Kiosk i odbijanie czasu pracy

Odbicie na kiosku — krok po kroku

Tak wygląda to od strony pracownika stojącego przed ekranem:

1. Kiosk stoi na ekranie startowym Kiosk rejestracji czasu pracy. Jeśli prosi o kod, wpisz go w polu Kod kiosku i kliknij Otwórz kiosk. Zwykle robi to raz osoba uruchamiająca kiosk — potem adres pamięta kod.
2. Na ekranie Wybierz opcję kliknij kafel odpowiadający temu, co chcesz zrobić: Rejestracja (odbicie), Status (podgląd swojego stanu) albo Urlopy.
3. Wskaż sposób identyfikacji przełącznikiem Skaner / Klawiatura albo Kamera. Przy kamerze może być potrzebne kliknięcie Włącz kamerę i wybór Przednia / Tylna.
4. Zidentyfikuj się sposobem, który ten kiosk ma włączony: zeskanuj kod QR, przyłóż kartę RFID albo kliknij PIN i wpisz go na klawiaturze ekranowej. Ekran podpowiada Zeskanuj kod aby się zarejestrować. Przycisk PIN pojawia się tylko wtedy, gdy metoda Kod PIN jest włączona w ustawieniach kiosku.
5. Na liście Dostępne akcje: wybierz zdarzenie, na przykład Wejście albo Wyjście. Kropka przy kafelku podpowiada akcję pasującą do twojego bieżącego stanu.
6. Jeśli kiosk poprosi o komentarz (Komentarz (wymagany)), wpisz go — dzieje się tak przy odbiciu po czasie, z komunikatem Dodaj komentarz — logujesz się po czasie.
7. Poczekaj na potwierdzenie: ROZPOCZĘTO PRACĘ, ZAKOŃCZONO PRACĘ, ROZPOCZĘTO albo ZAKOŃCZONO. Dopiero teraz odbicie jest zapisane.
8. Jeśli zobaczysz odmowę — Nieprawidłowy kod, Jesteś zbyt daleko od kiosku, aby zarejestrować. albo Ten kiosk wymaga zdjęcia. — popraw to, o co prosi komunikat, i powtórz od kroku 4. Twój jednorazowy kod QR nie został zużyty, patrz „Kolejność sprawdzeń przy odbiciu".

Trzy drogi zarejestrowania czasu

1. Kiosk — dedykowany ekran przy wejściu; nie wymaga logowania do systemu.
2. Panel — pracownik odbija się sam ze swojego konta.
3. Wpis ręczny albo korekta — wykonywane przez kadry (Dziennik zdarzeń, korekty i dni pracy).

Konfiguracja kiosku

Każdy kiosk ma: kod, magazyn, opis miejsca, dozwolone typy zdarzeń, metody logowania, i opcjonalnie wymóg zdjęcia, wymóg lokalizacji, tolerancję spóźnienia, wymóg komentarza przy spóźnieniu oraz podgląd statystyk na żywo.

Ustawia się to w Ustawienia → Obecność. Zapis wymaga potwierdzenia 2FA — dotyczy to kiosków, typów zdarzeń i metod logowania. Samo oglądanie ustawień potwierdzenia nie wymaga.

Typy zdarzeń i metody logowania są konfigurowane per firma. Pozycje bez przypisanej firmy to szablony systemowe, wspólne dla wszystkich — kopiuj je, zamiast zmieniać, jeśli chcesz mieć własne nazewnictwo.

Kolejność sprawdzeń przy odbiciu

Kolejność jest przemyślana i warto ją znać, bo tłumaczy komunikaty:

1. Czy kiosk istnieje.
2. Czy ten typ zdarzenia jest dozwolony na tym kiosku.
3. Czy dane logowania się zgadzają i czy poświadczenie nie jest zablokowane.
4. Czy lokalizacja mieści się w dozwolonym obszarze — jeśli kiosk tego wymaga.
5. Czy jest zdjęcie i czy naprawdę jest obrazem w dozwolonym formacie i rozmiarze — jeśli kiosk tego wymaga.
6. Czy typ zdarzenia jest aktywny.
7. Czy odbicie ma sens w bieżącym stanie pracownika — nie da się wejść dwa razy, wyjść bez wejścia ani zakończyć przerwy, która się nie zaczęła. Sprawdza to serwer, nie ekran.
8. Czy odbicie nie jest powtórzeniem tego samego sprzed chwili — identyczne odbicie w ciągu minuty jest uznawane za podwójne kliknięcie i nie tworzy drugiego zdarzenia.
9. Czy odbicie jest spóźnione i czy wymaga komentarza.
10. Dopiero teraz zużywany jest jednorazowy kod QR.

Ostatni punkt jest celowo na końcu: nieudane odbicie nie spala jednorazowego kodu. Pracownik z dynamicznym kodem QR, który zapomniał komentarza, może poprawić i odbić się tym samym kodem.

Grupy wyłączne

Typy zdarzeń mogą należeć do grupy wyłącznej — dwa zdarzenia z tej samej grupy nie mogą trwać naraz. Rozpoczęcie drugiego automatycznie kończy pierwsze, a system oznacza to zamknięcie jako zrobione automatycznie.

W praktyce: przejście z przerwy na szkolenie nie wymaga ręcznego kończenia przerwy.

Stan pracownika liczy się z konfiguracji

To, czy ktoś „jest w pracy", „na przerwie" czy „poza", wynika wyłącznie z ustawień typów zdarzeń — nic nie jest zaszyte na sztywno. Dodanie nowego typu z odpowiednimi znacznikami działa od razu.

Bezpieczeństwo

Kiosk działa bez logowania do systemu — to celowe, bo stoi przy wejściu. Ma to jednak konsekwencje:

• sam kod kiosku wystarczy do pobrania jego konfiguracji,
• aktywacja kiosku wymaga dodatkowego tajnego tokenu,
• odbicia mają ograniczenie tempa — liczone osobno dla każdego poświadczenia na danym kiosku, a nie dla całego adresu IP. Cały zakład za jednym łączem nie dzieli więc jednego budżetu, a zgadywanie PIN-u dostaje bardzo wąski limit,
• poświadczenie blokuje się po serii nieudanych prób; odblokowuje je osoba z uprawnieniami kadrowymi na ekranie pracownika, z potwierdzeniem 2FA,
• zdjęcie z kiosku jest sprawdzane po stronie serwera (typ, rozmiar, rzeczywista zawartość) — rozszerzenie pliku nie pochodzi od przeglądarki,
• statystyki na żywo pokazują się tylko przy jawnie włączonej opcji.

Traktuj kod kiosku jak informację wewnętrzną i nie rozklejaj go poza strefą pracowniczą.

Zmiana nocna należy do dnia rozpoczęcia

Odbicie o 23:50 i wyjście o 06:10 to jeden dzień pracy — ten, w którym zmiana się zaczęła. Kiosk, raporty i dzień pracy liczą to zgodnie, w czasie lokalnym (Pułapki modułu kadr).

Odbicie z panelu

Pracownik może odbić się także ze swojego konta. Obowiązują dwie zasady: nie da się odbić wejścia dwa razy bez wyjścia, i nie da się odbić wyjścia bez wcześniejszego wejścia. Zapisywane są adres IP i przeglądarka.