Pracownicy i grafiki

Krok po kroku

Założenie kartoteki

Nie ma przycisku „dodaj pracownika". Ekran Kadry → Pracownicy to lista kont, które mają dostęp do magazynu; kartotekę zakładasz z wiersza konkretnej osoby.

1. Otwórz Kadry → Pracownicy.
2. Znajdź wiersz osoby i naciśnij przycisk Utwórz profil HR na końcu wiersza. Jeśli widzisz tam Edytuj, kartoteka już istnieje.
3. Wypełnij Numer pracownika i Stanowisko, wskaż Dział i Typ umowy.
4. Ustaw Datę zatrudnienia — bez niej zapis się nie uda.
5. Wpisz Dni urlopu rocznie. Pole Pozostałe dni urlopu jest tylko do odczytu — wylicza się z puli pomniejszonej o dni zajęte przez wnioski (Wnioski urlopowe — obieg i limity).
6. Wskaż Przełożonego. To osoba, która rozpatrzy wnioski urlopowe tego pracownika; bez niej wniosku nie da się złożyć.
7. Jeśli pracownik ma czas elastyczny, włącz Elastyczny czas pracy i uzupełnij Godziny podstawowe od / Godziny podstawowe do.
8. Zostaw włączony przełącznik Aktywny i zapisz.

Magazynu nie wybierasz — kartoteka trafia do magazynu, w którym akurat pracujesz. Zdjęcia też nie wgrasz z tego okna, mimo że kartoteka takie pole ma.

Przypisanie grafiku

Grafik musi najpierw powstać, a do tego potrzebna jest grupa grafikowa.

1. Jeśli nie masz jeszcze grupy, otwórz Konfiguracja → Ustawienia → Obecność → Grupy grafików, naciśnij Nowa grupa i ustaw Domyślną godzinę rozpoczęcia i zakończenia, Domyślną przerwę (min) oraz Okres tolerancji (min).
2. Przejdź do Kadry → Grafiki i naciśnij Nowy grafik.
3. Podaj Nazwa grafiku, wybierz Zakres (Cała firma, Magazyn albo Dział) i wskaż Grupa grafiku.
4. Ustaw Priorytet oraz Ważny od (i Ważny do, jeśli grafik ma wygasnąć), a niżej rozpisz dni tygodnia: Pracujący, Godzina rozpoczęcia, Godzina zakończenia, Przerwa (min).
5. Naciśnij Zapisz.
6. Wróć na Kadry → Pracownicy i w kolumnie Grafik wybierz grafik z listy przy wierszu pracownika — przypisanie zapisuje się od razu.
7. Dla wielu osób naraz zaznacz wiersze, naciśnij Przypisz grafik, wskaż grafik w polu Wybierz grafik i potwierdź przyciskiem Przypisz grafik.

Przypisanie zaczyna obowiązywać od dnia, w którym je robisz — interfejs nie pyta o datę początkową.

Kartoteka pracownika

To osobna warstwa nad kontem użytkownika. Konto daje dostęp do systemu, kartoteka — miejsce w strukturze kadrowej.

Zawiera: dział, magazyn, numer pracownika, stanowisko, formę zatrudnienia, zdjęcie, datę zatrudnienia i ewentualnego zakończenia, limit urlopowy roczny i pozostały, ustawienia czasu elastycznego z godzinami obowiązkowymi oraz domyślny wzorzec zmianowy.

Bez aktywnej kartoteki pracownik nie odbije się w panelu ani nie złoży wniosku urlopowego — dostanie komunikat, że go nie ma. Założenie konta użytkownika nie tworzy kartoteki; to dwa osobne kroki (Dodawanie użytkownika — nowe konto albo dopięcie istniejącego).

Limit urlopowy

Kartoteka trzyma pulę roczną; liczba pozostałych dni jest wyliczana, nie wpisywana: pula minus dni zajęte przez wnioski oczekujące i zatwierdzone. Anulowanie albo odrzucenie wniosku oddaje dni samo — nie ma czego prostować ręcznie (Wnioski urlopowe — obieg i limity).

Urlop liczy się w dniach roboczych: weekendy i święta ustawowe nie zjadają limitu.

Poświadczenia: kod QR i PIN

Sposób, w jaki pracownik identyfikuje się na kiosku, wydaje się z ekranu Kadry → Pracownicy.

• Wygeneruj kod QR — kod pokazuje się tylko raz, w oknie, w którym powstał. Wydrukuj go albo zapisz od razu; później system potwierdzi wyłącznie, że kod istnieje i kiedy powstał. Zgubiony kod generuje się od nowa, co unieważnia poprzedni.
• Generowanie zbiorcze — dla zaznaczonych osób naraz.
• Ustaw PIN — od 4 do 12 znaków. PIN jest zapisywany w postaci zahaszowanej i nie da się go odczytać z systemu.
• Odblokuj poświadczenia — po serii nieudanych prób poświadczenie blokuje się samo; ta akcja je zwalnia.

Wszystkie cztery wymagają potwierdzenia 2FA (Kiosk i odbijanie czasu pracy).

Grafiki

Trzy poziomy, od ogólnego do szczegółowego:

Grafik rozpisuje się na dni tygodnia: czy dzień roboczy, godzina rozpoczęcia i zakończenia, przerwa.

Przypisanie pracownika do grafiku ma własny okres obowiązywania — dzięki temu zmiana grafiku od przyszłego miesiąca nie psuje historii.

Priorytet rozstrzyga, gdy pracownik podpada pod kilka grafików naraz — np. ogólny magazynowy i szczególny dla działu.

Tolerancja spóźnienia i progi — kto wygrywa

Ta sama wartość może być ustawiona w kilku miejscach. Obowiązuje pierwsze trafienie z tej listy:

1. Reguła zgodności firmy (limity ustawowe — najwyższa władza),
2. grupa grafikowa przypisana do grafiku pracownika,
3. kiosk, z którego przyszło odbicie (nadpisuje wyłącznie tolerancję spóźnienia),
4. wartości domyślne modułu (8 h dziennie, 40 h tygodniowo, brak darmowego spóźnienia).

Dotyczy to tolerancji spóźnienia, długości dnia i tygodnia pracy oraz progów nadgodzin — wszystko liczy się z jednego rozstrzygnięcia, więc raport i kiosk nie mogą już podać innej liczby.

Kiosk może dodatkowo wymagać komentarza przy spóźnieniu — bez niego odbicie zostanie odrzucone (Kiosk i odbijanie czasu pracy).

Czas elastyczny

Pracownik może mieć włączony czas elastyczny z godzinami obowiązkowymi — przedziałem, w którym musi być obecny, przy swobodzie poza nim. Ustawia się to na kartotece albo na grupie.