Neue Bestellung aus Datei — Excel, XML, CSV

Wenn ein Kunde eine Bestellung als Tabelle schickt, musst du sie nicht von Hand übertragen – du kannst die Datei importieren.

Auf dem Bildschirm für eine neue Bestellung hat der Schalter über den Produkten vier Modi: Manuell, Excel-Import, XML-Bestellung und CSV-Bestellung. Die letzten drei lesen eine Datei ein.

Schritt für Schritt

1. Öffne Bestellungen → Bestellungen und dann Neue Bestellung.
2. Wähle in der Kopfzeile des Bereichs Produkte den Modus Excel-Import, XML-Bestellung oder CSV-Bestellung.
3. Klicke auf die Dateiauswahl und wähle die Datei. Die Verarbeitung startet sofort nach der Dateiauswahl; eine separate Schaltfläche zum Einlesen gibt es nicht.
4. Prüfe, was das System ausgelesen hat:
   • Excel-Import zeigt einen blauen Balken Gefunden: {Anzahl} / {Zeilenanzahl} Produkte und vermerkt bei nicht erkannten Positionen {Anzahl} nicht gefunden.
   • XML und CSV zeigen keine Bestätigung, sondern füllen einfach das Formular aus. Wenn die Datei Positionen enthält, die nicht im Katalog stehen, erscheint die orange Meldung {Anzahl} Produkte aus der Datei wurden im Katalog nicht gefunden und übersprungen.
5. Prüfe die Produkttabelle und korrigiere Mengen und Preise.
6. Ergänze rechts im Formular die übrigen Angaben: Kunde, Adresse, Zusteller, Lager und Zahlung – wie bei der manuellen Eingabe (Neue Bestellung — manuelle Eingabe).
7. Klicke auf Bestellung erstellen. Die Schaltfläche bleibt deaktiviert, bis mindestens eine gültige Position vorliegt. Bei einer Versandbestellung musst du außerdem einen Zusteller wählen.

Excel-Import

Der Modus Excel-Import liest nur die Positionsliste ein. Kunde, Adresse und Lieferung gibst du manuell ein.

1. Wähle Excel-Import.
2. Wähle unter Excel-Datei hochladen (.xls, .xlsx) die Datei. Andere Dateiendungen werden abgewiesen.
3. Das System ordnet Zeilen anhand von EAN/SKU den Produkten zu und zeigt eine Zusammenfassung.
4. Nicht erkannte Zeilen bleiben in der Tabelle und erhalten die Markierung nicht gefunden. Über der Speichern-Schaltfläche erscheint der Hinweis Einige Produkte wurden nicht gefunden und werden übersprungen. Entferne diese Zeilen und ergänze die richtigen Produkte von Hand oder korrigiere die Datei und importiere sie erneut.

Bei einer beschädigten oder falsch formatierten Datei erscheint Excel-Datei konnte nicht verarbeitet werden.

XML und CSV

Die Modi XML und CSV lesen die gesamte Bestellung ein: neben den Positionen auch Kundendaten, Liefer- und Rechnungsadresse, Zahlungs- und Versandart, Währung sowie Kennzeichnungen für Rechnung und Vorauszahlung. Die Angaben werden ins Formular übernommen und können vor dem Speichern geprüft und geändert werden.

1. Wähle XML-Bestellung oder CSV-Bestellung. Über dem Dateifeld erscheint der Hinweis: Lade eine Datei hoch, um das Bestellformular vorauszufüllen. Prüfe und korrigiere die Angaben, wähle einen Zusteller und klicke anschließend auf Bestellung erstellen.
2. Wähle unter XML-Datei hochladen (.xml) oder CSV-Datei hochladen (.csv) die Datei.
3. Warte, bis das System zuerst die Spaltenzuordnung durch die KI ermitteln und anschließend die Datei damit auslesen lässt.
4. Das Formular wird ausgefüllt. Der Bildschirm bleibt im XML-/CSV-Modus, damit die Zuordnungsfelder sichtbar bleiben. Das ist normal; du musst nicht zu Manuell zurückwechseln.
5. Klappe Welche Felder werden akzeptiert auf, wenn du sehen möchtest, nach welchen Feldnamen das System in der Datei sucht. Die Beschreibungen in dieser Tabelle sind auf Englisch.

KI-gestützte Feldzuordnung

Dateien von Kunden verwenden unterschiedliche Spaltennamen. Nach dem Einlesen einer XML- oder CSV-Datei erscheint unter dem Dateifeld eine Tabelle Feldzuordnung mit den Spalten Zielfeld, Quellspalte und Sicherheit. Geringe Sicherheit ist orange markiert; ohne Zuordnung erscheint ein Gedankenstrich. Quellspalte kannst du manuell korrigieren; ein leeres Feld zeigt nicht zugeordnet.

Nach dem Import

Wie bei der manuellen Eingabe ergänzt du Kunde, Adresse, Zusteller und Zahlung und speicherst die Bestellung mit Bestellung erstellen. Anschließend öffnet sich das Dialogfenster Bestellung erstellt mit den Optionen Zur Bestellung und Weitere erstellen.