Fallstricke im Personalmodul

Schritt für Schritt

Prüfen, wer den Antrag einer bestimmten Person genehmigt

Entscheidend ist der Vorgesetzte, der in der Personalakte eingetragen ist, nicht die Modulberechtigung.

1. Öffne Personal → Mitarbeiter, suche die Person und klicke auf Bearbeiten.
2. Prüfe das Feld Vorgesetzter. An diese Person wird der Antrag zur Entscheidung geschickt.
3. Ist das Feld leer, kann außer dem Unternehmensadministrator niemand den Antrag genehmigen. Das System weist beim Einreichen ausdrücklich darauf hin, statt den Antrag unbemerkt in einem unbearbeitbaren Status zu speichern.
4. Niemand darf den eigenen Antrag genehmigen – auch kein Administrator, selbst wenn er als eigener Vorgesetzter eingetragen ist.

Ein Unternehmensadministrator kann jeden Antrag bearbeiten. Das ist eine Absicherung für den Fall, dass der Vorgesetzte ausgeschieden ist oder nie eingetragen wurde (Urlaubsanträge – Ablauf und Anspruch).

Urlaubsanspruch korrigieren

Der Anspruch ist keine gespeicherte Zahl mehr, die manuell korrigiert werden muss. Verbleibende Tage werden berechnet: Jahresanspruch minus Tage, die durch ausstehende und genehmigte Anträge belegt sind. Beim Stornieren eines Antrags werden die Tage automatisch gutgeschrieben.

1. Öffne Personal → Mitarbeiter und klicke bei der Person auf Bearbeiten.
2. Ändere Urlaubstage pro Jahr – den Anspruch. Der aktuelle Saldo wird automatisch neu berechnet.
3. Klicke auf Speichern.

Prüfen, ob die Berichte Daten haben

1. Öffne Erweitert → Ereignisprotokoll. Setze Von und Bis auf einen Tag und prüfe, ob Zeiterfassungen mit den Spalten Datum und Uhrzeit, Mitarbeiter, Ereignistyp, Quelle und Kiosk erscheinen.
2. Prüfe, ob der Mitarbeiter im betreffenden Unternehmen eine Personalakte hat (Personal → Mitarbeiter). Aus einer Erfassung ohne Personalakte kann kein Arbeitstag aufgebaut werden. Das Ereignis wird zwar gespeichert und im Protokoll erscheint eine Warnung, aber ein Arbeitstag wird nicht erstellt.
3. Ist eine Personalakte vorhanden und fehlt der Arbeitstag weiterhin, bitte die Person, die die Installation betreut, den Zeitraum neu zu berechnen. In der Oberfläche gibt es dafür keine Schaltfläche; verfügbar ist die API-Aktion (POST /api/attendance/records/recalculate/) sowie ein nächtlicher Prozess, der Arbeitstage von höchstens zwei Tagen zuvor abschließt. Die Neuberechnung ist idempotent und kann daher ohne Gefahr doppelter Arbeitstage wiederholt werden.

1. Der Arbeitstag wird automatisch erstellt – aber die Aufgabenwarteschlange spielt eine Rolle

Jede Zeiterfassung stößt im Hintergrund die Neuberechnung des Arbeitstags an. Ist der Warteschlangen-Broker nicht verfügbar, wird die Neuberechnung sofort in derselben Anfrage ausgeführt. Der Arbeitstag geht nie verloren, aber die Erfassung dauert dann länger.

Arbeitstage werden automatisch abgeschlossen. Das System analysiert außerdem Compliance und Anomalien. Wird die Analyse nicht mehr aktualisiert, wende dich an den NOXTI-Support. Dass ein Arbeitstag vorhanden ist, bedeutet nicht automatisch, dass auch die Analyse gelaufen ist (Ereignisprotokoll, Korrekturen und Arbeitstage).

2. Eine Nachtschicht gehört zu ihrem Starttag

Eine Schicht von 22:00 bis 06:00 ist ein Arbeitstag – der Tag, an dem der Mitarbeiter angefangen hat, nicht die beiden Kalendertage, die sie berührt. Filter und Berichte für „gestern“ zeigen die Schicht unter ihrem Startdatum.

3. Selbstbedienung funktioniert ohne Modulberechtigung

Kommen und Gehen über die Oberfläche zu erfassen und die eigene Anwesenheit anzusehen erfordert nur eine Anmeldung und eine Personalakte – nicht die Berechtigung Anwesenheit.

Urlaubsanträge sind die Ausnahme: Sie erfordern auch für eigene Anträge die Modulberechtigung. Diese Inkonsistenz überrascht bei der Rollenzuweisung an Mitarbeiter ohne Führungsaufgaben.

4. Der Kioskbildschirm erfordert eine Lagerberechtigung

Die interne Kioskadresse wird durch Lager und Retouren geschützt, nicht durch Anwesenheit. Personen mit reinen Personalberechtigungen können sie nicht öffnen.

Eigene öffentliche Kioskadressen funktionieren ohne Anmeldung – das ist beabsichtigt (Kiosk und Arbeitszeiterfassung).

5. Zwei Berichte erfordern eine Lagerberechtigung

Mitarbeiterproduktivität (Personal) und Nutzung der Arbeitszeit erfordern eine Berechtigung für WMS-Kommissionierungsberichte. Eine reine Personalrolle sieht in der Berichtsgruppe zwei Einträge weniger (Personalberichte und Exporte für Lohnabrechnungssysteme).

Öffne im Rollenfenster das Register Feldberechtigungen, klappe die Gruppe Report auf und aktiviere Lesen bei WMS – Kommissionierleistung.

6. Das Ereignisprotokoll liegt unter „Erweitert“

Es befindet sich nicht im Personalbereich. Wer die Zeiterfassungen unter Personal sucht, wird sie dort nicht finden. Für den Zugriff brauchst du gleichzeitig zwei Berechtigungen: Advanced (IT / diagnostics) und Anwesenheit. Nur die erste allein reicht nicht (Personalwesen und Arbeitszeit – die Module im Überblick).

7. Änderungen der Kioskkonfiguration erfordern eine 2FA-Bestätigung

Das Konfigurieren von Kiosken, Ereignistypen und Anmeldemethoden sowie das Ausstellen eines QR-Codes oder einer PIN für einen Mitarbeiter erfordert eine erneute Identitätsbestätigung (Step-up-2FA). Es erscheint das Fenster 2FA-Verifizierung erforderlich. Gib den Code ein und bestätige.

Das Ansehen dieser Einstellungen erfordert keine Bestätigung. Dienstpläne und Dienstplangruppen sind normale Personaleinstellungen und fragen nicht nach 2FA (Mitarbeiter und Dienstpläne).

8. Ein QR-Code wird nur einmal angezeigt

Nach der Erstellung ist der Code nur in dem Fenster sichtbar, in dem er generiert wurde. Drucke oder sichere ihn sofort. Später kann das System nur bestätigen, dass der Code existiert und wann er erstellt wurde. Den Code selbst kannst du nicht erneut aufrufen. Einen verlorenen Code musst du neu generieren; der vorherige wird dadurch ungültig.

Kleinigkeiten

• Prüfe regelmäßig die Kennzeichnung „Gehen fehlt“ am Arbeitstag. Beim nächtlichen Abschluss erhält ein solcher Tag die Kennzeichnung, aber es wird keine Gehens-Uhrzeit erraten. Ohne Korrektur wird der Tag nicht richtig abgerechnet.
• Urlaub wird in Arbeitstagen berechnet. Samstage, Sonntage und Feiertage verringern den Anspruch nicht (Urlaubsanträge – Ablauf und Anspruch).
• Die Quellen „mobile“ und „import“ gibt es im Datenmodell, aber im System habe ich keinen Ablauf dafür gefunden. Betrachte sie als mögliche, nicht als verfügbare Funktion.
• Alte Adressen der Personalansichten werden weitergeleitet. Gespeicherte Lesezeichen funktionieren also weiterhin.