Kundendaten maskieren – wer sieht was?

Der Schalter ist übergeordnet, die Berechtigungen legen Details fest

Das sind keine zwei parallelen Methoden für dasselbe. Ein Mechanismus ist der Hauptschalter für die gesamte Maskierung, der andere steuert Details – und funktioniert nicht ohne den ersten.

Der Schalter ist standardmäßig deaktiviert. Deaktiviert bedeutet: Alle sehen die vollständigen Daten. Solange du ihn nicht aktivierst, ändert es nichts, Rollen die Feldberechtigungen zu entziehen – der Code prüft zuerst den Hauptschalter und gewährt bei deaktivierter Maskierung sofort vollständigen Zugriff. Der Hinweis beim Schalter sagt es ausdrücklich: „Wenn deaktiviert, sehen alle die vollständigen Daten“.

Der häufigste Fehler: Feldberechtigungen einer Rolle entziehen und annehmen, dass damit alles erledigt ist. Ohne den aktivierten Hauptschalter funktioniert nichts (Feldberechtigungen — einzelne Felder und einzelne Aktionen).

Umfang der Maskierung

Wenn der Hauptschalter aktiviert ist, gilt die Maskierung überall, wo Kundendaten das System verlassen oder angezeigt werden, nicht nur auf Lagerbildschirmen:

• Kundenliste und Kundenkarte,
• Bestellliste und Bestelldetails, manuelle Bestellerfassung und Verifizierung,
• Lager- und Retourenbildschirme einschließlich Retourenexport,
• globale Suche – auch der Nachname in Vorschlägen wird maskiert,
• Exporte von Bestellungen und Kunden, also Dateien, die das System verlassen.

Die letzten beiden Punkte werden bei Prüfungen am leichtesten übersehen: Daten können nicht nur auf dem Bildschirm, sondern auch in einer heruntergeladenen Tabelle offengelegt werden.

Schritt für Schritt

Kundenfelder für eine Rolle ausblenden

1. Öffne Konfiguration → Team und Zugriff → Rollen und Berechtigungen. Du siehst die Liste Rollen im Unternehmen.
2. Klicke in der Zeile der Rolle auf das Stiftsymbol (Hinweis Rolle bearbeiten).
3. Prüfe den Schalter Unternehmensadministrator – er muss deaktiviert sein. Ist er aktiviert, werden beide Registerkarten mit Berechtigungen gar nicht angezeigt; die Rolle hat ohnehin Zugriff auf alles.
4. Lass auf der Registerkarte Modulberechtigungen für das Modul Kunden den Haken bei Lesen gesetzt. Entziehst du dieses Recht, werden alle Kundenfelder auf einmal maskiert; eine feldweise Einstellung ist dafür nicht nötig.
5. Öffne die Registerkarte Feldberechtigungen und klappe die Karte Client auf (unter ihrer Kopfzeile steht Kunden). Die Karte befindet sich weiter unten in der Liste – scrolle nach unten.
6. Entferne in der Spalte Lesen die Haken bei Feldern, die für diese Rolle maskiert angezeigt werden sollen: Client Name, Client Surname, Email Address, Phone Number, NIP / Tax ID. Die Feldnamen stehen auf dieser Karte auf Englisch.
7. Klicke auf Rolle aktualisieren.
8. Gib im Fenster 2FA-Verifizierung erforderlich den Code ein und klicke auf Bestätigen. In den folgenden 15 Minuten fragt das System nicht erneut nach einem Code.

Beim Speichern werden nur Felder mit aktivierter Berechtigung Lesen oder Schreiben übermittelt. Damit wird der vorherige Berechtigungssatz vollständig ersetzt – ein Haken, den du entfernst, entzieht die Berechtigung tatsächlich.

Wirkung mit einem Testkonto prüfen

1. Öffne auf demselben Bildschirm die Registerkarte Benutzerkonten.
2. Öffne in der Zeile des Testbenutzers das Menü ⋮ und wähle Rollen verwalten.
3. Markiere die soeben konfigurierte Rolle, klicke auf Rollen speichern und bestätige mit dem 2FA-Code.
4. Melde dich mit diesem Konto an und öffne Kunden – Felder ohne Leseberechtigung werden maskiert angezeigt.

Maskierungsschalter in den Systemeinstellungen

1. Öffne Einstellungen, wähle in der Bereichsliste System und dort die Registerkarte Sitzungssicherheit.
2. Aktiviere im Block Datenschutz den Schalter Kundendaten maskieren (DSGVO).
3. Klicke auf Speichern.
4. Bestätige im Fenster 2FA-Verifizierung erforderlich mit dem Code.

Denk daran, was du damit einstellst: Dieser Schalter verändert nicht die Kundenkartei. Dort steuern ausschließlich die Feldberechtigungen aus den obigen Schritten die Sichtbarkeit.

Welche Kundendaten maskiert werden können

Vorname, Nachname, E-Mail, Telefonnummer und NIP. Eine Rolle ohne Leseberechtigung für ein Feld sieht den Wert verkürzt:

• Vor- und Nachname – erster und letzter Buchstabe,
• Telefonnummer – die ersten beiden und letzten beiden Ziffern,
• E-Mail – der Teil vor dem @-Zeichen und die Domain werden maskiert.

Die Maskierung gilt auch für Exporte – die Datei enthält nicht mehr als auf dem Bildschirm sichtbar ist (Kunden exportieren – Umfang, Spalten und Filterfalle). Die Exportgröße spielt dabei keine Rolle: Eine kleine Datei, die sofort erstellt wird, und eine große Datei, die im Hintergrund verarbeitet und per Benachrichtigung bereitgestellt wird, werden gleich maskiert.

Adressen werden standardmäßig nicht maskiert

In der Standardkonfiguration gibt es keine Berechtigungen, mit denen sich Adressen in diesem Modul ausblenden lassen. Jeder Benutzer mit Zugriff auf das Modul kann Kundenadressen sehen. Berücksichtige das bei der Rollenvergabe.

Wenn du die Sichtbarkeit von Adressen einschränken musst, wende dich an den NOXTI-Support. Gehe nicht davon aus, dass Berechtigungen für andere Felder auch Adressen ausblenden.

Ein Feld mit zwei Bezeichnungen

Im Berechtigungskatalog heißt die Steuernummer nip, in den Kundendaten und im Export vat. Es ist dasselbe Feld – suche bei den Berechtigungen nach nip.

Im Katalog gibt es außerdem den Eintrag company_name, der keinem Feld entspricht und nichts bewirkt.

Maskierte Daten können nicht gespeichert werden

Der Versuch, einen maskierten Wert zu speichern, wird mit einer ausdrücklichen Meldung abgelehnt. So wird verhindert, dass jemand eine Kundenkarte öffnet, unverändert speichert und dabei die echte Telefonnummer mit Sternchen überschreibt (Kunden hinzufügen und bearbeiten – zwei Nebenwirkungen).

Administratoren sehen alles

Unternehmensadministratoren und Superadministratoren umgehen die Maskierung vollständig (Unternehmensadministrator und Superadministrator – wer welche Prüfungen umgeht). Prüfe die Konfiguration mit einem Konto, das die Zielrolle hat, nicht mit deinem eigenen.