Weryfikacja kontrahentów — VIES, biała lista VAT i GUS REGON

System pyta trzy publiczne rejestry, czy numer VAT klienta istnieje i do kogo należy:

Rejestry są od siebie niezależne. Jeśli biała lista nie odpowie, system nie zapyta za nią GUS-u ani VIES — dostaniesz status Rejestr niedostępny i spróbujesz później.

Krok po kroku

Włączenie rejestrów

1. Otwórz Integracje i dodaj połączenie z kategorii Rejestry kontrahentów: VIES, białą listę VAT albo GUS REGON. Każdy włączasz osobno — dopóki rejestr nie jest włączony, żaden numer klienta nie trafia do tego rejestru.
2. VIES i biała lista nie potrzebują żadnych danych. Po dodaniu działają od razu.
3. GUS REGON wymaga klucza API. Klucz wydaje GUS bezpłatnie na wniosek firmy (Regon API, api.stat.gov.pl). Wpisz go w ustawieniach połączenia GUS — zapis wymaga potwierdzenia dwuetapowego. Klucz jest zaszyfrowany, po zapisie widać tylko maskę i nie pojawia się w żadnej historii.
4. Przełącznik środowisko testowe GUS kieruje zapytania do testowej bazy GUS (dane fikcyjne). Na co dzień zostaw go wyłączony.

Każdy włączony rejestr liczy się jak jedno połączenie integracji w limicie twojego pakietu.

Jeśli firma ma przypisany pakiet, każdy rejestr musi być w nim osobno odblokowany — pakiety nie dostają rejestrów automatycznie. Gdy dodanie połączenia kończy się komunikatem o braku dostępu do funkcji, poproś administratora platformy o dopisanie rejestru (i modułu Integracje) do pakietu firmy.

Sprawdzenie klienta

1. Otwórz kartę klienta (albo klienta w szczegółach zamówienia).
2. Przy numerze VAT zobaczysz małe przyciski — tylko dla rejestrów włączonych i skonfigurowanych w firmie (GUS — z wpisanym kluczem API) oraz pasujących do kraju numeru: dla polskiego NIP biała lista i GUS, dla numeru z innego kraju UE — VIES.
3. Kliknij przycisk rejestru. Wynik pojawia się jako kolorowy znacznik przy tym rejestrze, z datą sprawdzenia. Każde sprawdzenie trafia do historii klienta — kto, kiedy, co odpowiedział rejestr.

Odpowiedź rejestru pamiętamy przez 24 godziny: drugie kliknięcie w tym czasie nie pyta rejestru ponownie, tylko podaje zapamiętany wynik. Taki wynik ma datę bieżącego sprawdzenia, ale dane mogą mieć do 24 godzin. Ekran historii nie odróżnia jeszcze wyniku z pamięci od świeżego zapytania. Odpowiedzi „Rejestr niedostępny” nie pamiętamy — kolejna próba pyta od nowa.

Gdy rejestr nie odpowie, przy kliencie zostaje poprzedni werdykt (np. „Poprawne” z wczoraj) z jego datą — „Rejestr niedostępny” zobaczysz tylko u klienta, którego jeszcze nie sprawdzano. Nieudana próba i tak trafia do historii.

Gdy zmienisz klientowi numer VAT albo kraj — ręcznie, importem albo przy pobraniu zamówienia z marketplace'u — wszystkie trzy statusy wracają do Nie sprawdzono. Stary werdykt dotyczył innego numeru.

Jeśli zmienisz numer VAT w trakcie sprawdzania, wynik trafi tylko do historii — przy kliencie nie pojawi się werdykt dla numeru, którego już nie ma.

Jeśli zamówienie ma numer VAT w adresie do faktury, akcja w regule sprawdza ten numer razem z krajem z adresu do faktury — także wtedy, gdy klient ma inny własny numer (faktura idzie na numer z faktury). Taki wynik trafia tylko do historii (widać w niej, że numer pochodził z faktury) — status przy kliencie się nie zmienia. Gdy na fakturze jest ten sam numer co u klienta albo faktura nie ma numeru, sprawdzany jest numer klienta. Warunek w regule ocenia zawsze numer tego zamówienia: werdykt dla NIP-u z jednej faktury nie przechodzi na inne zamówienie z innym numerem albo bez numeru.

Biała lista MF ma dzienny limit zapytań, dlatego system liczy zapytania:

• limit twojej firmy (domyślnie 30 dziennie) — po jego wyczerpaniu zobaczysz „Rejestr niedostępny” z komunikatem o dziennym limicie MF firmy; inne firmy sprawdzają dalej;
• limit całego systemu (domyślnie 100 dziennie) — bezpiecznik; gdy go wyczerpią inne firmy, zobaczysz komunikat o dziennym limicie rejestru MF, ale reguły z trybem „zatrzymaj” nie zatrzymają przez to zamówienia.

Limity liczą się od nowa o północy czasu polskiego. Odpowiedzi zapamiętane w ciągu 24 godzin nie zużywają limitu — dlatego „sprawdź ponownie” na białej liście w tym czasie pokazuje zapamiętany wynik.

Uzupełnienie danych z GUS

Tylko dla klientów z Polski i tylko przy włączonym GUS REGON.

1. Na karcie klienta wybierz Uzupełnij dane z GUS.
2. Zobaczysz porównanie pole po polu: nazwa firmy, ulica, numer, kod pocztowy, miasto — obecna wartość obok wartości z GUS. REGON jest pokazany do wglądu.
3. Zaznacz tylko te pola, które chcesz przepisać, i zatwierdź. Nic nie zmienia się samo: niezaznaczone pola zostają, jak były. Jeśli twoja rola nie widzi danych adresowych klienta (są zamaskowane), zobaczysz je zamaskowane także w porównaniu i nie zapiszesz ich z GUS.
4. Dane z GUS przepiszesz tylko wtedy, gdy sprawdzenie dotyczyło obecnego NIP-u klienta. Jeśli po sprawdzeniu zmieniłeś NIP albo kraj klienta, system poprosi o ponowne sprawdzenie w GUS.
5. Jeśli adres klienta jest już użyty w zamówieniach, system zapisze nową kopię adresu dla klienta — zamówienia zachowują adres, z którym zostały złożone.
6. Każde uzupełnienie jest zapisywane w historii: kto, kiedy i które pola zmieniły się z czego na co. Na razie ta historia jest dostępna tylko przez API — ekranu z nią jeszcze nie ma.

Automatyzacja w regułach

Każdy rejestr ma własną akcję i własny warunek w Akcje — co reguła może zrobić / Warunki — wszystkie muszą być spełnione:

• akcje Sprawdź numer VAT w VIES, Sprawdź NIP na białej liście VAT, Sprawdź NIP w GUS REGON — np. w regule na nowe zamówienie;
• warunki Status VIES klienta, Status klienta na białej liście VAT, Status klienta w GUS REGON — np. w kolejnej regule, która wstrzymuje zamówienie od klienta z numerem nieaktywnym.

Akcja pomija klienta bez numeru VAT, klienta z kraju, którego rejestr nie obsługuje, i rejestr, który nie jest włączony. Parametr „Gdy rejestr nie odpowiada” decyduje, czy reguła jedzie dalej, czy zatrzymuje się ze zgłoszeniem na zamówieniu. Uzupełniania danych z GUS nie da się zautomatyzować — to zawsze decyzja człowieka.

Co znaczą statusy

Dlaczego nie widzę przycisku

• Rejestr nie jest włączony w firmie — dodaj go w Integracjach.
• GUS REGON jest włączony, ale nie ma klucza API — wpisz go w ustawieniach połączenia.
• Kraj numeru nie pasuje do rejestru: polskiego NIP nie sprawdzisz w VIES, a numeru niemieckiego na białej liście ani w GUS.
• Klient nie ma numeru VAT.
• Twoja rola nie ma prawa zapisu do klientów — sprawdzenie zapisuje wynik na kliencie.
• Dane klienta zostały usunięte po czasie przechowywania danych (retencja). Wtedy nie ma numeru do sprawdzenia, historia sprawdzeń jest pusta, a numery i odpowiedzi rejestrów z jego zamówień są zastąpione słowem DELETED.

Więcej o karcie klienta: Karta klienta — co mówią statystyki.