Speicherplatz und Datenspeicherung — Dateiverbrauch, Downloads, Löschung und Aufbewahrungsfristen

Unter Einstellungen → System gibt es zwei Tabs:

• Speicherplatz — Auslastung und Dateidownloads. Nur der Unternehmensadministrator sieht diesen Tab. Er kann nicht über Rollen vergeben werden, weil sich damit alle Unternehmensdateien herunterladen und löschen lassen.
• Datenspeicherung — wie lange jede Integration Kundendaten und Bestelldateien speichert. Auch dies ist dem Unternehmensadministrator vorbehalten, der festlegt, wann Kundendaten und Bestelldateien gelöscht werden.

Woher die Zahlen stammen

Das System zählt die Dateien des Unternehmens auf dem Server einmal pro Stunde. Der Tab zeigt das letzte Ergebnis und den Zeitpunkt der Zählung. Eine gerade hinzugefügte Datei erscheint spätestens nach einer Stunde.

Dateien sind nach Typen gruppiert (Etiketten, Rechnungen, Dokumente, Fotos, Videos, Importe, Exporte, Ausdrucke, Sonstige), jeder Typ nach Quelle (zum Beispiel Fotos: Rückgaben, Verpacken, Sammelpakete) und Monat.

Erfasst werden Dateien, die seit Einführung dieser Funktion gespeichert wurden. Ältere Dateien liegen noch in der früheren Ordnerstruktur. Sie erscheinen nicht in diesem Tab und verschwinden mit der Zeit.

Warnlimit

Für ein Unternehmen kann ein Speicherlimit in GB festgelegt sein. Der Balken zeigt die Auslastung:

• Ab 80 % des Limits erhält der Administrator eine Warnmeldung.
• Nach Überschreiten des Limits folgt eine zweite Benachrichtigung.

Das Limit blockiert nichts. Etiketten, Fotos und Aufnahmen werden weiterhin gespeichert. Sinkt die Auslastung unter den Schwellenwert, wird die Meldung automatisch geschlossen.

Dateien herunterladen (ZIP)

1. Wähle im Baum Welche Dateien aus, was in das Paket soll. Du kannst mehrere Typen kombinieren, etwa Rückgabefotos und Etiketten. Wählst du einen Typ (zum Beispiel Fotos), werden alle Quellen eingeschlossen; wählst du eine Quelle, werden alle ihre Dateien eingeschlossen. Klappe die Quelle auf, um nur Bestelldateien einer Integration auszuwählen (zum Beispiel nur Amazon DE). Der letzte Eintrag einer Quelle, Sonstige Dateien dieser Quelle, enthält Dateien ohne Integration (zum Beispiel Rückgabefotos ohne Bestellung) und Verbindungsdateien, die bei der letzten Zählung nicht vorhanden waren. Er lässt sich nur zusammen mit der gesamten Quelle auswählen: Ein Klick markiert die ganze Quelle; wählst du eine Integration ab, wird auch dieser Eintrag abgewählt. Das Archiv enthält nie mehr als deine Auswahl. Neben jedem Eintrag steht seine Größe laut letzter Zählung; unter dem Datumsbereich wird geschätzt, wie groß die Auswahl ist. Die genaue Paketgröße siehst du nach der Vorbereitung.
2. Wähle einen Datumsbereich für das ganze Paket und klicke auf Dateien vorbereiten. Das System erstellt die Liste im Hintergrund. Große Pakete werden in Teile von höchstens 2 GB aufgeteilt.
3. Klicke bei jedem Teil auf Vorbereiten. Das System packt ihn im Hintergrund (meist ein bis zwei Minuten); anschließend erscheint Herunterladen. Für die Vorbereitung und den Download jedes Teils ist ein 2FA-Code nötig, sofern du ihn nicht gerade eingegeben hast. Unterbrochene Downloads kann der Browser fortsetzen. Ein fertiges Paket ist einen Tag lang verfügbar; danach musst du es erneut vorbereiten. Ist der Speicherplatz auf dem Server knapp, wird die Vorbereitung abgelehnt — versuche es später erneut.
4. In jedem Teil liegen die Dateien in Ordnern nach Typ und Quelle (zum Beispiel photos/returns/…, labels/orders/…). Die Datei MANIFEST.txt enthält Dateiliste und Prüfsummen.

Nach dem Download des letzten Teils beginnt ein 24-stündiges Prüfzeitfenster. Das Paket zählt die verbleibende Zeit minutenweise herunter, zum Beispiel „Vom Server gelöscht in: 19 Std. 40 Min. (03.10 10:39)“. In dieser Zeit kannst du das Paket erneut herunterladen oder auf Problem melden klicken. Bis zur Klärung wird nichts gelöscht; das Paket erhält den Status Angehalten.

Wenn du die Dateien geprüft hast, klicke auf Dateien sind in Ordnung — jetzt löschen. Der Bestätigungsdialog zeigt die Zahl der Dateien und den freizugebenden Speicherplatz; zum Bestätigen ist ein 2FA-Code erforderlich. Kleine Pakete löscht das System sofort, größere im Hintergrund. In diesem Fall zeigt das Paket Wird gelöscht und einen Fortschrittsbalken. Ohne Bestätigung werden die Dateien nach Ende des Prüfzeitfensters (innerhalb einer Stunde) automatisch gelöscht.

Bestelldateien für noch nicht versandte Bestellungen sowie Dateien, die nach der Vorbereitung geändert wurden, bleiben auf dem Server. Ein gelöschtes Paket hat den Status Gelöscht und eine Zusammenfassung, zum Beispiel „118 Dateien (50,0 MB) gelöscht; 2 behalten (Bestellungen in Bearbeitung)“. Auch geänderte oder nicht löschbare Dateien werden gezählt. Ein gelöschtes Paket lässt sich nicht mehr herunterladen.

Ohne Download löschen

Wenn das Unternehmen keine Kopie benötigt und Speicherplatz freigeben möchte, kann es Dateien ohne ZIP-Paket direkt im Download-Tab löschen:

1. Wähle im Baum die Dateien und den Datumsbereich wie beim Download aus.
2. Klicke unter Dateien vorbereiten auf Ohne Download löschen. Eine Vorschau zeigt sofort, wie viele Dateien und wie viel Speicher gelöscht werden und was erhalten bleibt (Bestellungen in Bearbeitung).
3. Klicke auf Weiter, gib den Unternehmensnamen ein und klicke auf Dateien löschen. Dazu ist ein 2FA-Code nötig.

Die Dateien werden im Hintergrund gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Wenn du sie behalten möchtest, lade sie zuerst herunter. Bestelldateien für noch nicht versandte Bestellungen bleiben erhalten. Unter Ohne Download gelöscht siehst du, wer wann was und wie viel gelöscht hat. Dort erscheinen auch von Plattform-Support gelöschte Dateien, mit dem Zusatz „Plattform-Support“. Ein technisches Konto kann diese Option nicht verwenden: Ein Programm löscht Dateien, indem es den Erhalt über die API bestätigt.

Dateien über die API herunterladen

Unter den vorbereiteten Dateien befindet sich die Karte Dateien über API herunterladen. Ein Programm kann Unternehmensdateien — Rückgabefotos, Etiketten, Rechnungen — jede Nacht herunterladen und so Speicherplatz auf dem Server freigeben. Die Karte bietet ein kopierfertiges Skript (Python oder curl) mit der Adresse deiner Installation.

1. Lege ein Programmkonto an und erstelle einen Schlüssel unter Programmzugriff (API). Der erste Schritt auf der Karte führt dorthin. Bei technischen Konten hilft der Unternehmensadministrator.
2. Das Programm ruft die Liste neuer Dateien ab, lädt jede Datei herunter und bestätigt den Empfang mit der SHA-256-Prüfsumme dieser Datei.
3. Eine bestätigte Datei verschwindet sofort vom Server. Bestelldateien laufender Bestellungen bleiben erhalten; ebenso Dateien mit einer nicht passenden Prüfsumme.

Das funktioniert nur mit einem Schlüssel für ein Programmkonto; der persönliche Mitarbeiterschlüssel oder eine angemeldete Browsersitzung reichen nicht aus. Das Skript merkt sich seine Position in cursor.txt, sodass jeder Lauf nur neue Dateien abruft. Fragt das Programm den Server zu häufig ab, muss es kurz warten. Das Skript wartet und versucht es automatisch erneut.

Datenspeicherung

Unter Einstellungen → System → Datenspeicherung legst du fest, wie lange jede Integration Kundendaten und ihre Bestelldateien speichert. Nach Ablauf dieser Frist löscht das System sie jede Nacht unwiderruflich. Die Liste enthält Integrationen, über die Bestellungen eingehen: Marketplaces, manuelle Bestellungen und SubConnect-Verbindungen. Für Kuriere und Lagersysteme gibt es hier keine aufzubewahrenden Daten.

Integrationen, deren Marketplace eine maximale Speicherfrist vorgibt (derzeit Amazon: 30 Tage), stehen oben in einer eigenen Gruppe Vorgeschriebene Frist. Dort kannst du die Frist nur verkürzen. Darunter stehen die Übrigen Integrationen.

Die Zeile jeder Integration zeigt die geltenden Fristen für Kundendaten und Dateien (bei vorgeschriebener Frist mit dem Zusatz „max. 30“), den Speicherbedarf ihrer Dateien, ausstehende Änderungen und die Zahl ungespeicherter Änderungen. Klappe die Zeile auf, um Folgendes einzustellen:

• Kundendaten speichern für — Anzahl der Tage nach Zustellung des Pakets. Danach werden Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer aus den Bestellungen dieser Integration entfernt. Wähle, ob die Werte gelöscht werden (in den Feldern steht DELETED, damit erkennbar bleibt, dass Daten entfernt wurden und nicht von Anfang an fehlten) oder mit Sternchen anonymisiert werden (pro Wort bleiben erster und letzter Buchstabe, etwa J*n K******i; aus einer E-Mail wird j***n@g***l.com, bei einer Telefonnummer bleiben die letzten zwei Ziffern). Amazon verlangt das Löschen; dort gibt es keine Auswahl. Neue Amazon-Verbindungen haben in beiden Feldern sofort 30 Tage eingestellt. Hinweise und Kommentare werden immer durch DELETED ersetzt. Weder DELETED noch Sternchen sind über die Suche auffindbar.
• Dateien standardmäßig speichern für — Anzahl der Tage ab Dateierstellung. Dieser Wert gilt für Dateitypen ohne eigene Frist.
• Nach Dateityp — eine Tabelle für Rechnungen und Korrekturen, Kurieretiketten, Rückgabedokumente, Belege, Automatisierungsdokumente, sonstige Bestelldokumente, Rückgabefotos sowie Fotos und Videos vom Verpacken. Für jeden Typ siehst du Anzahl und Speicherbedarf der Dateien dieser Integration (laut letzter Zählung), kannst unter Aufbewahren (Tage) eine Frist eingeben und unter Gilt die wirksame Frist prüfen. Ein leeres Feld bedeutet die Standardfrist. Der graue Hinweis zeigt den Standardwert, unter Gilt steht „Standard“. Mit × setzt du den Standard wieder ein. Zunächst werden nur Typen mit Dateien dieser Integration sowie Typen mit eigener Frist angezeigt. Alle Dateitypen anzeigen (N) unter der Tabelle zeigt auch die übrigen (N ist die Zahl aller Typen). Vor der ersten Zählung, solange keine Dateizahlen vorliegen, erscheinen nur Typen mit eigener Frist.

Ein leeres Feld für Kundendaten oder die Standardfrist für Dateien bedeutet unbegrenzt — bei vorgeschriebener Frist die vom Marketplace erlaubte Höchstdauer.

Speichere jede Integration einzeln mit Speichern in ihrer Zeile. Dafür brauchst du einen aktuellen 2FA-Code.

Eine kürzere Frist gilt erst nach einem Tag. Änderungen, durch die Daten oder Dateien früher verschwinden — weniger Tage, ein Wert in einem zuvor leeren Feld, Löschen einer Dateityp-Frist, die länger als der Standard war, oder ein Wechsel der Löschmethode für Kundendaten — erfordern, dass du den Warnhinweis liest und USUŃ (oder USUN) eingibst. Beim Wechsel zur Sternchen-Anonymisierung gibst du ANONIMIZUJ ein. Die Änderung tritt nach 24 Stunden in Kraft. Bis dahin zeigt die Zeile, was aussteht, samt Änderung abbrechen. Daten und Dateien, die älter als die neue Frist sind, werden beim ersten nächtlichen Lauf nach Inkrafttreten unwiderruflich gelöscht. Eine Verlängerung oder die Rückkehr zu unbegrenzter Aufbewahrung gilt sofort. Beim Wechsel von Sternchen-Anonymisierung zum Löschen werden auch zuvor anonymisierte Bestellungen erfasst: Nach Inkrafttreten ersetzt der erste nächtliche Lauf ihre Sternchen durch DELETED (bei großen Integrationen in mehreren Chargen über mehrere Nächte). In die andere Richtung werden Daten nicht wiederhergestellt.

Dateien ohne Integration

Exporte, Importe und Ausdrucke gehören zu keiner Integration. Das System löscht sie nach festen Fristen: Exporte nach 7 Tagen, Importe und Ausdrucke nach 30 Tagen. Der Tab zeigt diese Regeln nur an; ändern lassen sie sich dort nicht.

Wo du diese Einstellungen früher gefunden hast

Bisher standen dieselben Felder in den Integrationsdetails unter Erweitert. Dort gibt es jetzt nur noch den Bereich Datenspeicherung mit der Schaltfläche Zur Datenspeicherung. Sie öffnet den Tab Datenspeicherung direkt bei der Zeile dieser Integration.