Benutzer hinzufügen — neues Konto anlegen oder bestehendes hinzufügen

Die Schaltfläche Benutzer hinzufügen öffnet ein Formular, das sich während der Eingabe der E-Mail-Adresse ändert. Das ist beabsichtigt — das System prüft im Hintergrund, ob die Adresse bereits existiert.

Schritt für Schritt

1. Öffne Konfiguration → Team und Zugriff → Benutzerkonten.
2. Klicke auf Benutzer hinzufügen. Rechts fährt die Seitenleiste Neuen Benutzer hinzufügen heraus.
3. Gib E-Mail ein und warte kurz. Nach einem Sekundenbruchteil prüft das System die Adresse und stellt das Formular auf eines der drei folgenden Szenarien um.
4. Ist die Adresse unbekannt, fülle Vor- und Nachname sowie Benutzername aus. Ein Passwortfeld gibt es nicht — eine blaue Meldung erklärt, dass ein temporäres Passwort erzeugt und an diese Adresse gesendet wird.
5. Wähle Rollen (dieses Feld siehst du nur mit Erstellungsrecht für roles), Abteilungen und Lager. Die Lagerliste wird auf die ausgewählten Abteilungen eingeschränkt.
6. Lass den Schalter Aktiv eingeschaltet — ausgeschaltet wird das Konto angelegt, aber gesperrt.
7. Klicke unten in der Seitenleiste auf Benutzer hinzufügen für ein neues Konto oder auf Zum Unternehmen hinzufügen, wenn die E-Mail zu einer Person mit bestehendem Konto gehört.
8. Wenn ein Fenster nach einem 2FA-Code fragt, gib den Code aus deiner App ein. Nach der Bestätigung wird der Vorgang automatisch ausgeführt; in den folgenden 15 Minuten fragt das System nicht erneut (2FA-Bestätigung bei Berechtigungsänderungen).
9. Nach dem Speichern erscheint Benutzer erstellt. Passwort an {address} gesendet. Du musst nichts weiterleiten — der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit Benutzername und temporärem Passwort.

Drei Szenarien

Unbekannte E-Mail → neues Konto anlegen

Das Formular zeigt alle Felder: Vor- und Nachname, Benutzername, Rollen, Abteilungen, Lager und den Schalter Aktiv.

E-Mail gehört zu einem bestehenden Konto → zum Unternehmen hinzufügen

Das Formular klappt ein und zeigt nur E-Mail, Rollen, Abteilungen und Lager. Die Schaltfläche heißt nun Zum Unternehmen hinzufügen. Du legst kein zweites Konto an, sondern gibst einer bestehenden Person Zugriff auf dein Unternehmen.

Die Person wird nicht automatisch zu deinem Unternehmen gewechselt. Es erscheint in ihrer Unternehmensliste, und sie kann bei Bedarf selbst dorthin wechseln (Meine Unternehmen – aktives Unternehmen und Kontextwechsel).

E-Mail ist bereits in diesem Unternehmen vorhanden → Warnung

Das Formular zeigt eine Warnung und verhindert das Speichern.

So erhält ein neuer Benutzer sein Passwort

Administratoren geben niemals das Passwort einer anderen Person ein. Noxti sendet eine E-Mail aus dem Systempostfach:

1. Nach dem Speichern des neuen Kontos erhält der Mitarbeiter „Willkommen bei Noxti — {company}“. Die Nachricht enthält den Benutzernamen, ein 14-stelliges temporäres Passwort (ohne leicht verwechselbare Zeichen: 0/O, 1/l/I) und die Schaltfläche Anmelden.
2. Der Mitarbeiter meldet sich mit dem temporären Passwort an und gelangt zu Mein Konto → Sicherheit. Das Banner Eigenes Passwort festlegen führt zum Formular für die Passwortänderung — bis dahin kann er nichts anderes tun.
3. Er gibt das temporäre Passwort als aktuelles Passwort ein und wählt ein eigenes. Ab dann funktioniert nur noch dieses (Eigenes Passwort ändern – Anforderungen und Bestätigung). Das neue Passwort muss die üblichen Anforderungen erfüllen, die das Änderungsformular prüft.

Das temporäre Passwort ist ab Versand 72 Stunden gültig. Legt der Mitarbeiter in dieser Zeit kein eigenes Passwort fest, funktioniert das temporäre nicht mehr. Sende über Neues Passwort senden in der Benutzerbearbeitung ein neues (Passwort vergessen und Zugriff gesperrt — was ein Administrator tun kann und was nicht).

Diese Nachricht ist im Protokoll gesendeter E-Mails sichtbar; das Passwort wird jedoch als „••••••••“ maskiert.

Wird ein bestehendes Konto zu einem Unternehmen hinzugefügt, wird kein Passwort gesendet — die Person hat bereits eines.

Wenn die E-Mail nicht versendet wird

Kann Noxti die E-Mail nicht versenden — weil das Systempostfach nicht konfiguriert ist oder der Mailserver die Zustellung ablehnt — wird das Konto nicht angelegt. Du siehst einen Fehler und kannst es erneut versuchen. Deshalb ist die E-Mail-Adresse bei einem neuen Konto Pflicht.

Eine Selbstbedienungsfunktion „Passwort vergessen“ gibt es ebenfalls nicht. Wer das Passwort vergessen hat, muss einen Administrator um ein neues bitten (Passwort vergessen und Zugriff gesperrt — was ein Administrator tun kann und was nicht).

Ohne Rollenberechtigung kann niemand Rollen vergeben

Die Berechtigung users erlaubt das Anlegen eines Kontos. Zum Zuweisen einer Rolle ist die Berechtigung roles nötig — der Server weist Rollen zurück, die jemand mit nur users übermittelt, selbst wenn das Formular ihre Auswahl zuließ.

Außerdem kann eine Person ohne Unternehmensadministratorrolle keine Administratorrolle vergeben, auch nicht mit Schreibrecht für roles. Nur ein Administrator kann einen weiteren Administrator anlegen.

Bei Benutzername und E-Mail wird die Groß-/Kleinschreibung ignoriert

Bei der Eindeutigkeitsprüfung wird die Groß-/Kleinschreibung nicht berücksichtigt. Jan.Kowalski und jan.kowalski sind also derselbe Benutzername. Die Anmeldung ist sowohl mit Benutzername als auch mit E-Mail-Adresse möglich. Ein leeres Benutzernamefeld bedeutet, dass die Anmeldung nur per E-Mail erfolgt.