Kunden exportieren – Umfang, Spalten und Filterfalle

Schritt für Schritt

1. Öffne Bestellungen → Kunden.
2. Stelle Filter so ein, dass die gewünschte Auswahl übrig bleibt – oder markiere einzelne Zeilen. Lies zuerst den Abschnitt zur Filterfalle weiter unten. Bei Filtern mit Obergrenzen ist die manuelle Auswahl sicherer.
3. Klicke über der Liste auf Exportieren. Hast du Zeilen ausgewählt, findest du dieselbe Funktion auch als Ausgewählte Kunden exportieren in der blauen Auswahlleiste. Beide Schaltflächen öffnen dasselbe Fenster.
4. Wähle im Fenster Kunden exportieren das Format Excel oder CSV. Standardmäßig ist Excel ausgewählt. Die Schaltfläche heißt Excel, nicht „XLSX“. CSV-Dateien verwenden Semikolon als Trennzeichen.
5. Wähle unter Was exportiert werden soll den Umfang Alle Kunden nach Filtern oder Nur ausgewählte Kunden. Bei jeder Option siehst du die Datensatzanzahl. Die zweite Option ist inaktiv, solange du nichts ausgewählt hast. Öffnest du das Fenster mit einer Auswahl, ist sie automatisch gewählt.
6. Markiere im Bereich Spalten die gewünschten Dateispalten. Die Spaltennamen sind auf Englisch und erscheinen auch so in der Datei: ID, Name, Surname, Email, Phone, VAT, Identity, Country, Orders, Total spent, Currency, Last order, B2B (Mother box). Die Schaltflächen Standard und Alle stellen die Auswahl mit einem Klick ein. Standardmäßig fehlen VAT, Identity und B2B (Mother box) – markiere sie bei Bedarf selbst.
7. Klicke auf Exportieren. Ohne ausgewählte Spalte ist die Schaltfläche inaktiv und das Fenster zeigt Mindestens eine Spalte auswählen.
8. Erscheint eine Zwei-Faktor-Verifizierung, gib den Code ein. Danach wird der Export automatisch fortgesetzt – siehe Abschnitt unten.

Der Browser lädt die Datei herunter und schließt das Fenster automatisch. Eine gesonderte Erfolgsmeldung gibt es nicht – die heruntergeladene Datei bestätigt den Export.

Formate und Umfang

Du kannst CSV (mit Semikolon getrennt) oder XLSX (im Fenster Excel genannt) wählen. Als Umfang stehen Alle Kunden nach Filtern und Nur ausgewählte Kunden zur Auswahl.

Verfügbare Spalten: Datensatznummer, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefonnummer, Steuernummer, Kennung, Land, Bestellanzahl, Gesamtausgaben, Währung, Datum der letzten Bestellung und B2B-Kennzeichen. Die Spalten wählst du im Exportfenster aus.

2FA muss aktiviert sein

Export und Sammellöschen erfordern aktivierte Zwei-Faktor-Authentifizierung – nicht nur eine einzelne Bestätigung, sondern die Aktivierung von 2FA selbst.

Ohne aktiviertes 2FA wird der Vorgang abgelehnt und du wirst zu den Sicherheitseinstellungen weitergeleitet (Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) – aktivieren, Wiederherstellungscodes, deaktivieren).

Das ist beabsichtigt: Mit dem Export verlässt ein Datensatz personenbezogener Kundendaten das System.

Filterfalle: Der Export umfasst mehr als auf dem Bildschirm angezeigt wird

Das ist der wichtigste Hinweis in diesem Artikel:

Beim Export eines Filterergebnisses wird nur ein Teil der angewendeten Filter übergeben. Nicht übernommen werden: Obergrenzen für Bestellanzahl und Ausgaben, Kontostandsfilter und der Retourenfilter.

Das Ergebnis: Die Datei kann mehr Kunden enthalten, als auf dem Bildschirm zu sehen sind.

Derselbe Fallstrick betrifft das Sammellöschen mit der Option „Alle Seiten auswählen“ – dabei wird eine größere Auswahl verarbeitet, als angezeigt wird (Kunden löschen).

So schützt du dich: Wenn du Bereichsfilter mit Obergrenzen oder Kontostandsfilter verwendest, markiere die Zeilen manuell und exportiere die Auswahl, statt dich auf das Filterergebnis zu verlassen.

Der Export berücksichtigt die Maskierung

Felder, die für deine Rolle maskiert sind, werden maskiert in die Datei übernommen. Der Export kann Feldberechtigungen nicht umgehen (Kundendaten maskieren – wer sieht was?).

Aufruflimit

Pro Benutzer sind 60 Exportstarts pro Stunde möglich. Plane Exporte bei umfangreichen Kundenkarteien, statt sie wiederholt durch Ausprobieren zu starten.