Ereignisprotokoll, Korrekturen und Arbeitstage

Zeiterfassungen finden und exportieren – Schritt für Schritt

1. Öffne Erweitert → Ereignisprotokoll. Unter Personal gibt es die Ansicht nicht. Der Menüpunkt heißt Ereignisprotokoll, nicht „Protokoll“.
2. Schränke den Zeitraum über Von und Bis ein.
3. Suche die Person über das Feld Suchen. Über Filter zurücksetzen entfernst du Filter.
4. Lies die Tabelle mit den Spalten Datum und Uhrzeit, Mitarbeiter, Ereignistyp, Quelle, Kiosk, GPS, Foto, Gültig und Korrigiert.
5. Die Spalte Gültig unterscheidet Ereignisse, die für die Abrechnung zählen (Gültig), von ungültig gemachten Ereignissen (Ungültig). Korrigiert markiert Ereignisse, die nachträglich bearbeitet wurden.
6. Klicke auf Exportieren und wähle die Spalten aus, die in die Datei übernommen werden sollen.
7. Denk daran: Das ist die Rohdatenebene. Die abzurechnenden Stunden stammen aus Arbeitstagen, die anhand dieser Erfassungen aufgebaut werden. Siehe „Wie entsteht ein Arbeitstag?“.

Ereignisprotokoll

Es enthält die rohen Zeiterfassungen – wer wann welches Ereignis und aus welcher Quelle erfasst hat. Die Ansicht befindet sich unter Erweitert, nicht im Personalbereich.

Für jedes Ereignis werden Quelle (Kiosk, Oberfläche, manuelle Eingabe, Import), genauer Standort, Foto, IP-Adresse, Browser und Geräteangaben gespeichert. Das Protokoll lässt sich mit frei wählbaren Spalten exportieren.

Korrekturen hinterlassen eine Spur

Wenn du ein Ereignis korrigierst, wird seine Historie nicht gelöscht. Gespeichert wird, dass es korrigiert wurde, von wem, welchen ursprünglichen Wert es hatte und mit welcher Begründung.

Ein Ereignis kann auch für ungültig erklärt werden, statt es zu korrigieren. Es bleibt dann im Protokoll stehen, zählt aber nicht für die Abrechnung.

Damit lässt sich die Frage „Ist sichtbar, wer die Kommen-Uhrzeit geändert hat?“ beantworten: Ja, einschließlich des Werts vor der Änderung.

Korrekturanträge

Neben Korrekturen durch die Personalabteilung sieht das Datenmodell Korrekturanträge von Mitarbeitern vor: Kommen oder Gehen korrigieren, beides gleichzeitig ändern oder eine fehlende Erfassung hinzufügen. Sie werden wie ein Urlaubsantrag genehmigt (Urlaubsanträge – Ablauf und Anspruch).

Wichtig: In der Oberfläche gibt es derzeit keinen Bildschirm, um solche Anträge zu stellen oder anzusehen. Sie werden über die API verarbeitet und erscheinen in der Genehmigungswarteschlange des Anwesenheits-Dashboards. Es gibt aber keine Ansicht, über die ein Mitarbeiter einen Antrag einreichen kann.

Der Arbeitstag ist eine eigene Ebene

Ein Arbeitstag fasst einen Tag zusammen: Kommen, Gehen, Arbeitszeit, Pausen, Überstunden, Nachtstunden, Zeitart (reguläre Arbeit, Überstunden, Bereitschaftsdienst, Dienstreise, Schulung, Arbeit aus der Ferne) und Kennzeichnungen wie Feiertag, Sonntag, mobiles Arbeiten, fehlendes Gehen oder manuell bearbeitet.

Er hat einen eigenen Genehmigungsablauf mit den Status ausstehend, genehmigt, abgelehnt und automatisch genehmigt. Du kannst Arbeitstage einzeln oder gesammelt genehmigen.

Wie ein Arbeitstag entsteht

Jede Zeiterfassung stößt die Neuberechnung des zugehörigen Arbeitstags an. Diese Berechnung ist idempotent: Wird sie für denselben Tag wiederholt, entsteht dasselbe Ergebnis. Eine Korrektur eines Ereignisses wirkt sich deshalb unmittelbar auf die Stunden aus.

Ob eine Erfassung zu einem Tag gehört, entscheidet der Dienstplan, nicht der Kalender. Eine Schicht von 22:00 bis 06:00 Uhr ergibt einen Arbeitstag – den Tag, an dem sie begann.

Die Neuberechnung läuft über eine Aufgabenwarteschlange. Ist die Warteschlange nicht verfügbar, wird sie sofort in derselben Anfrage ausgeführt. Der Arbeitstag geht also nicht verloren, aber die Erfassung dauert länger. Zusätzlich schließt ein nächtlicher Prozess Arbeitstage von höchstens zwei Tagen zuvor ab und startet die Compliance- und Anomalieanalyse (Fallstricke im Personalmodul).

Voraussetzung: Der Mitarbeiter braucht im jeweiligen Unternehmen eine Personalakte. Eine Erfassung ohne Personalakte wird zwar als Ereignis gespeichert, aber es kann daraus kein Arbeitstag erstellt werden.

Kennzeichnung „Gehen fehlt“

Ein Arbeitstag hat eine eigene Kennzeichnung Gehen fehlt. Das ist der häufigste Bedienfehler in Zeiterfassungssystemen. Prüfe die Kennzeichnung regelmäßig, denn ohne Korrektur kann ein solcher Tag nicht korrekt abgerechnet werden.