Moduł Dokumenty — lista, filtry, akcje zbiorcze

Menu Dokumenty. Ekran ma trzy zakładki: Dokumenty (lista), Szczegóły dokumentu, która włącza się dopiero po otwarciu konkretnego dokumentu, oraz Braki do MM — lista dokumentów MM dla ERP, którym Subiekt nie dał całego towaru (Braki do MM — gdy Subiekt nie ma całego towaru na dokument MM). Trzecią widzi każdy z dostępem do Dokumentów, a przy jej nazwie stoi licznik otwartych braków; ten sam licznik jest przy pozycji Dokumenty w menu.

Firma bez skonfigurowanych typów zobaczy nad listą komunikat wstępny z odnośnikiem do Ustawienia → Dokumenty → Typy dokumentów — Typy dokumentów — 46 gotowych i co każdy konfiguruje.

Krok po kroku

Znalezienie dokumentu

1. Otwórz menu Dokumenty.
2. Wpisz szukany ciąg w pole Szukaj dokumentów... nad tabelą.
3. Najczęstsze typy masz w rzędzie kolorowych kafelków obok szukajki — do sześciu kodów (WZ, PZ, FS, MM, RW, ZS, OF, MMW, o ile firma ma te typy). Kliknięcie kafelka włącza filtr, drugie kliknięcie go wyłącza.
4. Po szersze filtry naciśnij przycisk z ikoną filtra (dymek: Filtry); liczba obok ikony mówi, ile filtrów jest włączonych. Panel ma sześć pól: Status, Pochodzenie, Typ, Magazyn, Od i Do.
5. Włączone filtry pokazują się jako plakietki w pasku; x przy plakietce kasuje jeden, czerwony przycisk × obok kafelków typów kasuje wszystkie.
6. Kliknij wiersz albo #numer w kolumnie DOKUMENT — otwiera się zakładka Szczegóły dokumentu.

Ustawienia filtrów, sortowania i strony zapisują się w adresie, więc widok da się wysłać linkiem. Zmiana filtra kasuje zaznaczenie wierszy.

Kolumny zmienisz ikoną kolumn w prawej części paska (dymek: Kolumny). Wybór zapisuje się w przeglądarce.

Zatwierdzenie albo powielenie wielu dokumentów

1. Zaznacz wiersze polami wyboru. Pasek przechodzi w tryb zaznaczenia: plakietka {count} zaznaczone z krzyżykiem do wyczyszczenia.
2. Naciśnij zielony przycisk z ptaszkiem (dymek: Zatwierdź zaznaczone) albo przycisk z ikoną kopiowania (dymek: Powiel zaznaczone). Napisów przy tych przyciskach nie ma.
3. Podczas pracy plakietka pokazuje Przetwarzanie {done}/{total}…

Wynik: {ok}/{total} wykonano albo — gdy część padła — {ok}/{total} wykonano, {failed} błędów. Gdy choć jeden zaznaczony dokument się nie kwalifikuje, przycisk jest wyłączony, a dymek zmienia się na Niektóre dokumenty nie mogą być zatwierdzone / Niektóre dokumenty nie mogą być powielone.

Anulowanie i cofnięcie anulowania

1. Zaznacz wiersze i otwórz menu pod przyciskiem z trzema kropkami w pasku zaznaczenia.
2. Wybierz Anuluj zaznaczone (pozycja jest czerwona; przy braku uprawnień ma podpis Niektóre dokumenty nie mogą być anulowane).
3. Okno pyta Anulować {count} dok.?, wylicza numery i ostrzega: Anulowania nie da się cofnąć dla dokumentów, które zdjęły stan magazynowy. Pozostałe możesz przywrócić z listy. Przyciski to Anuluj dokumenty i Wróć.
4. Po operacji przez kilkanaście sekund w komunikacie na dole ekranu stoi przycisk Cofnij.

Przywracanie kończy się komunikatem Przywrócono {count} dok. albo Przywrócono {ok}, nie udało się {failed}. Gdy Cofnij zdąży zniknąć, ta sama akcja jest w menu wiersza jako Przywróć — widoczna tylko przy dokumencie anulowanym. Powody odmowy przywrócenia opisuje Statusy dokumentu i co blokuje edycję.

Pojedynczy dokument anulujesz z menu wiersza (trzy kropki → Anuluj); pyta o to samo potwierdzenie. Sukces: Dokument anulowany.

Import i eksport

• Ikona importu w pasku (dymek: Import dokumentów) otwiera kreator importu na osobnym ekranie; po zakończeniu wraca na listę.
• Ikona pobierania (dymek: Eksport dokumentów) otwiera okno Eksport dokumentów: Co eksportować (Wszystkie przefiltrowane dokumenty z liczbą wierszy albo Tylko zaznaczone), Format, przełącznik Uwzględnij pozycje, Kolumny i przycisk Generuj. Długi eksport można zostawić przyciskiem Zostaw w tle.
• + (dymek: Nowy dokument) prowadzi do formularza wystawiania — Tworzenie dokumentu i jego pozycje. Przycisk pojawia się tylko wtedy, gdy masz prawo tworzenia choć jednego typu.

Firma bez typów dokumentów zobaczy nad listą kartę Brak skonfigurowanych typów dokumentów z przyciskiem Skonfiguruj typy dokumentów prowadzącym prosto do ustawień.

Pasek narzędzi

• Szukaj dokumentów…
• Skróty typów — do sześciu kafelków z najczęściej używanymi kodami; kliknięcie włącza i wyłącza filtr.
• Po prawej: konfiguracja kolumn, Import dokumentów, Eksport dokumentów, Nowy dokument.

Filtry

Status, Pochodzenie, Typ, Magazyn, Od / Do (data wystawienia) oraz Oczekuje na ERP.

Ustawienia filtrów i strony zapisują się w adresie, więc widok można wysłać linkiem.

Pochodzenie przyjmuje wartości: Natywny, Import, Sync, Marketplace, Auto.

Kolumny

Domyślnie: DOKUMENT, NR ZEWNĘTRZNY, KONTRAHENT, BRUTTO, STATUS, DATA.

Do włączenia: MAGAZYN, NIP, DATA WYSTAWIENIA, DATA SPRZEDAŻY, TERMIN PŁATNOŚCI, NETTO, WALUTA, SERIA, UTWORZYŁ. Wybór zapisuje się w przeglądarce.

Kolumn KONTRAHENT i NIP nie da się posortować kliknięciem nagłówka — dane kontrahenta są w bazie szyfrowane. Wyszukiwarka nad listą nadal znajduje dokument po fragmencie nazwy albo numeru NIP, tak jak przed zmianą.

Menu wiersza

Szczegóły, Zatwierdź (tylko dokument roboczy), Powiel, Drukuj, Wyślij, Eksportuj PDF, Anuluj, Przywróć (tylko anulowany).

Wyślij i Eksportuj PDF pokazują dziś tylko Wkrótce — pozycje są w menu, ale nic nie robią. Do wydruku służy Drukuj, do eksportu — ikona eksportu nad listą.

Akcje zbiorcze

Zatwierdź zaznaczone, Powiel zaznaczone oraz, w menu dodatkowym, Anuluj zaznaczone.

Postęp: Przetwarzanie {done}/{total}…, wynik: {ok}/{total} wykonano albo {ok}/{total} wykonano, {failed} błędów.

Gdy część zaznaczenia się nie kwalifikuje, przycisk jest wyłączony z podpowiedzią Niektóre dokumenty nie mogą być zatwierdzone / powielone / anulowane.

Anulowanie zbiorcze

Pyta: Anulować {count} dok.? z ostrzeżeniem:

Anulowania nie da się cofnąć dla dokumentów, które zdjęły stan magazynowy. Pozostałe możesz przywrócić z listy.

Po operacji przez chwilę dostępny jest przycisk Cofnij. Wynik przywracania: Przywrócono {count} dok. albo Przywrócono {ok}, nie udało się {failed}.

Usuwania nie ma

Dokumentów nie da się usunąć. Próba kończy się odmową: Usuwanie dokumentów nie jest dozwolone. Użyj anulowania.

To nie jest niedoróbka — dokument jest zapisem księgowym, a zapis księgowy się koryguje, nie kasuje.

Widoczność

Ograniczona magazynami przypisanymi użytkownikowi. Dokumenty bez magazynu widzą wszyscy uprawnieni — o tym łatwo zapomnieć przy planowaniu dostępów.