert oder deaktiviert den jeweiligen Filter.
• Rechts: Spaltenkonfiguration, Dokumente importieren, Dokumente exportieren, Neues Dokument.

Filter

Status, Herkunft, Typ, Lager, Von/Bis (Ausstellungsdatum) und Wartet auf ERP.

Filter und aktuelle Seite werden in der Adresse gespeichert, sodass du den Ansichtslink verschicken kannst.

Herkunft kann folgende Werte haben: Nativ, Import, Sync, Marketplace, Auto.

Spalten

Standardmäßig: DOKUMENT, EXTERNE NR., GESCHÄFTSPARTNER, BRUTTO, STATUS, DATUM.

Zusätzlich aktivierbar: LAGER, NIP, AUSSTELLUNGSDATUM, VERKAUFSDATUM, ZAHLUNGSFRIST, NETTO, WÄHRUNG, SERIE, ERSTELLT VON. Die Auswahl wird im Browser gespeichert.

Die Spalten GESCHÄFTSPARTNER und NIP lassen sich nicht durch Klicken auf die Überschrift sortieren – Geschäftspartnerdaten sind in der Datenbank verschlüsselt. Über die Suche findest du Dokumente weiterhin anhand eines Namensfragments oder einer NIP-Nummer, wie schon zuvor.

Zeilenmenü

Details, Freigeben (nur bei einem Entwurf), Duplizieren, Drucken, Senden, PDF exportieren, Stornieren und Wiederherstellen (nur bei stornierten Dokumenten).

Senden und PDF exportieren zeigen derzeit nur Demnächst verfügbar. Die Einträge stehen im Menü, führen aber keine Aktion aus. Zum Drucken verwendest du Drucken, zum Export das Exportsymbol über der Liste.

Sammelaktionen

Ausgewählte freigeben, Ausgewählte duplizieren und unter dem zusätzlichen Menü Ausgewählte stornieren.

Fortschritt: Verarbeitung {done}/{total}…. Ergebnis: {ok}/{total} abgeschlossen oder {ok}/{total} abgeschlossen, {failed} Fehler.

Kann ein Teil der Auswahl nicht verarbeitet werden, ist die Schaltfläche deaktiviert; der Tooltip lautet Einige Dokumente können nicht freigegeben / dupliziert / storniert werden.

Sammelstornierung

Die Abfrage lautet {count} Dokument(e) stornieren? und enthält den Warnhinweis:

Bei Dokumenten, durch die Lagerbestand abgebucht wurde, kann die Stornierung nicht rückgängig gemacht werden. Die übrigen kannst du über die Liste wiederherstellen.

Nach dem Vorgang ist kurz die Schaltfläche Rückgängig verfügbar. Als Ergebnis der Wiederherstellung erscheint {count} Dokument(e) wiederhergestellt oder {ok} wiederhergestellt, {failed} fehlgeschlagen.

Dokumente lassen sich nicht löschen

Dokumente können nicht gelöscht werden. Der Versuch wird abgelehnt: Das Löschen von Dokumenten ist nicht zulässig. Verwende stattdessen die Stornierung.

Das ist kein unfertiger Teil des Systems: Ein Dokument ist ein Buchungsbeleg. Buchungsbelege werden berichtigt und nicht gelöscht.

Sichtbarkeit

Die Sichtbarkeit ist auf die Lager beschränkt, die dem Benutzer zugewiesen sind. Dokumente ohne Lager sehen alle dazu berechtigten Personen – leicht zu übersehen, wenn du Zugriffe planst.