Korrekturen, Ausführung, Zusammenführen und Konvertieren

Bevor du nach den Schaltflächen suchst. Korrektur, Ausführung, Zusammenführen und das Schließen einer Restmenge haben derzeit keine Benutzeroberfläche – sie sind nur über die API verfügbar. Im Bedienfeld anklickbar sind Bearbeiten, Freigeben, Genehmigen und Ablehnen, Duplizieren, Drucken, die Bearbeitung von Positionen und zwei Symbole in der Dokumentleiste: Bestellung erstellen und Als anderen Dokumenttyp kopieren. Die folgenden Regeln gelten trotzdem. Aufgerufen werden diese Vorgänge durch Integrationen oder Automatisierungen, nicht von einer Person mit der Maus.

Schritt für Schritt

Jeder Vorgang im Bedienfeld beginnt gleich: Öffne Dokumente und klicke auf eine Dokumentzeile. Das Bedienfeld wechselt zu Dokumentdetails; über dem Dokument erscheint eine Symbolleiste. Die Symbole haben keine Beschriftung. Beim Darüberfahren mit der Maus siehst du den Namen.

Duplizieren

1. Öffne das Dokument und klicke auf das Kopiersymbol (Tooltip: Duplizieren). Das Symbol fehlt, wenn der Typ keine Duplikate zulässt oder dir die Berechtigung fehlt.
2. Lies die Meldung Dupliziert → # mit der internen Nummer des neuen Dokumententwurfs.
3. Öffne das Register Dokumente und das neue Dokument, um Positionen zu ergänzen und es freizugeben.

Das geht auch ohne das Dokument zu öffnen: Das Menü ⋮ am Zeilenende enthält Duplizieren; bei mehreren ausgewählten Zeilen steht dort Ausgewählte duplizieren.

In einen anderen Dokumenttyp umwandeln

1. Öffne das Dokument und klicke auf das Symbol mit dem Tooltip Als anderen Dokumenttyp kopieren.
2. Gib im Feld Suchen... Code oder Namen des Zieltyps ein. Die Liste zeigt nur aktive Typen.
3. Klicke auf einen Typ in der Liste (oder drücke Enter, um den ersten Typ auszuwählen).
4. Warte auf die Meldung Dokument konvertiert. Das Bedienfeld öffnet das neue Dokument.

Eine Bestellung erstellen

1. Prüfe, ob dem Dokument ein Kunde und mindestens eine Position mit Menge > 0 zugeordnet sind.
2. Öffne das Dokument und klicke auf das Einkaufswagensymbol (Tooltip: Bestellung erstellen).
3. Lies die Meldung Bestellung erstellt samt Nummer. Das Bedienfeld führt dich zur Bestellliste und direkt zu dieser Bestellung.

Korrektur und Ausführung – über die API

1. Öffne Einstellungen → Dokumente → Dokumenttypen, wähle den Quelltyp und prüfe im Abschnitt Aktionen, ob Korrekturen beziehungsweise Ausführung aktiviert sind. Das Feld Korrekturtyp-Code beziehungsweise Ausführungstyp-Code muss einen Typcode enthalten, der in diesem Unternehmen existiert, zum Beispiel KFS.
2. Prüfe den Status des Quelldokuments: Für eine Korrektur muss es Freigegeben, Ausgeführt oder Versendet sein; für eine Ausführung Freigegeben oder In Bearbeitung.
3. Rufe POST /api/documents/list/<id>/correct/ oder POST /api/documents/list/<id>/realize/ auf. Ein leerer Request-Body bedeutet, dass der Vorgang vollständig ausgeführt wird.
4. Für einen Teilvorgang übergibst du im Body eine Positionsliste: {"lines": [{"line_id": 12, "quantity": 5}]}. Die Menge ist optional; ohne sie wird die gesamte Menge der Position verwendet.
5. Kehre im Bedienfeld zum Quelldokument zurück und öffne den Abschnitt Verknüpfungen (klicke auf Zum Laden klicken). Dort wird das neu erstellte Dokument angezeigt.

Zusammenführen wird über POST /api/documents/list/merge/ mit einer Liste von document_ids aufgerufen. Um die Restmenge zu schließen, verwendest du POST /api/documents/list/<id>/close-remaining/.

Korrektur

Der Dokumenttyp muss Korrekturen erlauben und einen Korrekturtyp angeben. Das Quelldokument muss den Status Freigegeben, Ausgeführt oder Versendet haben.

Vordefinierte Paare: FS→KFS, FZ→KFZ (Anzahlung), PAR→KPAR, FZK→KFZK (Einkauf), WZ→KWZ, PZ→KPZ.

Achtung: FZ ist eine Anzahlungsrechnung; eine Einkaufsrechnung hat den Code FZK. Es sind zwei unterschiedliche Dokumente mit leicht zu verwechselnden Codes.

• Vollständige Korrektur – kopiert alle Positionen mit umgekehrtem Mengenzeichen und setzt die Quelle auf Korrigiert.
• Teilkorrektur – umfasst nur die angegebenen Positionen und ändert den Quellstatus nicht.
• Pro Dokument kann es nur eine aktive vollständige Korrektur geben: Das Dokument hat bereits eine vollständige Korrektur.
• Bei einem Typ ohne Korrekturen: Korrektur ist für diesen Dokumenttyp nicht zulässig.

Ausführung

Wandelt ein Quelldokument in ein Ausführungsdokument um. Vordefinierte Ketten: ZS→WZ, ZZ→PZ, PRO→FS, OF→ZS.

Die Quelle muss den Status Freigegeben oder In Bearbeitung haben. Die Ausführung kann vollständig oder, falls der Typ es erlaubt, teilweise erfolgen. Das System verhindert, dass mehr ausgeführt wird, als noch offen ist. Dabei wird die für den Typ festgelegte Toleranz berücksichtigt.

Ablehnungen nennen den Grund ausdrücklich: Der Typ kann nicht ausgeführt werden, erlaubt keine teilweise Ausführung oder enthält keine auszuführenden Positionen.

Restmenge schließen

Wenn ein Dokument teilweise ausgeführt wurde und der Rest nicht eintreffen wird, kannst du die verbleibende Menge schließen. Das ist nur für teilweise ausgeführte und bestätigte Dokumente möglich. Ablehnungsmeldungen nennen den aktuellen Ausführungs- und Dokumentstatus.

Zusammenführen

Fasst mehrere Dokumente in einem Dokument des Zieltyps zusammen. Alle folgenden Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein:

• mindestens zwei Dokumente,
• derselbe Typ,
• derselbe Geschäftspartner,
• dieselbe Währung,
• dasselbe Unternehmen,
• Status Freigegeben oder Ausgeführt,
• der Typ erlaubt das Zusammenführen und ein Zieltyp ist angegeben.

Die Positionen werden ohne Gruppierung übernommen. Quelldokumente werden weder storniert noch geändert.

Duplizieren

Duplizieren erstellt einen neuen Entwurf desselben Dokumenttyps. Ablehnungsgründe: Der Typ erlaubt keine Duplikate oder ist inaktiv.

Konvertieren

Als anderen Dokumenttyp kopieren übernimmt das Dokument in einen anderen Typ. In den Notizen wird festgehalten, aus welchem Dokument es entstanden ist. Mögliche Ablehnungen: kein Zieltyp angegeben, Typ nicht gefunden, Typ gehört zu einem anderen Unternehmen oder Typ ist inaktiv.

Eine Bestellung erstellen

Bestellung erstellen legt aus den Dokumentpositionen eine Bestellung an. Dafür braucht das Dokument einen zugeordneten Kunden und mindestens eine Position mit Menge > 0. Der Kommentar zur Bestellung nennt das Quelldokument.

Mögliche Ablehnungen: Das Dokument gehört nicht zum aktiven Unternehmen, ihm ist kein Kunde zugeordnet oder es gibt keine zu kopierenden Positionen.

Auch die umgekehrte Richtung ist möglich: Aus einer Bestellung kannst du ein Dokument des gewünschten Typs erstellen.