Maskowanie danych klientów — co komu widać

Przełącznik jest nadrzędny, uprawnienia są szczegółowe

To nie są dwa równoległe sposoby na to samo. Jeden jest wyłącznikiem głównym, drugi decyduje o szczegółach — i drugi nie działa bez pierwszego.

Przełącznik jest domyślnie wyłączony, a wyłączony znaczy: wszyscy widzą pełne dane. Dopóki go nie włączysz, odbieranie ról dostępu do pól nie zmienia niczego — kod sprawdza go pierwszy i przy wyłączonym od razu przyznaje pełny dostęp. Podpowiedź przy samym przełączniku mówi to wprost: „Gdy wyłączone, wszyscy widzą pełne dane".

Najczęstsza pomyłka to odebranie roli pól i uznanie sprawy za załatwioną. Bez włączonego przełącznika nie zadziała nic (Uprawnienia do pól — pojedyncze pola i pojedyncze czynności).

Zasięg maskowania

Gdy przełącznik jest włączony, maskowanie obowiązuje wszędzie, gdzie dane klienta wychodzą z systemu, nie tylko na ekranach magazynowych:

• lista i karta klienta,
• lista i szczegóły zamówienia, ręczne wprowadzanie zamówienia, weryfikacja,
• ekrany magazynowe i zwroty, w tym eksport zwrotów,
• wyszukiwarka globalna — nazwisko w podpowiedzi też jest maskowane,
• eksporty zamówień i klientów, czyli pliki, które wychodzą poza system.

Ostatnie dwa są najłatwiejsze do przeoczenia przy audycie: dane wyciekają nie z ekranu, tylko z arkusza, który ktoś pobrał.

Krok po kroku

Ukrycie pól klienta przed rolą

1. Otwórz Konfiguracja → Zespół i dostęp → Role i uprawnienia. Zobaczysz listę Role w firmie.
2. W wierszu roli kliknij ikonę ołówka (dymek: Edytuj rolę).
3. Sprawdź przełącznik Administrator firmy — musi być wyłączony. Przy włączonym obie zakładki z uprawnieniami w ogóle się nie pokazują, a rola i tak widzi wszystko.
4. Na zakładce Uprawnienia modułowe zostaw modułowi Klienci zaznaczony Odczyt. Odebranie go maskuje wszystkie pola klienta naraz — bez wchodzenia w pola.
5. Przejdź na zakładkę Uprawnienia do pól i rozwiń kartę Client (pod jej nagłówkiem widnieje podpis Klienci). Karta jest nisko na liście — trzeba przewinąć.
6. W kolumnie Odczyt odznacz pola, które rola ma widzieć w postaci skróconej: Client Name, Client Surname, Email Address, Phone Number, NIP / Tax ID. Nazwy pól są w tej karcie po angielsku.
7. Naciśnij Zaktualizuj rolę.
8. Przepisz kod w oknie Wymagana weryfikacja 2FA i naciśnij Potwierdź. Przez następne 15 minut system o kod nie zapyta.

Zapis wysyła tylko pola z zaznaczonym Odczytem albo Zapisem i zastępuje nimi cały poprzedni zestaw — odznaczenie naprawdę odbiera zgodę.

Sprawdzenie efektu na koncie testowym

1. Na tym samym ekranie przejdź na zakładkę Konta użytkowników.
2. W wierszu użytkownika testowego otwórz menu ⋮ i wybierz Zarządzaj rolami.
3. Zaznacz rolę, którą właśnie ustawiłeś, naciśnij Zapisz role i potwierdź kodem 2FA.
4. Zaloguj się na to konto i otwórz Klienci — pola bez zgody na odczyt są tam skrócone.

Przełącznik maskowania w ustawieniach systemu

1. Otwórz Ustawienia, w liście sekcji wybierz System, a w niej zakładkę Bezpieczeństwo sesji.
2. W bloku Prywatność danych przestaw Maskowanie danych klientów (GDPR).
3. Naciśnij Zapisz.
4. Potwierdź kodem w oknie Wymagana weryfikacja 2FA.

Pamiętaj, po co to robisz: ten przełącznik nie rusza kartoteki klientów — tam decydują wyłącznie zgody na pola z procedury wyżej.

Co da się zamaskować u klienta

Imię, nazwisko, e-mail, telefon i NIP. Rola bez zgody na odczyt danego pola widzi je w postaci skróconej:

• imię i nazwisko — pierwsza i ostatnia litera,
• telefon — dwie pierwsze i dwie ostatnie cyfry,
• e-mail — zamaskowana część przed małpą i domena.

Maskowanie obejmuje też eksport — plik nie zawiera więcej niż widać na ekranie (Eksport klientów — zakres, kolumny i pułapka filtrów). Wielkość eksportu nic tu nie zmienia: mały plik przygotowywany od ręki i duży, który system liczy w tle i przysyła powiadomieniem, maskują tak samo.

Adresy domyślnie nie są maskowane

W standardowej konfiguracji nie ma zgód pozwalających ukryć adresy w tym module. Adresy klientów widzi każdy użytkownik z dostępem do modułu. Uwzględnij to przy nadawaniu ról.

Jeśli potrzebujesz ograniczyć widoczność adresów, skontaktuj się ze wsparciem NOXTI. Nie zakładaj, że samo nadanie uprawnień do innych pól ukryje adres.

Pole o dwóch nazwach

W katalogu zgód numer podatkowy występuje jako nip, a w danych i w eksporcie jako vat. To ta sama rzecz — szukając zgody, patrz na nip.

W katalogu jest też pozycja company_name, która nie odpowiada żadnemu polu i nic nie robi.

Zamaskowanych danych nie da się zapisać

Próba zapisania wartości zawierającej maskę jest odrzucana z wyraźnym komunikatem. Chroni to przed sytuacją, w której ktoś otwiera kartę, zapisuje ją bez zmian i nadpisuje prawdziwy telefon gwiazdkami (Dodawanie i edycja klienta — dwa skutki uboczne).

Administratorzy widzą wszystko

Administrator firmy i superadministrator omijają maskowanie w całości (Administrator firmy i superadministrator — kto co omija). Testując konfigurację, sprawdzaj ją na koncie z rolą docelową, a nie na swoim.