„Przekaż do akceptacji" i co robi z tym kierownik

Krok po kroku

Operator — przekazać przyjęcie

1. Skończ skanowanie. Przycisk Przekaż do akceptacji jest na dole ekranu i pokazuje się tylko wtedy, gdy na dokumencie jest już co najmniej jedna pozycja i nie czekasz na skan lokacji.
2. Dotknij Przekaż do akceptacji. Nie ma okna potwierdzenia ani komunikatu — ekran po prostu wraca na listę startową.
3. Sprawdź, że przyjęcie widnieje na liście W toku. Tu Twoja część się kończy: różnic nie rozliczasz.

Kierownik — zatwierdzić przyjęcie

1. Otwórz panel Przyjęcia. Startuje z filtrem statusu Do akceptu, a kafelek o tej samej nazwie mówi, ile ich czeka.
2. Wejdź w dokument: numer w kolumnie Numer albo przycisk Szczegóły.
3. Przejrzyj tabelę Pozycje — kolumny Oczekiwano i Przyjęto oraz chip Zgodne / Niedobór / Naddatek przy każdym wierszu.
4. Kliknij Zatwierdź w panelu po prawej. Przycisk jest nieaktywny, gdy dokument nie ma pozycji, gdy nic na nim nie przyjęto albo gdy nie masz uprawnienia.
5. W oknie Zatwierdź przyjęcie przeczytaj: „Zatwierdzić przyjęcie? Stan jest już zaksięgowany — dokument zostanie zamknięty i otrzyma numer."
6. Jeśli jest różnica, wybierz jedną z dwóch opcji: Skoryguj oczekiwane do przyjętego (zamknij) albo Zostaw otwarte (backorder / reklamacja). Przy zgodnym przyjęciu tego wyboru w oknie w ogóle nie ma.
7. Kliknij Zatwierdź. Zobaczysz „Przyjęcie zatwierdzone", a na dokumencie zielony pas z numerem PZ.

Przekazanie niczego nie wysyła

Przycisk „Przekaż do akceptacji" czyści ekran terminala i wraca na listę. Nie robi żadnego zapytania zapisującego i nie zmienia statusu — dokument dalej jest roboczy i od tej chwili czeka w panelu kierownika pod filtrem statusu „Do akceptu" (ten sam napis nosi kafelek liczący te dokumenty).

Nazwa jest celowo taka, a nie „Zakończ": operator, któremu napisano, że przyjęcie „zakończone", nie ma powodu podejrzewać, że ktoś musi je jeszcze zaakceptować.

Podział obowiązków jest tu twardy: operator liczy, kierownik rozlicza. Terminal nie ma akceptacji, korekty, anulowania ani usuwania.

Niedobór i naddatek

Każda pozycja ma jeden z trzech stanów: Zgodne, Niedobór, Naddatek.

Naddatek jest dozwolony — po prostu oznaczany. Produkt, którego w awizacji w ogóle nie było, tworzy nową pozycję z oczekiwaną ilością zero, czyli czysty naddatek.

Dwa sposoby zamknięcia

Gdy jest różnica, kierownik przy zatwierdzaniu wybiera jedną z dwóch opcji:

„Skoryguj oczekiwane do przyjętego (zamknij)" — oczekiwane staje się równe policzonemu, dokument zamyka się jako zrealizowany w całości. Wymaga osobnego uprawnienia, bo zaciera ślad po różnicy. Bez niego:

Korekta niedoboru wymaga uprawnienia managera. Możesz zamknąć przyjęcie, zostawiając niedobór otwarty.

„Zostaw otwarte (backorder / reklamacja)" — reszta zostaje jako niezrealizowana, dokument dostaje status częściowej realizacji. To jest droga dla braków do reklamacji i dostaw w częściach.

Numer pojawia się dopiero przy akceptacji

Do tego momentu przyjęcie jest „roboczy" — i na terminalu, i w panelu. Numer PZ nadaje się dopiero przy zatwierdzeniu. Potwierdzenie mówi to wprost:

Zatwierdzić przyjęcie? Stan jest już zaksięgowany — dokument zostanie zamknięty i otrzyma numer.

Gdzie jest dokument PZ

Przyjęcie — ślepe i awizowane — samo jest dokumentem PZ w module Dokumenty. Nie powstaje osobny plik ani Excel. Plik robi się z modułu Dokumenty: Eksportuj PDF przy dokumencie albo Eksport dokumentów dla wielu naraz.

Na zatwierdzonym przyjęciu dokument jest w zielonym pasie i w karcie Powiązane dokumenty. Kliknięcie otwiera go w module Dokumenty.

Moduł Dokumenty ma własne uprawnienie do podglądu, osobne od dostępu do przyjęć. Bez niego Dokument PZ jest wyszarzony, z kłódką i napisem:

Brak uprawnień do podglądu dokumentów — poproś administratora o włączenie podglądu w Rolach → Uprawnienia do pól → Dokumenty.

Jeśli dokument jest w magazynie, do którego nie masz przypisania, napis mówi właśnie to.

Czego nie da się zaakceptować

• przyjęcia bez pozycji — nie ma czego zamykać,
• przyjęcia, na którym nic nie przyjęto — trzeba je anulować, nie akceptować,
• przyjęcia na typie PZ wymagającym akceptacji obiegowej — typ trzeba poprawić.