Mitarbeiter und Dienstpläne

Schritt für Schritt

Eine Personalakte anlegen

Es gibt keine Schaltfläche „Mitarbeiter hinzufügen“. Die Ansicht Personal → Mitarbeiter listet Benutzerkonten mit Lagerzugriff auf. Die Personalakte legst du in der Zeile der jeweiligen Person an.

1. Öffne Personal → Mitarbeiter.
2. Suche die Person und klicke am Zeilenende auf HR-Profil erstellen. Steht dort Bearbeiten, ist die Personalakte bereits vorhanden.
3. Fülle Mitarbeiternummer und Position aus und wähle Abteilung und Vertragsart.
4. Lege das Einstellungsdatum fest. Ohne Datum lässt sich der Datensatz nicht speichern.
5. Gib Urlaubstage pro Jahr ein. Das Feld Verbleibende Urlaubstage ist schreibgeschützt. Es wird aus dem Anspruch abzüglich der durch Anträge belegten Tage berechnet (Urlaubsanträge – Ablauf und Anspruch).
6. Wähle einen Vorgesetzten aus. Diese Person entscheidet über Urlaubsanträge des Mitarbeiters; ohne sie kann kein Antrag gestellt werden.
7. Aktiviere bei flexibler Arbeitszeit Flexible Arbeitszeit und ergänze Regelarbeitszeit von und Regelarbeitszeit bis.
8. Lass den Schalter Aktiv eingeschaltet und speichere.

Das Lager wählst du nicht aus. Die Personalakte wird dem Lager zugeordnet, in dem du gerade arbeitest. Obwohl die Personalakte ein Fotofeld hat, kannst du hier auch kein Foto hochladen.

Einen Dienstplan zuweisen

Zuerst muss ein Dienstplan angelegt werden. Dazu brauchst du eine Dienstplangruppe.

1. Hast du noch keine Gruppe, öffne Konfiguration → Einstellungen → Anwesenheit → Dienstplangruppen, klicke auf Neue Gruppe und lege Standardbeginn und Standardende, Standardpause (Min.) und Toleranzzeitraum (Min.) fest.
2. Öffne Personal → Dienstpläne und klicke auf Neuer Dienstplan.
3. Gib einen Dienstplannamen ein, wähle den Geltungsbereich (Gesamtes Unternehmen, Lager oder Abteilung) und eine Dienstplangruppe.
4. Lege Priorität und Gültig ab fest, bei Bedarf auch Gültig bis. Trage darunter die Wochentage ein: Arbeitstag, Beginn, Ende und Pause (Min.).
5. Klicke auf Speichern.
6. Kehre zu Personal → Mitarbeiter zurück und wähle in der Spalte Dienstplan in der Zeile der Person einen Dienstplan aus der Liste. Die Zuordnung wird sofort gespeichert.
7. Für mehrere Personen markierst du ihre Zeilen, klickst auf Dienstplan zuweisen, wählst im Feld Dienstplan auswählen einen Plan und bestätigst über Dienstplan zuweisen.

Die Zuweisung gilt ab dem Tag, an dem du sie vornimmst. Die Oberfläche fragt nicht nach einem Startdatum.

Personalakte

Sie ist eine eigene Personalebene über dem Benutzerkonto. Das Konto ermöglicht den Systemzugang; die Personalakte ordnet die Person in der Personalstruktur ein.

Sie enthält Abteilung, Lager, Mitarbeiternummer, Position, Beschäftigungsart, Foto, Einstellungs- und gegebenenfalls Austrittsdatum, jährlichen und verbleibenden Urlaubsanspruch, Einstellungen zur flexiblen Arbeitszeit mit Pflichtanwesenheitsstunden sowie das standardmäßige Schichtmuster.

Ohne aktive Personalakte kann der Mitarbeiter weder über das Terminal einstempeln noch einen Urlaubsantrag stellen. Er erhält dann die Meldung, dass er nicht vorhanden ist. Das Erstellen eines Benutzerkontos legt keine Personalakte an – es sind zwei getrennte Schritte (Benutzer hinzufügen — neues Konto anlegen oder bestehendes hinzufügen).

Urlaubsanspruch

Die Personalakte speichert den Jahresanspruch. Die verbleibenden Tage werden berechnet, nicht eingegeben: Jahresanspruch abzüglich der Tage, die durch ausstehende oder genehmigte Anträge belegt sind. Wird ein Antrag storniert oder abgelehnt, werden die Tage automatisch gutgeschrieben. Eine manuelle Korrektur ist nicht nötig (Urlaubsanträge – Ablauf und Anspruch).

Urlaub wird in Arbeitstagen berechnet. Wochenenden und gesetzliche Feiertage verringern den Anspruch nicht.

Zugangsdaten: QR-Code und PIN

Die Anmeldemethode eines Mitarbeiters am Kiosk wird unter Personal → Mitarbeiter eingerichtet.

• QR-Code generieren – der Code wird nur einmal in dem Fenster angezeigt, in dem er erstellt wird. Drucke oder sichere ihn sofort. Später bestätigt das System nur, dass ein Code vorhanden ist und wann er erstellt wurde. Einen verlorenen Code musst du neu erstellen; dadurch wird der vorherige ungültig.
• Sammelerstellung – für mehrere ausgewählte Personen gleichzeitig.
• PIN festlegen – 4 bis 12 Zeichen. Die PIN wird gehasht gespeichert und kann nicht aus dem System ausgelesen werden.
• Zugangsdaten entsperren – nach mehreren fehlgeschlagenen Versuchen wird eine Zugangsmethode automatisch gesperrt. Diese Aktion hebt die Sperre auf.

Alle vier Aktionen erfordern eine 2FA-Bestätigung (Kiosk und Arbeitszeiterfassung).

Dienstpläne

Es gibt drei Ebenen vom Allgemeinen zum Konkreten:

Der Dienstplan wird für Wochentage festgelegt: Arbeitstag, Beginn und Ende sowie Pause.

Die Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Dienstplan hat einen eigenen Gültigkeitszeitraum. So wird die Historie nicht überschrieben, wenn ab dem nächsten Monat ein anderer Dienstplan gilt.

Über die Priorität wird entschieden, wenn mehrere Dienstpläne gleichzeitig zutreffen – zum Beispiel ein allgemeiner Lagerplan und ein spezieller Plan für die Abteilung.

Verspätungstoleranz und Schwellen – welche Einstellung gilt?

Derselbe Wert kann an mehreren Stellen festgelegt sein. Es gilt der erste zutreffende Eintrag in dieser Reihenfolge:

1. Compliance-Regel des Unternehmens (gesetzliche Grenzwerte – höchste Priorität),
2. Dienstplangruppe, die dem Dienstplan des Mitarbeiters zugeordnet ist,
3. Kiosk, von dem die Zeiterfassung stammt (überschreibt nur die Verspätungstoleranz),
4. Standardwerte des Moduls (8 Stunden pro Tag, 40 Stunden pro Woche, keine tolerierte Verspätung).

Die Reihenfolge gilt für Verspätungstoleranz, tägliche und wöchentliche Arbeitszeit sowie Überstundenschwellen. Sie werden anhand derselben Einstellung berechnet, damit Bericht und Kiosk nicht unterschiedliche Werte anzeigen.

Ein Kiosk kann zusätzlich einen Kommentar bei Verspätung verlangen. Ohne Kommentar wird die Zeiterfassung abgelehnt (Kiosk und Arbeitszeiterfassung).

Flexible Arbeitszeit

Ein Mitarbeiter kann flexible Arbeitszeit mit Pflichtanwesenheitszeiten haben – einem Zeitraum, in dem er anwesend sein muss, während die Zeit davor und danach flexibel bleibt. Das stellst du in der Personalakte oder in der Dienstplangruppe ein.