Kundendubletten – warum dieselbe Person zweimal erscheinen kann

Schritt für Schritt

Verdächtige Datensätze finden

1. Öffne Bestellungen → Kunden.
2. Gib eine E-Mail-Adresse, einen Nachnamen oder eine Telefonnummer in das Feld Suche nach Name, E-Mail, Telefonnummer, NIP, Kennung… ein. Die Liste wird 0,3 Sekunden nach dem letzten Zeichen automatisch neu geladen.
3. Die Suche berücksichtigt auch Datensatznummer und Kundenkennung, obwohl der Hinweis das nicht nennt – du kannst also nur die Kennung einfügen.
4. Gibt es mehr als eine Zeile für dieselbe Person, fahre mit der Prüfung fort. Die Spalte Bestellungen zeigt sofort, welcher Datensatz leer ist.

Prüfen, ob es tatsächlich eine Dublette ist

1. Öffne den ersten Datensatz, indem du auf die Zeile klickst.
2. Unter dem Kundennamen steht ein graues Kennzeichen mit der Kundenkennung – ein zehn Zeichen langer Hash. Wenn du darauf klickst, wird er in die Zwischenablage kopiert (ohne Bildschirmbestätigung).
3. Wechsle über den Pfeil Weiter (→) oder die Taste → zum benachbarten Datensatz, ohne zur Liste zurückzukehren, und lies dessen Kennung ab.
4. Zwei unterschiedliche Kennungen bedeuten nur, dass der Kanal zwei verschiedene Käuferkennungen gesendet hat. Für sich genommen beweisen sie weder, dass es zwei Personen sind, noch, dass es dieselbe Person ist.
5. Entscheidend ist die Karte Integrationen bei beiden Datensätzen. Unterschiedliche Kanäle bedeuten: Das ist kein Fehler, so soll es sein. Derselbe Kanal bedeutet: Der Kunde hat dort zwei Käuferkonten angelegt, die das System nicht zusammenführen kann.
6. Prüfe auch die Karte Verwendete Adressen. Dieselbe Adresse bei beiden Datensätzen macht es wahrscheinlicher, dass es dieselbe Person ist, beweist es aber nicht und ändert nichts an den verfügbaren nächsten Schritten.

Nächste Schritte

1. Zusammenführen ist nicht möglich – weder in der Oberfläche noch über die API gibt es diese Funktion.
2. Einen Datensatz mit null in der Spalte Bestellungen kannst du löschen (Kunden löschen).
3. Ein Datensatz mit Bestellhistorie kann nicht gelöscht werden. Beim Löschen mehrerer Kunden wird er ohne gesonderten Hinweis übersprungen.
4. Möchtest du den Gesamtumsatz einer Person über mehrere Kanäle ermitteln, addiere den Wert Insgesamt ausgegeben auf jeder Kundenkarte manuell (Kundenkarte — was die Statistiken aussagen). Kein Bildschirm übernimmt das für dich.

Wie das System Kunden erkennt

Beim Import einer Bestellung wird der Kunde über einen Hash aus zwei Werten identifiziert: Integration und Käuferkennung auf dem Kanal.

Der Abgleich erfolgt exakt, nicht unscharf. Das System vergleicht keine Vornamen, sucht nicht nach ähnlichen E-Mail-Adressen und rät nicht.

Bei einem Treffer wird der Datensatz an Ort und Stelle aktualisiert – Telefonnummer, E-Mail, Vorname, Nachname und Steuernummer erhalten die neuen Werte aus der Bestellung.

Warum Dubletten erscheinen

Die Integration ist Teil der Identität. Dieselbe Person, die über zwei Kanäle einkauft, erhält zwei getrennte Datensätze in der Kundenkartei.

Das ist kein Fehler. Die Kanäle stellen keine gemeinsame Käuferkennung bereit, und ein Abgleich anhand von Vor- und Nachname würde falsche Verknüpfungen erzeugen – zwei verschiedene Personen mit demselben Nachnamen erhielten eine gemeinsame Kaufhistorie.

Das wirkt sich auf Statistiken aus: Der Kundenumsatz wird pro Kanal berechnet. Für den Gesamtwert „Wie viel hat diese Person bei uns ausgegeben?“ musst du die Beträge manuell addieren.

Kunden lassen sich nicht zusammenführen

Im System gibt es keine Funktion zum Zusammenführen von Kunden. Es gibt weder eine Schaltfläche noch eine Sammelaktion; die Funktion ist weder in der Oberfläche noch in der API vorhanden.

Wenn dich Dubletten stören, kannst du nur Datensätze ohne Bestellungen löschen (Kunden löschen). Einen Kunden mit Bestellhistorie zu löschen ist nicht möglich – und das ist richtig so.

Kunden ohne Kennung werden nicht angelegt

Für eine Bestellung, deren Käufer der Kanal weder eine externe Kennung noch einen Login mitgibt, wird kein Kunde angelegt. Das führt normalerweise zu einer Meldung (Woher Meldungen kommen und wie sie sich automatisch schließen).

Für Adressen gelten eigene Regeln

Eine Adresse wird anhand aller Felder zusammen erkannt: Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land und Abholstelle. Außerdem wird ein Treffer abgelehnt, wenn sich Telefonnummer, Steuernummer, Firmenname oder Name der Abholstelle geändert hat.

Das bedeutet zum Beispiel: Ein Paketautomat und die Wohnadresse derselben Person sind zwei getrennte Adressen – so soll es sein, denn die Zustellorte unterscheiden sich.

Daher siehst du auf der Kundenkarte in der Regel mehrere Adressen, sortiert nach ihrer Verwendungshäufigkeit (Kundenkarte — was die Statistiken aussagen).