Śledzenie dokumentów — pliki podpięte do zamówień

Nazwa myli. Śledzenie dokumentów to nie listy przewozowe ani manifesty — takich system w ogóle nie generuje (obsługa kurierów w śledzeniu przesyłek). To rejestr plików podpiętych do zamówień.

Typy są trzy: Faktura, Dokumenty wysyłkowe (czyli etykiety kurierskie) i Inne.

To także nie jest moduł dokumentów magazynowych. PZ, WZ i MM mieszkają gdzie indziej — to zupełnie osobny rejestr o zbieżnej nazwie.

Jak znaleźć i otworzyć PDF zamówienia

1. Otwórz Magazyn i logistyka → Śledzenie dokumentów.
2. Zawęź listę filtrem Typ dokumentu: Dokumenty wysyłkowe dla etykiety kurierskiej, Faktura dla faktury.
3. W polu Szukaj... wpisz numer zamówienia. Wyszukiwarka przegląda wyłącznie nazwę dokumentu, a etykiety mają numer zamówienia w nazwie — PARCEL_<numer przesyłki>_<numer zamówienia>.pdf, dla zwrotu RETURN_…. Ten sam sposób znajduje etykietę po numerze przesyłki.
4. Faktur po numerze zamówienia nie znajdziesz — ich nazwy pochodzą z marketplace'u (np. FV-…). Wtedy kliknij nagłówek kolumny ID zamówienia, żeby posortować listę, i odszukaj wiersz zamówienia.
5. Zanim klikniesz, spójrz na kolumnę Wygasło. Czerwone Tak znaczy, że plik został zastąpiony nowszym — otworzy się pusta karta z komunikatem o wygaśnięciu.
6. Kliknij Nazwę dokumentu. PDF otworzy się w nowej karcie.
7. Jeśli szukane zamówienie ma wiersz bez nazwy, włącz Pokaż puste dokumenty — zobaczysz zaślepki. Wiersz bez nazwy nie ma pliku i nigdy go nie dostanie.

Kolumny

ID, Nazwa dokumentu, Typ dokumentu, ID zamówienia, Integracja, Data eksportu, Wygasło, Data utworzenia i Historia.

Nazwa dokumentu jest linkiem — kliknięcie otwiera PDF w nowej karcie.

Etykiety kurierskie mają przewidywalną nazwę: PARCEL_<numer przesyłki>_<numer zamówienia>.pdf (dla zwrotu RETURN_). Dlatego wyszukiwarka po nazwie działa jak wyszukiwarka po numerze przesyłki.

Filtry

Pięć: Typ dokumentu, Integracja, Wyeksportowano, Wygasło oraz przełącznik Pokaż puste dokumenty.

Wyszukiwarka przeszukuje tylko nazwę dokumentu. Filtry zapisują się w adresie, więc widok da się wysłać linkiem.

Trzy rzeczy, które mylą najbardziej

„Pokaż puste dokumenty"

Każde zamówienie dostaje przy założeniu pusty rekord dokumentu — zaślepkę bez pliku. Domyślnie są ukryte, bo inaczej lista byłaby w większości pusta. Przełącznik je pokazuje. Wiersz bez nazwy to właśnie taka zaślepka: nie ma czego otworzyć i nigdy nie będzie.

„Data eksportu" jest prawie zawsze pusta

Ta kolumna wypełnia się wyłącznie, gdy faktura zostanie wypchnięta na marketplace. Żadna etykieta kurierska nigdy jej nie dostanie. W praktyce kolumna znaczy „faktura przekazana do marketplace", a nie „dokument wyeksportowany" — i filtr Wyeksportowany = Nie zwróci wszystkie etykiety, jakie kiedykolwiek powstały.

Wygasły dokument dalej wygląda na klikalny

Nazwa wygasłego dokumentu nadal jest linkiem, mimo czerwonego znacznika Wygasło. Kliknięcie otwiera pustą kartę z komunikatem o wygaśnięciu. To nie awaria — dokument został zastąpiony nowszym i celowo nie da się go już otworzyć ani wydrukować.

Kiedy dokument wygasa: przy ponownym wygenerowaniu etykiety dla tej samej paczki stara etykieta jest oznaczana jako wygasła, a plik zostaje. Pliki czyszczone przez zadania porządkowe znikają z listy całkowicie — nie ma po nich śladu, więc „nie ma dokumentu" i „dokument wygasł" to dwie różne sytuacje.

Filtr Integracja nie obejmuje kurierów

Lista rozwijana Integracja pokazuje wyłącznie połączenia sprzedażowe. Połączeń kurierskich na niej nie ma, więc nie da się przefiltrować dokumentów po przewoźniku. Chcąc znaleźć etykiety jednego kuriera, szukaj po fragmencie nazwy albo idź przez listę przesyłek i zamówienie.

Czego tu nie zrobisz

Brak eksportu, wydruku, ponownego generowania, wysyłki do kuriera i usuwania. Jedyne akcje w wierszu to otwarcie pliku i historia zmian.

Drukowanie odbywa się w kiosku pakowania, nie tutaj. Kiosk pokazuje wyłącznie dokumenty niewygasłe i odmówi wydruku zastąpionej etykiety.

Historia bywa pusta

Ikona historii pokazuje zmiany rekordu, ale tylko od momentu wdrożenia mechanizmu audytu. Starsze dokumenty mają historię pustą — to nie jest błąd i nie da się jej odtworzyć.

Sama ikona wymaga osobnego uprawnienia do dziennika zmian; bez niego okno historii się nie wczyta (Uprawnienia do śledzenia — pułapka dwóch osobnych zgód).

Link do pliku działa bez logowania

Adres dokumentu zawiera unikalny skrót i ten skrót jest kluczem — kto ma link, ten otworzy plik, także bez konta. Traktuj taki link jak dane wrażliwe i nie wklejaj go tam, gdzie nie wkleiłbyś faktury klienta.