Dokumentenverfolgung – Dateien an Bestellungen

Der Name ist irreführend. Die Dokumentenverfolgung enthält weder Frachtbriefe noch Manifeste – das System erzeugt solche Dokumente nicht (die Versanddienstleister werden in der Paketverfolgung verwaltet). Sie ist ein Verzeichnis der Dateien an Bestellungen.

Es gibt drei Typen: Rechnung, Versanddokumente (also Versandetiketten) und Sonstige.

Dies ist auch nicht das Modul für Lagerdokumente. Wareneingänge (PZ), Warenausgänge (WZ) und Umlagerungen (MM) befinden sich anderswo in einem separaten Verzeichnis mit ähnlichem Namen.

PDF einer Bestellung finden und öffnen

1. Öffne Lager und Logistik → Dokumentenverfolgung.
2. Schränke die Liste über Dokumenttyp ein: Versanddokumente für Versandetiketten, Rechnung für Rechnungen.
3. Gib im Feld Suchen... die Bestellnummer ein. Die Suche prüft ausschließlich den Dokumentnamen. Etiketten enthalten die Bestellnummer im Namen: PARCEL_<numer przesyłki>_<numer zamówienia>.pdf, bei Retouren RETURN_…. So findest du ein Etikett auch anhand der Sendungsnummer.
4. Rechnungen findest du nicht über die Bestellnummer – ihre Namen stammen vom Marktplatz (zum Beispiel FV-…). Klicke dann auf den Spaltenkopf Bestell-ID, um die Liste zu sortieren, und suche die Bestellzeile.
5. Prüfe vor dem Anklicken die Spalte Abgelaufen. Ein rotes Ja bedeutet, dass die Datei durch eine neuere ersetzt wurde. Beim Öffnen erscheint eine leere Registerkarte mit einem Hinweis auf den Ablauf.
6. Klicke auf den Dokumentnamen. Das PDF öffnet sich in einer neuen Registerkarte.
7. Hat die gesuchte Bestellung eine Zeile ohne Namen, aktiviere Leere Dokumente anzeigen, um Platzhalter zu sehen. Eine Zeile ohne Namen hat keine Datei und wird nie eine erhalten.

Spalten

ID, Dokumentname, Dokumenttyp, Bestell-ID, Integration, Exportdatum, Abgelaufen, Erstellungsdatum und Verlauf.

Der Dokumentname ist ein Link; ein Klick öffnet das PDF in einer neuen Registerkarte.

Versandetiketten haben einen vorhersagbaren Namen: PARCEL_<numer przesyłki>_<numer zamówienia>.pdf (bei Retouren RETURN_). Deshalb funktioniert die Suche im Namen auch wie eine Suche nach der Sendungsnummer.

Filter

Es gibt fünf Filter: Dokumenttyp, Integration, Exportiert, Abgelaufen und den Schalter Leere Dokumente anzeigen.

Die Suche prüft nur den Dokumentnamen. Filter werden in der Adresse gespeichert, sodass du die Ansicht als Link teilen kannst.

Drei häufige Missverständnisse

„Leere Dokumente anzeigen“

Jede Bestellung erhält bei der Anlage einen leeren Dokumentdatensatz – einen Platzhalter ohne Datei. Standardmäßig werden diese Einträge ausgeblendet, da die Liste sonst größtenteils leer wäre. Der Schalter zeigt sie an. Eine Zeile ohne Namen ist ein solcher Platzhalter: Es gibt nichts zu öffnen und es wird auch nie eine Datei geben.

„Exportdatum“ ist fast immer leer

Diese Spalte wird nur dann ausgefüllt, wenn eine Rechnung an den Marktplatz übermittelt wird. Für Versandetiketten wird sie nie ausgefüllt. In der Praxis bedeutet die Spalte also „Rechnung an den Marktplatz übermittelt“ und nicht „Dokument exportiert“. Der Filter Exportiert = Nein zeigt daher alle jemals erstellten Etiketten.

Ein abgelaufenes Dokument sieht weiterhin anklickbar aus

Der Name eines abgelaufenen Dokuments bleibt ein Link, obwohl die rote Markierung Abgelaufen angezeigt wird. Beim Anklicken öffnet sich eine leere Registerkarte mit dem Ablaufhinweis. Das ist kein Fehler: Das Dokument wurde durch eine neuere Version ersetzt und kann absichtlich nicht mehr geöffnet oder gedruckt werden.

Ein Dokument läuft ab, wenn ein Etikett für dasselbe Paket erneut erstellt wird. Das alte Etikett wird als abgelaufen markiert, die Datei bleibt aber erhalten. Dateien, die von Bereinigungsaufgaben entfernt werden, verschwinden vollständig aus der Liste – von ihnen bleibt keine Spur. „Dokument nicht vorhanden“ und „Dokument abgelaufen“ sind daher zwei unterschiedliche Situationen.

Der Integrationsfilter enthält keine Versanddienstleister

Die Dropdownliste Integration zeigt nur Verkaufskanal-Verbindungen. Versanddienstleister-Verbindungen fehlen; Dokumente lassen sich nicht nach Anbieter filtern. Um Etiketten eines Versanddienstleisters zu finden, suche nach einem Teil des Namens oder gehe über die Paketliste zur Bestellung.

Was du hier nicht tun kannst

Es gibt keine Export-, Druck-, Neuerstellungs-, Versanddienstleister-Sende- oder Löschfunktion. Die einzigen Aktionen in einer Zeile sind Datei öffnen und Änderungsverlauf.

Gedruckt wird am Verpackungskiosk, nicht hier. Der Kiosk zeigt nur nicht abgelaufene Dokumente an und lehnt den Druck eines ersetzten Etiketts ab.

Der Verlauf kann leer sein

Das Verlaufssymbol zeigt Änderungen des Datensatzes, aber erst ab Einführung des Audit-Mechanismus. Ältere Dokumente haben einen leeren Verlauf – das ist kein Fehler, und er lässt sich nicht wiederherstellen.

Das Symbol erfordert eine separate Berechtigung für das Änderungsprotokoll. Ohne diese wird der Verlauf nicht geladen (Berechtigungen für die Sendungsverfolgung – Falle mit zwei separaten Freigaben).

Der Dateilink funktioniert ohne Anmeldung

Die Dokumentadresse enthält einen eindeutigen Hash, und dieser Hash ist der Zugriffsschlüssel. Jeder, der den Link hat, kann die Datei auch ohne Konto öffnen. Behandle solche Links als vertrauliche Daten und teile sie nicht an Orten, an denen du keine Kundenrechnung teilen würdest.