Personalberichte und Exporte für Lohnabrechnungssysteme

Schritt für Schritt

Export für Płatnik, Symfonia oder CSV

1. Öffne Personal → Berichte. Die Ansicht heißt Personalberichte.
2. Scrolle zur Karte Export für Lohnabrechnungssysteme.
3. Wähle eine der drei Kacheln: ZUS Platnik (XML), Sage Symfonia oder Allgemeines CSV. Das Format wird durch die Kachel festgelegt; im Fenster gibt es keinen weiteren Umschalter.
4. Lege im Fenster Datum von und Datum bis fest. Es sind die einzigen zwei Felder. Der Export umfasst immer alle Mitarbeiter; die Liste lässt sich nicht weiter einschränken.
5. Klicke auf Exportieren. Die Datei wird sofort heruntergeladen. Ihr Name enthält den Datumsbereich.
6. Öffne die Datei und prüfe, ob sie nicht leer ist, bevor du sie in das Lohnabrechnungssystem übernimmst. Der Warnhinweis weiter unten erklärt, warum.

In den Export kommen nur genehmigte Arbeitstage. Arbeitstage, die in der Genehmigungswarteschlange stehen, fehlen in der Datei (Ereignisprotokoll, Korrekturen und Arbeitstage).

Ereignisprotokoll exportieren

Das ist ein separater Vorgang mit anderen Daten: rohe Zeiterfassungen statt Arbeitstagen.

1. Öffne Erweitert → Ereignisprotokoll.
2. Setze die Filter so, dass nur die gewünschten Einträge übrig bleiben.
3. Klicke auf Exportieren. Das Fenster Ereignisprotokoll exportieren wird geöffnet.
4. Wähle Alle gefilterten oder Nur ausgewählte.
5. Wähle unter Format: Excel, CSV, JSON oder XML.
6. Entferne im Abschnitt Spalten die nicht benötigten Felder oder nutze Alle beziehungsweise Standard.
7. Klicke auf Erstellen.

Dashboards unter Berichte → Anwesenheit

Die beiden letzten Dashboards erfordern eine Lagerberichtsberechtigung, keine Personalberechtigung. Eine reine Personalrolle sieht in der Gruppe „Anwesenheit“ zwei Einträge weniger. Das ist kein Fehler – diese Berichte berechnen Produktivität anhand von Kommissionierungsdaten.

Die Berechtigungen für einzelne Berichte weist du in den Rollen unter den Feldberechtigungen zu (Feldberechtigungen — einzelne Felder und einzelne Aktionen).

Ansicht für Führungskräfte

Neben den Dashboards gibt es operative Ansichten: Teamübersicht, Genehmigungswarteschlange, Anomalien, Compliance-Verstöße und Live-Status.

In der Genehmigungswarteschlange werden Urlaubs-, Überstunden- und Korrekturanträge an einer Stelle gesammelt (Urlaubsanträge – Ablauf und Anspruch).

Anomalien und Compliance

Das Modul erkennt Anomalien (ungewöhnliche Arbeitszeitmuster) und Compliance-Verstöße (Verletzungen von Arbeitszeitregeln). Eine Anomalie kannst du zur Kenntnis nehmen, zur Untersuchung übernehmen oder lösen. Bei einem Verstoß kannst du zusätzlich mit Begründung darauf verzichten.

Beide Abläufe protokollieren, wer wann eine Entscheidung getroffen hat.

Exporte

Drei Lohnabrechnungsformate – Płatnik, Symfonia und CSV – sowie ein eigener Export des Ereignisprotokolls mit Spaltenauswahl (Ereignisprotokoll, Korrekturen und Arbeitstage). Die Abläufe stehen oben unter „Schritt für Schritt“. Hier geht es darum, woher diese Zahlen stammen.

Der Export berechnet aus Arbeitstagen, nicht aus Zeiterfassungen. Arbeitstage werden nach jeder Erfassung automatisch erstellt (Ereignisprotokoll, Korrekturen und Arbeitstage). Für Personen ohne Personalakte gibt es keine Arbeitstage; ein Tag mit der Kennzeichnung Gehen fehlt wird ohne Korrektur nicht korrekt abgerechnet. Prüfe den Export zuerst für einen kurzen Zeitraum, bevor du deine Lohnabrechnung darauf stützt (Fallstricke im Personalmodul).

Selbstbedienung für Mitarbeiter

Mitarbeiter sehen ihre eigenen Daten ohne Personalmodulberechtigung. Anmeldung und Personalakte genügen: eigene Anwesenheit, Zusammenfassung, Kommen und Gehen erfassen sowie einen Verifizierungscode abrufen.

Urlaubsanträge sind die Ausnahme. Sie erfordern auch für eigene Anträge die Berechtigung für das Modul Anwesenheit (Fallstricke im Personalmodul).