Miejsce na dysku i przechowywanie danych — ile zajmują pliki firmy, jak je pobrać i jak długo je trzymamy

W Ustawienia → System są dwie zakładki:

• Miejsce na dysku — zajętość dysku i pobieranie plików. Widzi ją tylko administrator firmy. Nie da się jej nadać w rolach, bo prowadzi do pobrania i usunięcia wszystkich plików firmy.
• Przechowywanie danych — jak długo każda integracja trzyma dane klientów i pliki zamówień. Też tylko administrator firmy: decyduje, kiedy dane klientów i pliki zamówień znikają.

Skąd są liczby

System raz na godzinę liczy pliki firmy na serwerze. Zakładka pokazuje wynik ostatniego liczenia i jego godzinę. Plik dodany przed chwilą pojawi się w liczbach najpóźniej po godzinie.

Pliki są podzielone na rodzaje (etykiety, faktury, dokumenty, zdjęcia, filmy, importy, eksporty, wydruki, inne), a każdy rodzaj na źródła (np. zdjęcia: zwroty, pakowanie, paczki zbiorcze) i miesiące.

Liczone są pliki zapisane od wdrożenia tej funkcji. Starsze pliki leżą jeszcze w dawnym układzie folderów — nie widać ich na tej zakładce i znikną z czasem.

Limit ostrzegawczy

Firma może mieć ustalony limit miejsca w GB. Pasek pokazuje, ile z niego zajęto:

• od 80% limitu administrator dostaje zgłoszenie z ostrzeżeniem,
• po przekroczeniu limitu — drugie powiadomienie.

Limit niczego nie blokuje. Etykiety, zdjęcia i nagrania zapisują się dalej. Gdy zajętość spadnie poniżej progu, zgłoszenie zamyka się samo.

Pobranie plików (ZIP)

1. W drzewku Które pliki zaznacz, co chcesz mieć w paczce — może być kilka rzeczy naraz, np. zdjęcia zwrotów i etykiety. Zaznaczenie rodzaju (np. Zdjęcia) bierze wszystkie jego źródła, a zaznaczenie źródła — wszystkie jego pliki. Rozwiń źródło, żeby wybrać pliki zamówień tylko z jednej integracji (np. tylko Amazon DE). Ostatnia pozycja w źródle, Inne pliki tego źródła, to pliki bez integracji (np. zdjęcia zwrotów bez zamówienia) i pliki połączeń, których nie było przy ostatnim liczeniu. Zaznacza się ją tylko razem z całym źródłem: kliknięcie jej zaznacza całe źródło, a odznaczenie którejś integracji zdejmuje i ją. Paczka nigdy nie bierze więcej, niż zaznaczono. Obok każdej pozycji widać jej rozmiar z ostatniego liczenia, a pod zakresem dat — ile mniej więcej zajmuje to, co zaznaczono. Dokładny rozmiar paczki widać po przygotowaniu.
2. Wybierz zakres dat — jeden dla całej paczki — i kliknij Przygotuj pliki. System przygotowuje listę w tle. Duże paczki dzieli na części po maks. 2 GB.
3. Przy każdej części kliknij Przygotuj — system pakuje ją w tle (zwykle minuta–dwie), potem pojawia się Pobierz. Przygotowanie i pobranie części wymagają kodu 2FA (o ile nie podano go przed chwilą). Przerwane pobieranie przeglądarka może wznowić. Gotowa paczka czeka dobę; później trzeba ją przygotować jeszcze raz. Gdy na serwerze brakuje miejsca, przygotowanie odmówi — spróbuj później.
4. W każdej części pliki leżą w folderach swojego rodzaju i źródła (np. photos/returns/…, labels/orders/…), a plik MANIFEST.txt ma listę plików i ich sumy kontrolne.

Po pobraniu ostatniej części rusza 24-godzinne okno na sprawdzenie. Paczka odlicza, ile czasu zostało, np. „Do usunięcia z serwera: 19 h 40 min (03.10 10:39)” — licznik idzie co minutę. W tym czasie możesz pobrać paczkę ponownie albo kliknąć Zgłoś problem — wtedy nic nie zostanie usunięte, dopóki nie wyjaśnimy sprawy (paczka ma stan Wstrzymane).

Gdy sprawdzisz pliki, kliknij Pliki są w porządku — usuń teraz. Okno potwierdzenia mówi, ile plików i ile miejsca zniknie; potwierdzenie wymaga kodu 2FA. Małą paczkę system usuwa od razu, większą — w tle: paczka ma wtedy stan Usuwanie i pasek postępu. Bez potwierdzenia pliki znikają same po zamknięciu okna (w ciągu godziny).

Na serwerze zostają pliki zamówień, które jeszcze nie wyjechały, i pliki zmienione po przygotowaniu paczki. Usunięta paczka ma stan Usunięte i podsumowanie, np. „Usunięto 118 plików (50,0 MB); zostawiono 2 (zamówienia w toku)”, a gdy były pliki zmienione albo takie, których nie udało się usunąć — także ich liczbę. Takiej paczki nie da się już pobrać.

Usuwanie bez pobierania

Gdy firma nie potrzebuje kopii, a chce zwolnić miejsce, może usunąć pliki od razu, bez paczki ZIP — w tej samej karcie co pobieranie:

1. Zaznacz w drzewku, co usunąć, i wybierz zakres dat — jak przy pobieraniu.
2. Kliknij Usuń bez pobierania (pod Przygotuj pliki). Okno od razu pokazuje podgląd: ile plików i ile miejsca zniknie oraz ile plików zostanie (zamówienia w toku).
3. Kliknij Dalej, wpisz nazwę firmy i kliknij Usuń pliki. Potrzebny jest kod 2FA.

Pliki usuwają się w tle i nie da się ich odzyskać — jeśli chcesz je zachować, najpierw je pobierz. Pliki zamówień, które jeszcze nie wyjechały, zostają. Wynik widać w sekcji Usunięte bez pobierania: kto, kiedy, co i ile usunięto. Są tam też pliki usunięte przez obsługę platformy (z dopiskiem „obsługa platformy”). Konto techniczne tej opcji nie ma — program kasuje pliki, potwierdzając ich odbiór przez API.

Pobieranie plików przez API

Pod przygotowanymi plikami jest karta Pobieranie plików przez API: program może co noc pobierać pliki firmy — zdjęcia zwrotów, etykiety, faktury — i w ten sposób zwalniać miejsce na serwerze. Karta ma gotowy skrypt (Python albo curl) z adresem twojej instalacji do skopiowania.

1. Dodaj konto programu i wystaw mu klucz w zakładce Dostęp dla programów (API) — prowadzi tam link w pierwszym kroku karty (konta techniczne — pomoc administratora firmy).
2. Program pobiera listę nowych plików, ściąga każdy z nich i potwierdza odbiór sumą kontrolną SHA-256 każdego pliku.
3. Potwierdzony plik od razu znika z serwera. Pliki zamówień w trakcie realizacji zostają; plik, którego suma się nie zgadza, też zostaje.

Działa wyłącznie na kluczu konta programu — klucz osobisty pracownika ani zalogowana sesja tego nie zrobią. Skrypt zapamiętuje w pliku cursor.txt, gdzie skończył, więc każdy przebieg bierze tylko nowe pliki. Gdy program pyta serwer zbyt często, serwer każe mu chwilę poczekać — skrypt czeka i próbuje dalej sam.

Przechowywanie danych

Zakładka Ustawienia → System → Przechowywanie danych ustala, jak długo każda integracja trzyma dane klientów i pliki swoich zamówień. Po tym czasie system sam je usuwa — co noc, nieodwracalnie. Na liście są integracje, z których przychodzą zamówienia: marketplace'y, zamówienia ręczne i połączenia SubConnect. Kurierzy i programy magazynowe nie mają tu czego trzymać.

Integracje, których marketplace sam wyznacza najdłuższy czas (dziś Amazon — 30 dni), stoją osobno na górze, w grupie Z wymaganym terminem: tam można czas tylko skrócić. Niżej są Pozostałe integracje.

Wiersz integracji mówi od razu, co obowiązuje: ile dni trzymamy dane klienta i pliki (przy wymaganym terminie — z dopiskiem „maks. 30”), ile miejsca zajmują jej pliki, czy czeka jakaś zmiana i ile zmian nie jest jeszcze zapisanych. Po rozwinięciu:

• Dane klienta przechowuj przez — dni od dostarczenia paczki; potem imię i nazwisko, adres, e-mail i telefon znikają z zamówień tej integracji. Obok wybór, co się z nimi dzieje: usuwanie (w polach zostaje napis DELETED, żeby było widać, że dane usunięto, a nie że ich nigdy nie było) albo anonimizacja gwiazdkami (w każdym słowie zostaje pierwsza i ostatnia litera, np. J*n K******i, e-mail j***n@g***l.com, z telefonu dwie ostatnie cyfry). Amazon wymaga usuwania, więc tam wyboru nie ma, a nowe połączenie Amazon ma od razu wpisane 30 dni w obu polach. Uwagi i komentarze zawsze dostają DELETED. Ani DELETED, ani gwiazdki nie znajdą się w wyszukiwarce.
• Pliki domyślnie przechowuj przez — dni od utworzenia pliku, dla każdego rodzaju pliku, który nie ma własnej liczby.
• Według rodzaju pliku — tabela: faktury i korekty, etykiety kurierskie, dokumenty zwrotów, paragony, dokumenty z automatyzacji, inne dokumenty zamówień, zdjęcia zwrotów, zdjęcia i filmy z pakowania. Przy każdym rodzaju widać, ile takich plików ma ta integracja i ile zajmują (liczby z ostatniego liczenia), pole Trzymaj (dni) i kolumnę Obowiązuje. Puste pole znaczy „tyle, ile pliki domyślnie” — wyszarzona podpowiedź w polu pokazuje tę liczbę, a kolumna Obowiązuje ma dopisek „domyślnie”. Krzyżyk w polu wraca do wartości domyślnej. Od razu widać tylko rodzaje, z których integracja ma pliki, i te z własnym czasem; resztę pokazuje przycisk Pokaż wszystkie rodzaje (N) pod tabelą (N — ile jest wszystkich rodzajów). Przed pierwszym liczeniem, bez liczb plików, od razu widać tylko rodzaje z własnym czasem.

Puste pole danych klienta albo plików domyślnie znaczy bezterminowo — a przy wymaganym terminie: tyle, ile pozwala marketplace.

Zapis jest osobny dla każdej integracji (Zapisz w jej wierszu) i wymaga świeżego kodu 2FA.

Zaostrzenie czeka dobę. Zmiana, po której dane albo pliki znikną szybciej (mniej dni, liczba w pustym polu, wyczyszczenie pola rodzaju, który miał dłużej niż domyślnie, zmiana sposobu usuwania danych klienta), wymaga przeczytania ostrzeżenia i wpisania słowa USUŃ (albo USUN) — albo ANONIMIZUJ, gdy dane mają tylko zamienić się w gwiazdki. Wchodzi w życie po 24 godzinach — do tego czasu wiersz pokazuje, co czeka, i przycisk Anuluj zmianę. Dane i pliki starsze niż nowy termin znikają przy pierwszym nocnym przebiegu po wejściu zmiany w życie, nieodwracalnie. Wydłużenie albo powrót do bezterminowego działa od razu. Przejście z anonimizacji gwiazdkami na usuwanie obejmuje też zamówienia zanonimizowane wcześniej: od pierwszego nocnego przebiegu po wejściu zmiany w życie ich gwiazdki zamieniają się w DELETED (duże połączenie — partiami, przez kilka nocy). W drugą stronę nic nie wraca.

Pliki bez integracji

Eksporty, importy i wydruki nie należą do żadnej integracji. System usuwa je po stałym czasie: eksporty po 7 dniach, importy i wydruki po 30. Zakładka tylko to pokazuje — tego się nie zmienia.

Gdzie było to wcześniej

Do tej pory te same pola były w szczegółach integracji, w etapie Zaawansowane. Teraz jest tam tylko sekcja Przechowywanie danych z przyciskiem Przejdź do przechowywania danych — otwiera zakładkę Przechowywanie danych od razu na wierszu tej integracji.