Urlaubsanträge – Ablauf und Anspruch

Einen Antrag stellen – Schritt für Schritt

1. Öffne Werkzeuge → Personal → Urlaub. Die Ansicht Urlaubsanträge wird geöffnet.
2. Klicke auf Neuer Antrag.
3. Wähle einen Mitarbeiter und eine Urlaubsart.
4. Lege Startdatum und Enddatum fest. Beginnt oder endet der Urlaub mitten am Tag, markiere Halber Tag (Beginn) oder Halber Tag (Ende).
5. Gib einen Grund ein. Gesamtzahl der Tage ist nur ein Schätzwert. Beim Speichern berechnet der Server die Arbeitstage anhand des polnischen Feiertagskalenders neu. Ein Urlaub, der zum Beispiel den 3. Mai umfasst, benötigt deshalb einen Tag weniger als in der Vorschau angezeigt.
6. Klicke auf Speichern. Der Antrag wird als Entwurf angelegt und niemandem automatisch vorgelegt.
7. Klicke in der Zeile des Antrags auf das Flugzeugsymbol, um ihn einzureichen. Erst dann ändert sich der Status zu Ausstehend und der Antrag gelangt in die Genehmigungswarteschlange.
8. Wird ein Erholungsurlaubsantrag abgelehnt, fehlen möglicherweise Urlaubstage. Siehe „Anspruch“ und „Ich kann keinen Antrag einreichen“.

Über einen Antrag entscheiden – Schritt für Schritt

1. Setze in der Liste Urlaubsanträge den Statusfilter auf Ausstehend.
2. Klicke beim Antrag auf das Augensymbol, um Antragsdetails zu öffnen. Dort siehst du Daten, Grund, Einreichungsdatum und Genehmigungsverlauf.
3. Schließe die Vorschau über Schließen und klicke in der Zeile auf das Häkchen (genehmigen) oder das X (ablehnen).
4. Gib im Entscheidungsfenster einen Kommentar ein und bestätige über Genehmigen oder Ablehnen.
5. Prüfe, ob der Status zu Genehmigt oder Abgelehnt gewechselt hat. Eine Ablehnung gibt die belegten Tage frei.

Ablauf

Entwurf → Ausstehend → Genehmigt oder Abgelehnt. Der fünfte Status ist Storniert.

Über das Verbotssymbol in der Liste kannst du einen Antrag mit dem Status Entwurf, Ausstehend oder Genehmigt stornieren. Das darf die Person, die den Antrag gestellt hat, oder jemand, der ihn genehmigen könnte. Beim Stornieren werden die Tage automatisch wieder dem Anspruch gutgeschrieben.

Urlaubsarten

Erholungsurlaub, auf Anfrage, krankheitsbedingt, Elternzeit, Mutterschafts-, Vaterschafts- und Pflegeurlaub, unbezahlter Urlaub, Blutspende und mehrere weitere Arten. Im Antrag kann ein halber Tag am Anfang und am Ende des Zeitraums jeweils separat angegeben werden.

Das Datenmodell sieht auch einen Anhang für eine Krankmeldung vor. Im Formular für einen neuen Antrag gibt es aber kein Feld zum Hochladen. Ein eingescanntes Attest kannst du von dieser Ansicht aus nicht anhängen.

Arbeitstage statt Kalendertage

Erholungsurlaub wird in Arbeitstagen gewährt (Art. 154 polnisches Arbeitsgesetzbuch). Samstage, Sonntage und gesetzliche Feiertage verringern den Anspruch nicht. Eine Urlaubswoche von Montag bis Sonntag kostet daher fünf und nicht sieben Tage. Der Feiertagskalender wird automatisch berücksichtigt, einschließlich beweglicher Feiertage, die von Ostern abhängen.

Halbe Urlaubstage können zu Beginn und am Ende des Zeitraums separat beantragt werden.

Ein berechneter Urlaubsanspruch

Das gilt nur für Erholungsurlaub:

• Verbleibende Tage = Jahresanspruch abzüglich belegter Tage durch ausstehende und genehmigte Anträge.
• Beim Einreichen wird derselbe Wert geprüft und auf der Personalakte angezeigt. Es gibt nicht zwei Zähler, die auseinanderlaufen könnten.
• Stornierung oder Ablehnung gibt die Tage sofort frei, ohne manuelle Korrektur.

Ein eingereichter, aber noch nicht genehmigter Antrag blockiert also Urlaubstage. Das ist beabsichtigt; andernfalls könnte jemand drei Anträge für denselben Zeitraum einreichen.

Das Feld Verbleibende Urlaubstage in der Personalakte ist schreibgeschützt. Ändern kannst du Urlaubstage pro Jahr, also den Anspruch (Fallstricke im Personalmodul).

Andere Urlaubsarten verringern den Erholungsurlaubsanspruch nicht.

Wer genehmigt den Antrag?

Der Antrag geht an den Vorgesetzten, der in der Personalakte des Mitarbeiters eingetragen ist (Feld Vorgesetzter). Die Entscheidung wird mit Person, Kommentar und Datum gespeichert.

• Niemand darf den eigenen Antrag genehmigen, unabhängig von den Berechtigungen.
• Ist kein Vorgesetzter eingetragen, kann der Antrag nicht eingereicht werden. Das System weist ausdrücklich darauf hin, statt den Antrag ohne entscheidungsberechtigte Person zu speichern.
• Ein Unternehmensadministrator kann jeden Antrag bearbeiten. Das ist eine Absicherung für den Fall, dass der Vorgesetzte das Unternehmen verlassen hat.

Ein mehrstufiger Genehmigungsprozess ist noch nicht implementiert. Die Struktur erlaubt ihn, aber die Weiterleitung zur nächsten Stufe funktioniert nicht. Es entscheidet eine Person.

Kalender und Saldo

Es gibt zwei ergänzende Ansichten: den Urlaubssaldo des Mitarbeiters und einen Monatskalender. Der Kalender zeigt genehmigte und eingereichte Anträge. So siehst du bei der Planung von Vertretungen auch Anträge, über die noch nicht entschieden wurde.

Überstunden und Korrekturen haben eigene Abläufe

Überstundenanträge haben einen eigenen Ablauf. Sie werden entweder ausbezahlt oder durch Freizeit ausgeglichen. Anträge auf Arbeitszeitkorrektur bilden einen dritten, separaten Vorgang (Ereignisprotokoll, Korrekturen und Arbeitstage).

Alle drei Antragstypen laufen in der Genehmigungswarteschlange der Führungskraft zusammen.

Ich kann keinen Antrag einreichen

Die drei häufigsten Gründe:

1. Es gibt keine Personalakte. Das Benutzerkonto existiert, die Personalakte nicht (Mitarbeiter und Dienstpläne).
2. In der Personalakte ist kein Vorgesetzter eingetragen. Der Antrag kann niemandem zur Entscheidung vorgelegt werden (Fallstricke im Personalmodul).
3. Der Erholungsurlaubsanspruch reicht nicht aus, wenn ausstehende Anträge mitgerechnet werden.
4. Der Antrag ist nicht mehr im Entwurfsstatus. Einen bereits eingereichten Antrag kannst du nicht erneut einreichen.