Dokumente drucken, importieren und exportieren

Alle drei Aktionen lassen sich von der Dokumentenliste aus starten: Drucken über das Zeilenmenü, Import und Export rechts in der Symbolleiste.

Drucken

Schritt für Schritt

1. Öffne das Druckfenster. In der Liste: Klicke am Ende der Zeile auf das Symbol ⋮ und wähle Drucken. Auf der Dokumentkarte: Klicke im Kopfbereich auf das Druckersymbol (Tooltip Drucken). Beide Wege öffnen dasselbe Fenster.
2. Das Fenster heißt Drucken / Exportieren. Oben befinden sich die Felder Vorlage auswählen und Sprache.
3. Wähle eine Vorlage aus. Darunter erscheint sofort in einem weißen Rahmen eine Vorschau. Hat dein Unternehmen für diesen Typ keine Vorlage, steht dort Keine Vorlagen und du kannst nichts drucken.
4. Ändere bei Bedarf die Sprache.
5. Wähle unten eine von drei Schaltflächen: PDF herunterladen speichert die Datei; Drucken öffnet ein neues Browser-Tab mit dem fertigen Dokument und sofort den Druckdialog; Schließen beendet das Fenster ohne weitere Aktion.

Vorlagen verwaltest du unter Einstellungen → Dokumente, in den Registern Drucklayouts (PDF) (Verwaltung) und Vorlagenzuordnung (Zuordnung zu Dokumenttypen).

Wenn du keine Vorlage ausdrücklich angibst, wählt das System sie in dieser Reihenfolge:

1. Zuordnung für das Unternehmen, den Typ und die Sprache,
2. Zuordnung für das Unternehmen ohne Sprache,
3. Systemzuordnung für die Sprache,
4. beliebige Systemzuordnung.

Eine Vorlage kann Dokumentdaten enthalten (interne und externe Nummer, Status, Herkunft, Typ, Ausstellungs-, Verkaufs- und Zahlungsdatum, Währung, Netto, MwSt., Brutto, Notizen und Serie), Geschäftspartnerdaten (Name, NIP, Adresse, E-Mail und Telefon), Unternehmensdaten und eine Schleife über Positionen.

Mögliche Ablehnungen: Drucken ist für diesen Dokumenttyp nicht zulässig, Für diesen Dokumenttyp wurde keine Druckvorlage gefunden, Keine Druckberechtigung.

Die API zum Exportieren eines einzelnen Dokuments kann auch HTML zurückgeben. In der Oberfläche gibt es dafür aber keine Schaltfläche: Der Menüpunkt PDF exportieren in der Zeile zeigt derzeit nur Demnächst verfügbar. Über die Oberfläche kannst du nur im Druckfenster über PDF herunterladen eine PDF-Datei laden.

Liste exportieren

Schritt für Schritt

1. Stelle die Listenfilter so ein, dass genau die gewünschten Dokumente angezeigt werden. Wenn du die Auswahl selbst treffen willst, markiere die Zeilen über die Auswahlfelder.
2. Klicke rechts in der Symbolleiste über der Liste auf das Downloadsymbol. Der Tooltip lautet Dokumente exportieren.
3. Wähle im Fenster Dokumente exportieren unter Was exportieren? entweder Alle gefilterten Dokumente oder Nur ausgewählte. Neben jeder Option steht die Anzahl der betroffenen Dokumente. Nur ausgewählte bleibt deaktiviert, bis du etwas markiert hast.
4. Wähle unter Format eines der vier Formate: CSV, Excel, XML oder JSON.
5. Lege über Positionen einschließen fest, ob die Datei auch Spalten für Dokumentpositionen enthält.
6. Wähle unter Spalten aus, was in die Datei aufgenommen werden soll. Über der Liste stehen die Schnellaktionen Alle und Standard. Neben der Überschrift siehst du den Zähler ausgewählt / alle.
7. Klicke auf Erstellen. Die Schaltfläche zeigt in Klammern die Zahl der Dokumente.
8. Falls die Zwei-Faktor-Prüfung erscheint, gib den Code ein. Der Export wird danach automatisch fortgesetzt. Ohne aktiviertes 2FA kannst du keinen Export erstellen (Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) – aktivieren, Wiederherstellungscodes, deaktivieren), denn die Datei kann Käuferdaten aus Bestellungen enthalten.
9. Warte, während die Schritte Aufgabe in der Warteschlange…, Datei wird erstellt… und Datei fertig – wird heruntergeladen… angezeigt werden. Die Datei wird automatisch heruntergeladen.

Dieses Fenster hat keine Vorlagen. Du kannst hier keine gespeicherte Spaltenauswahl laden oder speichern; du musst sie jedes Mal neu festlegen.

Verfügbare Spalten: Nummer, externe Nummer, Typ, Status, Geschäftspartner, NIP, Netto, Brutto, Ausstellungsdatum, Verkaufsdatum, Zahlungsfrist, Währung, Notizen, Lager und erstellt von. Wenn du Positionen einschließen aktivierst, kommen hinzu: Produktname, SKU, EAN, Menge, Einheit, Einzelpreis, MwSt.-Satz, Nettowert, Bruttowert, Rabatt %, Chargennummer und Seriennummer.

Ein großer Export läuft im Hintergrund. Während der Erstellung wird Abbrechen zu Im Hintergrund fortsetzen – du kannst das Fenster schließen und weiterarbeiten. Dauert es zu lange, erscheint: Der Export dauert länger als erwartet. Er läuft im Hintergrund weiter – prüfe gleich den Exportverlauf. Der Exportverlauf ist eine eigene Ansicht in den Einstellungen. Die fertige Datei kann nur die Person herunterladen, die den Export gestartet hat. Andere sehen den Fortschritt, aber anstelle der Downloadschaltfläche einen Strich mit Tooltip.

Importieren

Der Sammelimport und -export findet nicht im Dokumentmodul statt. Dafür gibt es einen gemeinsamen Datenaustauschmechanismus. Deshalb sind Import- und Exportverlauf eigene Ansichten in den Einstellungen und keine Register der Dokumentenliste.

Das Symbol Dokumente importieren startet den Assistenten: Hochladen → Zuordnung → Vorschau → Bestätigung → Ergebnis.

Schritt für Schritt

1. Klicke über der Dokumentenliste auf das Importsymbol (Tooltip Dokumente importieren). Der Assistent wird auf einer eigenen Ansicht geöffnet, nicht in einem Fenster.
2. Hochladen. Wähle über Datei auswählen eine Datei vom Typ .csv, .xlsx, .xls, .xml oder .json aus. Lege unter Dokumenttyp auswählen fest, welcher Typ erstellt werden soll. Hast du gespeicherte Zuordnungen, erscheint zusätzlich Vorlage auswählen (optional). Lass das Feld leer, wenn du die Zuordnung manuell vornehmen willst.
3. Klicke auf Hochladen und analysieren. Die Schaltfläche bleibt deaktiviert, bis du eine Datei ausgewählt hast.
4. Zuordnung. Der Assistent zeigt, wie viele Spalten automatisch erkannt wurden ({count} Zuordnungen automatisch erkannt). Prüfe die Tabelle Quellspalte → Zielfeld → Sicherheit und korrigiere falsche Zuordnungen. Klicke auf Weiter.
5. Vorschau. Oben werden zwei Zähler angezeigt: gültig und – falls vorhanden – Fehler. Über Nur fehlerhafte anzeigen filterst du die zu korrigierenden Zeilen. Fahre mit Bestätigen und fortfahren fort. Die Schaltfläche ist nur dann deaktiviert, wenn alle Zeilen fehlerhaft sind.
6. Bestätigung. Die Ansicht meldet {count} Dokumente zum Import bereit und zeigt Zeilen insgesamt, gültige Zeilen und fehlerhafte Zeilen. Klicke auf Importieren.
7. Ergebnis. Du siehst Import abgeschlossen und {count} Dokumente erfolgreich importiert. Danach kannst du Dokumente anzeigen oder Weiteres importieren wählen.

Über Zurück unten links gehst du zum vorherigen Schritt. Den ganzen Assistenten verlässt du über Abbrechen, ebenfalls unten links.

Nach dem Hochladen werden die Spalten automatisch zugeordnet und mit einer Sicherheitseinschätzung versehen. Jede Zuordnung lässt sich manuell korrigieren.

Wenn die automatische Zuordnung nicht verfügbar ist, erscheint: Automatische Zuordnung (KI) ist nicht verfügbar – die Spalten wurden anhand ihrer Namen zugeordnet. Prüfe sie, bevor du fortfährst.

Positionen mit Menge null werden übersprungen: {count} Positionen mit Menge 0 übersprungen.

Importierte Dokumente haben die Herkunft Import und erhalten keine Nummer aus deiner Nummerierung. Sie behalten ihre externe Nummer. Dokumentnummerierung und Nummernkreise