Personalwesen und Arbeitszeit – die Module im Überblick

Schritt für Schritt: die richtige Ansicht öffnen

Die Personalansichten sind auf vier Stellen im Menü verteilt. Überlege zuerst, was du brauchst.

1. Personalakten, Dienstpläne, Urlaub und Berichte – Seitenmenü, Gruppe Personal. Darin gibt es vier Einträge: Mitarbeiter, Dienstpläne, Urlaub und Berichte. Die gesamte Gruppe wird nur mit der Berechtigung Anwesenheit angezeigt; ohne sie ist sie nicht sichtbar.
2. Rohe Zeiterfassungen – Seitenmenü, Gruppe Erweitert, Eintrag Ereignisprotokoll. Der Eintrag steht nicht unter Personal. Er erfordert gleichzeitig zwei Berechtigungen: Erweitert und Anwesenheit. Fehlt eine davon, wird der Eintrag ausgeblendet.
3. Dashboards und Analysen – Menü Berichte, Gruppe Personal: Personalübersicht, Personal-Analysen, Anwesenheitsbericht, Abwesenheit und Urlaub, Überstunden und Compliance, Mitarbeiterproduktivität (Personal), Einhaltung des Dienstplans und Nutzung der Arbeitszeit. Die letzten beiden – Mitarbeiterproduktivität (Personal) und Nutzung der Arbeitszeit – werden durch die Berechtigung für Lagerberichte geschützt, nicht durch Personalberechtigungen (Fallstricke im Personalmodul).
4. Konfiguration – Konfiguration → Einstellungen, Abschnitt Anwesenheit. Dort gibt es vier Register: Kioske, Ereignistypen, Kiosk-Anmeldung und Dienstplangruppen. Einen eigenen Menüpunkt „Personal-Einstellungen“ gibt es nicht.
5. Kiosk – er erscheint nicht im Seitenmenü. Du öffnest ihn entweder über die Schaltfläche Kiosk öffnen im Dashboard Personalübersicht oder unter Konfiguration → Einstellungen → Anwesenheit → Kioske. Bei jedem Kiosk gibt es Kiosk öffnen (ohne polnisches Zeichen) und Link kopieren für die öffentliche Adresse.

Wenn du die Zeiterfassungen unter Personal suchst und nicht findest, gehe zurück zu Punkt 2. Das ist die häufigste Verwechslung in diesem Modul.

Ansichten

Das Ereignisprotokoll befindet sich nicht im Personalbereich, sondern unter Erweitert. Wer die Zeiterfassungen unter Personal sucht, wird sie dort nicht finden.

Zusätzlich gibt es Dashboards unter Berichte → Anwesenheit: Übersicht, HR-Analysen, Anwesenheitsbericht, Abwesenheiten, Überstunden, Dienstplaneinhaltung, Produktivität und Auslastung.

Zwei Datenebenen – das musst du verstehen

Der Arbeitstag wird automatisch erstellt – jede Zeiterfassung löst seine Neuberechnung aus. Maßgeblich ist der Dienstplan, nicht der Kalender: Eine Nachtschicht gehört zu dem Tag, an dem sie beginnt. Voraussetzung ist eine Personalakte für den Mitarbeiter im betreffenden Unternehmen (Ereignisprotokoll, Korrekturen und Arbeitstage, Fallstricke im Personalmodul).

Ereignistypen sind konfigurierbar

Jeder Ereignistyp hat einen Code, Namen, ein Symbol, eine Farbe, einen Ton und Regeln: ob er beendet werden muss, ob ein Arbeitstag bereits begonnen haben muss, ob der Ereignistyp beim Gehen beendet wird und zu welcher exklusiven Gruppe er gehört.

So kannst du „Pause“, „Schulung“ oder „Dienstgang“ hinzufügen, ohne das System zu ändern (Kiosk und Arbeitszeiterfassung).

Berechtigungen

Für das Modul brauchst du Anwesenheit. Personalberichte können zusätzlich eigene Feldberechtigungen haben; zwei Berichte benötigen sogar eine Berechtigung für Lagerberichte statt für Personal (Fallstricke im Personalmodul).

Die Selbstbedienungsansichten für Mitarbeiter funktionieren ohne Modulberechtigung. Anmeldung und Personalakte genügen.