Fotos und Videos von der Packstation

Eine USB-Kamera über dem Packtisch kann automatisch aufzeichnen, was du in ein Paket legst. Die Fotos erscheinen später bei der Bestellung. Auf eine Reklamation wie „Im Paket hat ein Artikel gefehlt“ kannst du dann mit einem Nachweis davon antworten, was tatsächlich auf dem Tisch lag.

Die Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet. Ein Administrator aktiviert sie unter Einstellungen → Lager → Verpacken.

Für Mitarbeiter beim Verpacken: Der Ablauf bleibt gleich

Du verpackst wie immer: Korb scannen → Artikel scannen → Versandlabel scannen. Die Fotos werden im Hintergrund zu den in den Einstellungen gewählten Zeitpunkten aufgenommen. Es gibt kein Bestätigungsfenster und keinen zusätzlichen Klick, und es wartet nichts darauf, dass eine Datei gesendet wird.

Wenn die Kamera getrennt ist, der Browser keine Kameraberechtigung hat oder das Netzwerk nicht funktioniert, schließt du die Bestellung ganz normal ab. Es gibt dann einfach kein Foto. Das Verpacken wird niemals wegen eines Fotos angehalten.

Wenn der Administrator die manuelle Schaltfläche eingeschaltet hat, erscheint in der Scanleiste ein Kamerasymbol. Einmal antippen nimmt ein zusätzliches Foto auf, zum Beispiel um beschädigte Ware oder eine ungewöhnliche Verpackung zu dokumentieren.

Wer Zugriff hat

Unter Einstellungen → Benutzer → Rollen gibt es zwei separate Berechtigungen:

• Verpacken > Aufzeichnungseinstellungen – wer ändern darf, was und wie lange aufgezeichnet wird.
• Verpacken > Aufzeichnungen ansehen – wer Aufnahmen einer Bestellung ansehen darf.

Die Lagerberechtigung allein reicht nicht. Aufnahmen zeigen Mitarbeiter bei der Arbeit, und die Einstellungen bestimmen, ob überhaupt Aufnahmen entstehen. Daher weist der Arbeitgeber beide Berechtigungen ausgewählten Personen zu. Der Unternehmensadministrator hat immer Zugriff.

Für den Kundenservice: Wo die Fotos liegen

In den Bestelldetails, unter den Sendungen, findest du den Abschnitt Packfotos. Klappe ihn auf. Die Liste wird erst dann geladen, weil die meisten Bestellungen keine Fotos haben.

Jedes Vorschaubild zeigt, aus welchem Moment es stammt (Packstart, Artikel gescannt, Paket geschlossen, Bestellung abgeschlossen, Foto durch Mitarbeiter). Nach dem Anklicken wird das Bild in voller Größe geöffnet. Darunter stehen Uhrzeit, Mitarbeiter am Packtisch und Station. Mit den Pfeilen wechselst du zwischen den Fotos.

Die Fotos können auf diesem Bildschirm nicht gelöscht werden – das ist beabsichtigt. Sie werden automatisch nach Ablauf der Dateiaufbewahrung gelöscht, die für die Integration gilt, über die die Bestellung eingegangen ist.

Für Administratoren: Einstellungen

Öffne Einstellungen → Lager → Verpacken, Karte Fotos und Videos beim Verpacken.

• Aufzeichnen, was ins Paket kommt – der Hauptschalter.
• Was aufzeichnen – Fotos, Video oder beides. Das Video läuft vom Scan des Korbs bis zum Abschluss der Bestellung, eine Datei pro Bestellung, und benötigt um ein Vielfaches mehr Speicherplatz als Fotos.
• Wann ein Foto aufnehmen – wähle die Zeitpunkte: Packstart, erstes Stück, jedes Stück, jedes n-te Stück, letztes Stück, Paket schließen, Bestellung abschließen. Bei „jedes n-te Stück“ musst du die Anzahl angeben; ohne sie funktioniert dieser Zeitpunkt nicht.

Gezählt werden Stücke, nicht Scans: Wenn der Mengenrechner acht Stück mit einem Scan verpackt, steigt der Zähler um acht. Pro Stück wird höchstens ein Foto aufgenommen.

Wie lange Fotos und Videos gespeichert werden

Die Aufbewahrung wird nicht in den Verpackungseinstellungen festgelegt, sondern separat für jede Integration – genauso wie Labels, Rechnungen und Retourenfotos der zugehörigen Bestellungen. Unter Einstellungen → System → Datenspeicherung findest du in der Zeile der Integration die separaten Felder Packfotos und Packvideos. Falls es für die Integration noch keine solchen Dateien oder eine eigene Aufbewahrungsdauer gibt, findest du sie unter Alle Dateitypen anzeigen (Speicherplatz und Datenspeicherung — Dateiverbrauch, Downloads, Löschung und Aufbewahrungsfristen).

Ein leeres Feld bedeutet „so lange wie die Standardaufbewahrung für Dateien“ (Feld Dateien standardmäßig aufbewahren für). Ist auch dieses leer, werden Dateien unbegrenzt aufbewahrt. Ein Marktplatz, der die Aufbewahrung selbst begrenzt (derzeit Amazon auf 30 Tage), lässt keine längere Speicherung zu. Der Administrator sieht dort außerdem, wie viele Packfotos und -videos es pro Integration gibt und wie viel Speicherplatz sie belegen. Die Löschung erfolgt ausschließlich automatisch, jede Nacht – niemand löscht einen Nachweis von Hand. Fotos von Bestellungen ohne Integration bleiben unbegrenzt gespeichert.

Für wen und was die Aufzeichnung gilt

• Ausnahmen für Lager – ein Lager in dieser Liste verhält sich umgekehrt zum Unternehmensschalter. So kannst du in einem einzelnen Lager einen Pilotversuch starten, während der Rest des Unternehmens noch nicht aufzeichnet. Die Einstellungen sind auch bei ausgeschalteter Aufzeichnung sichtbar, damit klar ist, dass diese Möglichkeit besteht.
• Mitarbeiter – eine Liste sowie der Modus „nur ausgewählte“ oder „alle außer ausgewählten“. Die Leitung legt das fest; Mitarbeiter können die Aufzeichnung nicht selbst ausschalten.
• Verkaufsplattformen und Versanddienstleister – dieselben beiden Modi, wenn nur ein bestimmter Kanal betroffen sein soll.
• Nur automatisch markierte Bestellungen – dann gelten die Plattform- und Versanddienstleisterlisten nicht. Aufgezeichnet werden ausschließlich Bestellungen, die von einer Automatisierung markiert wurden (Aktion Record the packing of this order). Die Regel muss greifen, bevor die Bestellung am Packtisch ankommt.

Wie viel Speicherplatz belegt wird

Bei etwa 900 Bestellungen pro Tag und Fotos, die auf ungefähr 300 KB verkleinert wurden:

Lege deshalb für Videos in den Integrationen eine sinnvolle Anzahl an Aufbewahrungstagen fest.