Wnioski urlopowe — obieg i limity

Złożenie wniosku — krok po kroku

1. Wejdź w Narzędzia → Kadry → Urlopy. Otworzy się ekran Wnioski urlopowe.
2. Kliknij Nowy wniosek.
3. Wybierz Pracownik i Typ urlopu.
4. Ustaw Data rozpoczęcia i Data zakończenia. Jeśli urlop zaczyna się albo kończy w połowie dnia, zaznacz Połowa dnia (początek) lub Połowa dnia (koniec).
5. Wpisz Powód. Pole Łączna liczba dni to szacunek — przy zapisie serwer przelicza je na dni robocze według polskiego kalendarza świąt, więc urlop obejmujący np. 3 maja zajmie o dzień mniej, niż pokazywał podgląd.
6. Kliknij Zapisz. Wniosek powstaje jako Szkic — sam z siebie do nikogo nie trafia.
7. W wierszu wniosku kliknij ikonę samolotu, żeby go złożyć. Dopiero teraz status zmienia się na Oczekuje i wniosek wchodzi do kolejki zatwierdzeń.
8. Jeśli złożenie zostanie odrzucone przy urlopie wypoczynkowym, brakuje dni — patrz „Limit" i „Nie mogę złożyć wniosku".

Decyzja o wniosku — krok po kroku

1. Na liście Wnioski urlopowe ustaw filtr statusu na Oczekuje.
2. Kliknij ikonę oka przy wniosku, żeby otworzyć Szczegóły wniosku — zobaczysz daty, powód, Data złożenia i Historia akceptacji.
3. Zamknij podgląd przyciskiem Zamknij i w wierszu kliknij ikonę „ptaszka" (zatwierdzenie) albo krzyżyka (odrzucenie).
4. W oknie decyzji wpisz Komentarz i zatwierdź przyciskiem Zatwierdź albo Odrzuć.
5. Sprawdź, czy status wniosku zmienił się na Zatwierdzony albo Odrzucony. Odrzucenie zwalnia dni, które wniosek trzymał.

Obieg

Szkic → Oczekuje → Zatwierdzony albo Odrzucony. Piąty status to Anulowany.

Anulowanie jest na liście pod ikoną zakazu — działa na wniosku w stanie Szkic, Oczekuje i Zatwierdzony. Anulować może autor wniosku albo osoba, która mogłaby go zatwierdzić. Anulowanie oddaje dni do puli automatycznie.

Rodzaje

Wypoczynkowy, na żądanie, chorobowy, rodzicielski, macierzyński, ojcowski, opiekuńczy, bezpłatny, honorowe krwiodawstwo i kilka pozostałych. Wniosek obsługuje pół dnia — osobno na początku i na końcu okresu.

Model danych przewiduje też załącznik na zwolnienie lekarskie, ale formularz nowego wniosku nie ma pola do jego wgrania. Skanu zwolnienia nie dołączysz z tego ekranu.

Dni robocze, nie kalendarzowe

Urlop wypoczynkowy jest udzielany w dniach roboczych (art. 154 KP). Soboty, niedziele i święta ustawowe nie zjadają limitu — tydzień urlopu od poniedziałku do niedzieli kosztuje 5 dni, a nie

7. Kalendarz świąt liczy się sam, razem ze świętami ruchomymi zależnymi od Wielkanocy.

Wniosek obsługuje pół dnia osobno na początku i na końcu okresu.

Limit — jedna liczba, wyliczana

Dotyczy tylko urlopu wypoczynkowego:

• pozostałe dni to pula roczna minus dni zajęte przez wnioski oczekujące i zatwierdzone;
• ta sama liczba jest sprawdzana przy składaniu i pokazywana na kartotece — nie ma dwóch liczników, które mogłyby się rozjechać;
• anulowanie albo odrzucenie zwalnia dni od razu, bez ręcznej korekty.

Skutek: złożony, ale niezatwierdzony wniosek blokuje dni. To celowe — inaczej dałoby się złożyć trzy wnioski na te same dni.

Pole Pozostałe dni urlopu na kartotece jest tylko do odczytu. Zmieniasz Dni urlopu rocznie, czyli pulę (Pułapki modułu kadr).

Pozostałe rodzaje urlopu nie ruszają limitu wypoczynkowego.

Kto zatwierdza

Wniosek trafia do przełożonego wpisanego na kartotece pracownika (pole Przełożony). Decyzja zapisuje się z osobą, komentarzem i datą.

• Nikt nie zatwierdza własnego wniosku — niezależnie od uprawnień.
• Jeśli przełożony nie jest wpisany, wniosku nie da się złożyć; system powie to wprost, zamiast zapisać wniosek, którego nikt nie może rozpatrzyć.
• Administrator firmy może rozpatrzyć każdy wniosek — to zawór bezpieczeństwa na sytuację, gdy przełożony odszedł.

Wielostopniowy obieg nadal nie jest zaimplementowany — struktura na to pozwala, ale przekazywanie do kolejnego szczebla nie działa. Decyduje jedna osoba.

Kalendarz i saldo

Są dwa widoki pomocnicze: saldo urlopowe pracownika i kalendarz miesięczny. Kalendarz pokazuje wnioski zatwierdzone i złożone — dzięki temu planując zastępstwa, widzisz też to, co dopiero czeka na decyzję.

Nadgodziny i korekty idą osobno

Wnioski o nadgodziny mają własny obieg, z rozliczeniem płatnym albo w formie wolnego. Wnioski o korektę czasu pracy to trzecia, osobna ścieżka (Dziennik zdarzeń, korekty i dni pracy).

Wszystkie trzy zbiera kolejka zatwierdzeń kierownika.

Nie mogę złożyć wniosku

Trzy najczęstsze przyczyny:

1. Brak kartoteki pracownika — konto istnieje, kartoteki nie ma (Pracownicy i grafiki).
2. Brak przełożonego na kartotece — nie ma komu przekazać wniosku (Pułapki modułu kadr).
3. Brak dni przy urlopie wypoczynkowym, z doliczeniem wniosków oczekujących.
4. Wniosek nie jest w stanie szkicu — złożonego nie da się złożyć ponownie.