Geschäftspartner prüfen – VIES, polnische VAT-Whitelist und GUS REGON

Das System fragt drei öffentliche Register, ob die Umsatzsteuer-ID eines Kunden existiert und wem sie gehört:

Die Register sind voneinander unabhängig. Antwortet die VAT-Whitelist nicht, fragt das System nicht ersatzweise GUS oder VIES ab. Du erhältst Register nicht verfügbar und kannst es später erneut versuchen.

Schritt für Schritt

Register aktivieren

1. Öffne Integrationen und füge eine Verbindung aus der Kategorie Geschäftspartnerregister hinzu: VIES, VAT-Whitelist oder GUS REGON. Jedes Register muss separat aktiviert werden. Solange es nicht aktiviert ist, wird keine Kundennummer an das Register übermittelt.
2. VIES und VAT-Whitelist benötigen keine Zugangsdaten und funktionieren sofort nach dem Hinzufügen.
3. GUS REGON erfordert einen API-Schlüssel. GUS stellt ihn dem Unternehmen auf Antrag kostenlos aus (Regon API, api.stat.gov.pl). Trage ihn in den Einstellungen der GUS-Verbindung ein. Das Speichern erfordert eine Zwei-Faktor-Bestätigung. Der Schlüssel wird verschlüsselt; nach dem Speichern ist nur eine maskierte Version sichtbar und er erscheint in keinem Verlauf.
4. Der Schalter GUS-Testumgebung leitet Anfragen an die Testdatenbank von GUS (mit fiktiven Daten). Lass ihn im normalen Betrieb ausgeschaltet.

Jedes aktivierte Register zählt im Kontingent deines Pakets als eine Integrationsverbindung.

Wenn dem Unternehmen ein Paket zugewiesen ist, muss jedes Register darin separat freigeschaltet werden – Register sind in Paketen nicht automatisch enthalten. Wenn beim Hinzufügen der Verbindung eine Meldung erscheint, dass die Funktion nicht verfügbar ist, bitte den Plattformadministrator, das Register (und das Modul „Integrationen“) zum Paket des Unternehmens hinzuzufügen.

Kunden prüfen

1. Öffne die Kundenkarte oder den Kunden in den Bestelldetails.
2. Neben der Umsatzsteuer-ID siehst du kleine Schaltflächen nur für Register, die im Unternehmen aktiviert und konfiguriert sind (bei GUS muss ein API-Schlüssel eingetragen sein) und zum Land der Nummer passen: für eine polnische NIP die VAT-Whitelist und GUS, für eine Nummer aus einem anderen EU-Land VIES.
3. Klicke auf die Register-Schaltfläche. Das Ergebnis erscheint als farbige Markierung mit Prüfdatum. Jede Prüfung wird in der Kundenhistorie gespeichert: wer wann gefragt hat und was das Register geantwortet hat.

Die Antwort wird 24 Stunden lang gespeichert. Ein zweiter Klick innerhalb dieser Zeit fragt das Register nicht erneut ab, sondern zeigt das gespeicherte Ergebnis. Es erhält das Datum der aktuellen Prüfung, obwohl die Daten bis zu 24 Stunden alt sein können. In der Historie wird noch nicht zwischen einem gespeicherten Ergebnis und einer neuen Abfrage unterschieden. Die Antwort Register nicht verfügbar wird nicht gespeichert; der nächste Versuch fragt erneut ab.

Wenn ein Register nicht antwortet, bleibt das vorherige Ergebnis beim Kunden stehen (zum Beispiel „Gültig“ von gestern) – zusammen mit seinem Datum. Register nicht verfügbar siehst du nur bei Kunden, die noch nicht geprüft wurden. Auch ein fehlgeschlagener Versuch wird in der Historie aufgezeichnet.

Wenn du die Umsatzsteuer-ID oder das Land eines Kunden änderst – manuell, durch Import oder beim Abruf einer Marktplatzbestellung –, werden alle drei Status auf Nicht geprüft zurückgesetzt. Das vorherige Ergebnis bezog sich auf eine andere Nummer.

Änderst du die Umsatzsteuer-ID während einer laufenden Prüfung, wird das Ergebnis nur in der Historie gespeichert. Beim Kunden erscheint kein Ergebnis für die Nummer, die inzwischen geändert wurde.

Enthält eine Bestellung eine Umsatzsteuer-ID in der Rechnungsadresse, prüft die Regel diese Nummer zusammen mit dem Land der Rechnungsadresse – auch wenn der Kunde eine andere eigene Nummer hat (die Rechnung wird auf die Rechnungsnummer ausgestellt). Das Ergebnis erscheint nur in der Historie; dort ist erkennbar, dass die Nummer aus der Rechnung stammt. Der Status auf der Kundenkarte ändert sich nicht. Hat die Rechnung dieselbe Nummer wie der Kunde oder keine Nummer, wird die Kundennummer geprüft. Die Regelbedingung bewertet stets die Nummer dieser Bestellung: Ein Ergebnis für die NIP auf einer Rechnung gilt nicht für eine andere Bestellung mit einer anderen oder ohne Nummer.

Die VAT-Whitelist des Finanzministeriums hat ein tägliches Anfragekontingent. Das System zählt deshalb zwei Arten von Anfragen:

• Kontingent deines Unternehmens (standardmäßig 30 pro Tag): Ist es ausgeschöpft, erhältst du „Register nicht verfügbar“ mit einem Hinweis auf das Tageslimit deines Unternehmens beim Finanzministerium. Andere Unternehmen können weiter prüfen.
• Kontingent des Gesamtsystems (standardmäßig 100 pro Tag): Dieses dient als Schutz. Wenn Anfragen anderer Unternehmen es ausschöpfen, erhältst du eine Meldung zum Tageslimit des Finanzministeriumsregisters. Regeln mit dem Modus „Anhalten“ halten dadurch jedoch keine Bestellung an.

Die Kontingente werden um Mitternacht polnischer Zeit zurückgesetzt. Innerhalb von 24 Stunden gespeicherte Antworten verbrauchen kein Kontingent. Deshalb zeigt „Erneut prüfen“ bei der VAT-Whitelist in dieser Zeit weiterhin das gespeicherte Ergebnis.

GUS-Daten ergänzen

Nur für Kunden aus Polen und bei aktivierter Verbindung zu GUS REGON.

1. Wähle auf der Kundenkarte Daten aus GUS ergänzen.
2. Du siehst einen Feldvergleich: Firmenname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort – jeweils der aktuelle Wert neben dem Wert aus GUS. Die REGON-Nummer wird nur zur Information angezeigt.
3. Markiere nur die Felder, die du übernehmen möchtest, und bestätige. Es wird nichts automatisch geändert; nicht markierte Felder bleiben unverändert. Wenn deine Rolle die Adressdaten des Kunden nicht sehen darf (sie werden maskiert), siehst du sie auch im Vergleich maskiert und kannst sie nicht aus GUS speichern.
4. GUS-Daten lassen sich nur übernehmen, wenn die Prüfung für die aktuelle NIP des Kunden durchgeführt wurde. Hast du danach NIP oder Land geändert, fordert das System eine neue GUS-Prüfung an.
5. Wird die Kundenadresse bereits in Bestellungen verwendet, speichert das System für den Kunden eine neue Adresskopie. Bestellungen behalten die Adresse, mit der sie aufgegeben wurden.
6. Jede Ergänzung wird protokolliert: wer wann welche Felder von welchem Wert auf welchen geändert hat. Dieser Verlauf ist derzeit nur über die API verfügbar; eine Bildschirmansicht gibt es noch nicht.

Automatisierung über Regeln

Jedes Register hat eine eigene Aktion und Bedingung in Aktionen — was eine Regel tun kann / Workflow-Bedingungen — alle angegebenen Bedingungen müssen erfüllt sein:

• Aktionen Umsatzsteuer-ID in VIES prüfen, NIP in der VAT-Whitelist prüfen, NIP in GUS REGON prüfen – zum Beispiel in einer Regel für neue Bestellungen;
• Bedingungen VIES-Status des Kunden, Status des Kunden in der VAT-Whitelist, GUS-REGON-Status des Kunden – zum Beispiel in einer Folgeregel, die eine Bestellung eines Kunden mit inaktiver Nummer anhält.

Die Aktion überspringt Kunden ohne Umsatzsteuer-ID, Kunden aus einem Land, das vom Register nicht unterstützt wird, und nicht aktivierte Register. Der Parameter „Wenn das Register nicht antwortet“ legt fest, ob die Regel fortgesetzt oder mit einer Meldung an der Bestellung angehalten wird. Das Ergänzen von GUS-Daten lässt sich nicht automatisieren – diese Entscheidung trifft immer ein Mensch.

Bedeutung der Status

Warum wird keine Schaltfläche angezeigt?

• Das Register ist im Unternehmen nicht aktiviert – füge es unter Integrationen hinzu.
• GUS REGON ist aktiviert, aber es fehlt ein API-Schlüssel – trage ihn in den Verbindungseinstellungen ein.
• Das Land der Nummer passt nicht zum Register: Eine polnische NIP lässt sich nicht über VIES prüfen; eine deutsche Nummer nicht über die polnische VAT-Whitelist oder GUS.
• Der Kunde hat keine Umsatzsteuer-ID.
• Deiner Rolle fehlt die Schreibberechtigung für Kunden – die Prüfung speichert das Ergebnis beim Kunden.
• Kundendaten wurden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht. Dann gibt es keine Nummer zum Prüfen, die Prüfchronik ist leer und Nummern sowie Registerantworten aus den Bestellungen wurden durch DELETED ersetzt.

Mehr zur Kundenkarte: Kundenkarte — was die Statistiken aussagen.