Tworzenie dokumentu i jego pozycje

Nowy dokument nad listą dokumentów.

Krok po kroku

1. Wejdź w menu Dokumenty. Nad listą, po prawej stronie paska narzędzi, kliknij ikonę + — podpowiedź brzmi Nowy dokument. Ikony nie ma, gdy nie masz prawa tworzenia żadnego typu dokumentu.
2. Otworzy się ekran Nowy dokument: po lewej Pozycje i Notatki, po prawej Typ dokumentu, Kontrahent i Podsumowanie.
3. Najpierw wybierz Typ dokumentu z listy kod - nazwa. Do tego momentu prawa kolumna jest praktycznie pusta — reszta pól nagłówka pojawia się dopiero po wyborze typu, bo to on decyduje, które w ogóle są potrzebne.
4. Uzupełnij nagłówek: Pochodzenie, Magazyn, Seria i Data wystawienia. Pole Waluta pojawia się tylko dla typów z wartościami pieniężnymi, a Termin płatności i Data sprzedaży — tylko gdy typ ich wymaga. Po wybraniu pochodzenia Import dochodzą jeszcze Numer zewnętrzny i Źródło.
5. Jeśli typ wymaga kontrahenta, wypełnij kartę Kontrahent. Klienta z bazy znajdziesz polem Szukaj klienta — szukanie rusza po wpisaniu co najmniej 2 znaków; kliknięcie w wynik przepisuje nazwę, NIP, e-mail, telefon i adres do pól poniżej. Dane, których nie wolno Ci oglądać (widzisz je z gwiazdkami), nie są przepisywane — te pola zostają puste i wpisujesz je sam.
6. Dodaj pozycje w lewej kolumnie. Wpisz frazę w pole Szukaj produktu po nazwie, EAN lub SKU... i kliknij produkt na liście wyników — trafi do tabeli z ilością 1. Ten sam produkt kliknięty drugi raz nie dubluje wiersza, tylko podbija ilość.
7. Albo skanuj: kliknij przycisk EAN w nagłówku sekcji Pozycje, a pod wyszukiwarką pojawi się pole Zeskanuj EAN i naciśnij Enter.... Kursor wraca do niego po każdym skanie.
8. Popraw w tabeli Ilość i Cena. Zbędny wiersz kasujesz czerwoną ikoną kosza na końcu wiersza — bez potwierdzenia.
9. Sprawdź Podsumowanie po prawej: Pozycje, Netto, Brutto.
10. Kliknij Utwórz dokument. Przycisk jest nieaktywny, dopóki nie wybierzesz typu i nie dodasz przynajmniej jednej pozycji. Ekran opuszczasz bez zapisu przyciskiem Anuluj.
11. Trafisz prosto na kartę zapisanego dokumentu. Dokument jest w statusie Roboczy i nie ma jeszcze numeru — numer nadaje się przy zatwierdzeniu (Numeracja dokumentów i serie).

Uzupełnienie pozycji na karcie dokumentu

Ekran tworzenia jest celowo ubogi: w tabeli pozycji są tylko #, EAN, Produkt, Ilość, Cena i Łącznie. Jednostki miary, stawki VAT, rabatu ani lokacji magazynowej nie ustawisz tam wcale — te pola żyją na karcie zapisanego dokumentu.

1. Na karcie dokumentu kliknij Edytuj (klawisz E). Przycisk jest tylko w statusie Roboczy.
2. Tabela pozycji odsłania kolumny Produkt, Ilość, J.m., Cena, VAT%, Rabat %, Lokacja (gdy typ jej wymaga) i Razem. Popraw, co trzeba — zapis jest automatyczny i opóźniony.
3. Nową pozycję dokładasz wierszem na dole: pole Szukaj produktu po nazwie, EAN lub SKU..., dalej Ilość, J.m., Cena, VAT% i Lokacja, a na końcu zielona ikona +. Potwierdzenie: Pozycja dodana.
4. Wyjdź z trybu edycji przyciskiem Zakończ edycję (Esc).
5. Kiedy dokument jest gotowy, kliknij Zatwierdź w nagłówku karty. Okna potwierdzenia nie ma — jedno kliknięcie zamyka dokument i, dla typów ruszających stan, księguje ruch magazynowy (Dokumenty a stan magazynowy).
6. Jeśli typ ma ścieżkę zatwierdzania, dokument przejdzie do Oczekuje zatwierdzenia, a w nagłówku pojawią się Akceptuj i Odrzuć (Statusy dokumentu i co blokuje edycję).

Nagłówek (prawa kolumna)

• Typ dokumentu — wymagany, wybierany jako kod + nazwa. To on decyduje, które pozostałe pola się pojawią, więc wybierz go pierwszy.
• Pochodzenie — Natywny albo Import.
• Magazyn.
• Waluta — tylko dla typów z wartościami pieniężnymi.
• Seria — Numeracja dokumentów i serie.
• Data wystawienia, a Termin płatności i Data sprzedaży tylko gdy typ ich wymaga.
• Numer zewnętrzny i Źródło — tylko przy pochodzeniu Import.

Kontrahent

Karta pokazuje się tylko dla typów, które go wymagają. Pola: Nazwa / Imię i nazwisko, NIP / VAT, Email, Telefon, Adres. Klienta z bazy szuka się po co najmniej dwóch znakach.

Pozycje (lewa kolumna)

Produkt dodaje się przez Szukaj produktu po nazwie, EAN lub SKU... albo w trybie skanowania, włączanym przyciskiem EAN (Zeskanuj EAN i naciśnij Enter...). Pusto: Brak pozycji — wyszukaj produkt lub zeskanuj EAN.

Na ekranie tworzenia tabela ma kolumny #, EAN, Produkt, Ilość, Cena i Łącznie, a pod nią stopkę Razem brutto:. Zeskanowany EAN bez dopasowania w katalogu wchodzi jako wiersz opisany EAN: {kod} (nie znaleziono) z ceną zero — trzeba go poprawić albo skasować.

Pełny komplet pól pozycji — J.m. (domyślnie szt), VAT%, Rabat % i Lokacja (tylko gdy typ jej wymaga) — dostajesz dopiero na karcie zapisanego dokumentu, w trybie edycji.

Jak liczone są wartości

1. Podstawa: ilość × cena jednostkowa, pomniejszona o rabat procentowy albo — gdy go nie ma — o rabat kwotowy.
2. Przy liczeniu od netto system dolicza VAT do wartości netto.
3. Przy liczeniu od brutto wydziela netto z wartości brutto.
4. Zaokrąglanie zależy od ustawienia typu: pozycjami, na podsumowaniu albo wcale.

Dla typów bez wartości pieniężnych albo bez wymaganej ceny wartości nie są liczone w ogóle.

Podsumowanie pokazuje Pozycje, Netto i Brutto. Utwórz dokument jest nieaktywny, dopóki nie wybierzesz typu i nie dodasz przynajmniej jednej pozycji.

Ograniczenia

• Pozycje można dodawać, zmieniać i kasować wyłącznie w dokumencie roboczym — Statusy dokumentu i co blokuje edycję.
• Ilość musi być większa od zera — chyba że to korekta.
• Odmowy mówią wprost, czego brakuje: Pozycja wymaga powiązania z produktem, …wymaga stawki VAT, …wymaga ceny jednostkowej, …wymaga lokacji magazynowej.
• Gdy typ czegoś nie dopuszcza: Ten typ dokumentu nie pozwala na rabaty / numery partii / numery seryjne / daty ważności, Edycja jednostki miary nie jest dozwolona dla tego typu dokumentu.

Dokument z bardzo długą listą pozycji ładuje w szczegółach pierwsze 200 wierszy, a resztę dociąga osobno.