Kiosk und Arbeitszeiterfassung

Am Kiosk einstempeln – Schritt für Schritt

So sieht der Ablauf für einen Mitarbeiter vor dem Bildschirm aus:

1. Auf dem Startbildschirm des Kiosks steht Kiosk zur Arbeitszeiterfassung. Wenn er nach einem Code fragt, gib ihn im Feld Kioskcode ein und klicke auf Kiosk öffnen. Das erledigt normalerweise einmalig die Person, die den Kiosk startet. Danach merkt sich die Adresse den Code.
2. Klicke auf dem Bildschirm Option auswählen auf die Kachel für den gewünschten Vorgang: Erfassung (einstempeln), Status (eigenen Status ansehen) oder Urlaub.
3. Wähle über den Schalter Scanner / Tastatur oder Kamera, wie du dich identifizieren willst. Bei der Kamera kann es erforderlich sein, auf Kamera aktivieren zu klicken und Vorne oder Hinten auszuwählen.
4. Identifiziere dich mit einer für diesen Kiosk aktivierten Methode: Scanne den QR-Code, halte deine RFID-Karte daran oder klicke auf PIN und gib sie über die Bildschirmtastatur ein. Auf dem Bildschirm steht Code scannen, um die Arbeitszeit zu erfassen. Die PIN-Schaltfläche erscheint nur, wenn PIN-Code in den Kioskeinstellungen aktiviert ist.
5. Wähle unter Verfügbare Aktionen: ein Ereignis wie Kommen oder Gehen. Der Punkt an einer Kachel weist auf eine Aktion hin, die zu deinem aktuellen Status passt.
6. Wenn der Kiosk einen Kommentar verlangt (Kommentar erforderlich), gib ihn ein. Das ist nach einer Verspätung der Fall; die Meldung lautet Kommentar hinzufügen – du stempelst verspätet ein.
7. Warte auf die Bestätigung: ARBEIT BEGONNEN, ARBEIT BEENDET, BEGONNEN oder BEENDET. Erst dann ist die Erfassung gespeichert.
8. Bei einer Ablehnung – Ungültiger Code, Du bist zu weit vom Kiosk entfernt, um die Arbeitszeit zu erfassen. oder Dieser Kiosk erfordert ein Foto. – behebe den genannten Punkt und wiederhole den Vorgang ab Schritt 4. Dein einmaliger QR-Code wurde nicht verbraucht. Siehe „Prüfreihenfolge bei der Erfassung“.

Drei Möglichkeiten, Arbeitszeit zu erfassen

1. Kiosk – ein eigener Bildschirm am Eingang; keine Anmeldung am System nötig.
2. Oberfläche – der Mitarbeiter erfasst die Zeit selbst über sein Konto.
3. Manuelle Eingabe oder Korrektur – erfolgt durch die Personalabteilung (Ereignisprotokoll, Korrekturen und Arbeitstage).

Kiosk konfigurieren

Für jeden Kiosk kannst du Code, Lager, Standortbeschreibung, zulässige Ereignistypen, Anmeldemethoden und optional Fotoanforderung, Standortanforderung, Verspätungstoleranz, Kommentar bei Verspätung und Live-Statistik festlegen.

Die Einstellungen befinden sich unter Einstellungen → Anwesenheit. Änderungen erfordern eine 2FA-Bestätigung. Das gilt für Kioske, Ereignistypen und Anmeldemethoden. Einstellungen anzusehen erfordert keine Bestätigung.

Ereignistypen und Anmeldemethoden werden pro Unternehmen eingerichtet. Einträge ohne zugeordnetes Unternehmen sind Systemvorlagen und gelten gemeinsam für alle. Kopiere sie, statt sie zu ändern, wenn du eigene Bezeichnungen verwenden möchtest.

Prüfreihenfolge bei der Erfassung

Die Reihenfolge ist bewusst festgelegt und erklärt die Meldungen:

1. Existiert der Kiosk?
2. Ist dieser Ereignistyp für den Kiosk zugelassen?
3. Stimmen die Anmeldedaten und ist der Zugang nicht gesperrt?
4. Liegt der Standort im erlaubten Bereich, falls der Kiosk ihn verlangt?
5. Gibt es ein Foto und ist es tatsächlich ein Bild im erlaubten Format und in der erlaubten Größe, falls der Kiosk es verlangt?
6. Ist der Ereignistyp aktiv?
7. Passt die Erfassung zum aktuellen Status des Mitarbeiters? Zweimal Kommen, Gehen ohne vorheriges Kommen oder das Beenden einer Pause, die nicht begonnen hat, sind nicht möglich. Das prüft der Server, nicht der Bildschirm.
8. Ist die Erfassung keine Wiederholung desselben Ereignisses von gerade eben? Innerhalb einer Minute wird eine identische Erfassung als Doppelklick gewertet und erzeugt kein zweites Ereignis.
9. Ist die Erfassung verspätet und ist ein Kommentar erforderlich?
10. Erst jetzt wird ein Einmal-QR-Code verbraucht.

Der letzte Punkt steht absichtlich am Ende: Eine fehlgeschlagene Erfassung verbraucht den Einmalcode nicht. Ein Mitarbeiter, der den Kommentar vergessen hat und einen dynamischen QR-Code verwendet, kann ihn ergänzen und denselben Code nochmals benutzen.

Exklusive Gruppen

Ereignistypen können zu einer exklusiven Gruppe gehören. Zwei Ereignisse derselben Gruppe können nicht gleichzeitig laufen. Wird ein zweites begonnen, beendet das System das erste automatisch und kennzeichnet den Abschluss als automatisch erfolgt.

In der Praxis brauchst du beim Wechsel von einer Pause zu einer Schulung die Pause nicht selbst zu beenden.

Der Mitarbeiterstatus wird aus der Konfiguration berechnet

Ob jemand arbeitet, Pause hat oder abwesend ist, ergibt sich ausschließlich aus den Einstellungen der Ereignistypen. Es gibt keine fest eingebauten Sonderfälle. Ein neu angelegter Ereignistyp mit passenden Kennzeichnungen funktioniert sofort.

Sicherheit

Der Kiosk funktioniert ohne Systemanmeldung – absichtlich, denn er steht am Eingang. Das hat folgende Konsequenzen:

• Mit dem Kioskcode allein lässt sich seine Konfiguration abrufen.
• Zum Aktivieren des Kiosks ist zusätzlich ein geheimer Token erforderlich.
• Für Erfassungen gilt ein Ratenlimit, getrennt pro Zugangsdaten und Kiosk, nicht pro IP-Adresse. Ein ganzer Standort mit einer gemeinsamen Internetverbindung teilt also kein gemeinsames Kontingent. Das Raten von PINs erhält dagegen ein sehr enges Limit.
• Nach mehreren fehlgeschlagenen Versuchen werden Zugangsdaten gesperrt. Eine Person mit Personalberechtigung kann sie in der Mitarbeiteransicht nach einer 2FA-Bestätigung entsperren.
• Fotos werden serverseitig geprüft (Typ, Größe und tatsächlicher Inhalt). Die Dateiendung stammt nicht vom Browser.
• Live-Statistiken erscheinen nur, wenn die entsprechende Option ausdrücklich aktiviert ist.

Behandle den Kioskcode als interne Information und bringe ihn nicht außerhalb des Mitarbeiterbereichs an.

Eine Nachtschicht gehört zum Starttag

Eine Erfassung um 23:50 Uhr und das Gehen um 06:10 Uhr ergeben einen Arbeitstag – den Tag, an dem die Schicht begonnen hat. Kiosk, Berichte und Arbeitstag rechnen das in der lokalen Zeit übereinstimmend ab (Fallstricke im Personalmodul).

Über die Oberfläche einstempeln

Mitarbeiter können die Zeit auch über ihr eigenes Konto erfassen. Es gelten zwei Regeln: Kommen lässt sich ohne Gehen nicht zweimal erfassen, und Gehen ist ohne vorheriges Kommen nicht möglich. IP-Adresse und Browser werden protokolliert.